Excel Langkah demi Langkah Tutorial Asas

Menggunakan Excel tidaklah begitu sukar

Excel adalah progam spreadsheet elektronik (aka perisian ) yang digunakan untuk menyimpan, mengatur dan memanipulasi data.

Data disimpan dalam sel individu yang biasanya dianjurkan dalam satu siri lajur dan baris dalam lembaran kerja. Koleksi lajur dan baris ini dirujuk sebagai jadual. Jadual menggunakan tajuk di baris atas dan di sebelah kiri jadual untuk mengenal pasti data yang disimpan di dalam jadual.

Excel juga boleh melakukan pengiraan pada data menggunakan formula . Dan untuk membantu memudahkan pencarian dan membaca maklumat dalam lembaran kerja, Excel mempunyai beberapa ciri pemformatan yang boleh digunakan untuk sel individu, kepada baris dan lajur, atau ke seluruh jadual data.

Oleh kerana setiap lembaran kerja dalam versi Excel terkini mengandungi berbilion sel bagi setiap lembaran kerja, setiap sel mempunyai alamat yang dikenali sebagai rujukan sel supaya ia boleh dirujuk dalam formula, carta, dan ciri-ciri lain dari program.

Tutorial ini merangkumi langkah-langkah yang perlu untuk membuat dan memformat hamparan asas yang mengandungi jadual data, formula, dan format yang dilihat pada imej di atas.

Topik yang termasuk dalam tutorial ini adalah:

• Memasuki data ke dalam jadual
• Meluaskan ruangan lembaran kerja individu
• Menambah tarikh semasa dan julat bernama ke lembaran kerja
• Menambah formula potongan
• Menambah formula gaji bersih
• Menyalin formula dengan Pemasangan Isi
• Menambah pemformatan nombor ke data
• Menambah pemformatan sel

01 dari 08

Memulakan Jadual Data

Memasukkan data ke dalam sel kerja adalah selalunya proses tiga langkah.

Langkah-langkah ini adalah:

1. Klik pada sel di mana anda mahu data pergi.
2. Taipkan data ke dalam sel.
3. Tekan kekunci Enter pada papan kekunci atau klik pada sel lain dengan tetikus.

Seperti yang disebutkan, setiap sel dalam lembaran kerja dikenal pasti oleh alamat atau rujukan sel , yang terdiri daripada huruf lajur dan bilangan baris yang bersilang di lokasi sel.

Apabila menulis rujukan sel, surat lajur sentiasa ditulis terlebih dahulu diikuti dengan nombor baris - seperti A5, C3, atau D9.

Apabila memasukkan data untuk tutorial ini, penting untuk memasukkan data ke dalam sel kerja lembar yang betul. Rumus yang dimasukkan dalam langkah-langkah berikutnya menggunakan rujukan sel dari data yang dimasukkan sekarang.

Memasuki Data Tutorial

1. Untuk mengikuti tutorial ini, gunakan rujukan sel data yang dilihat pada imej di atas untuk memasukkan semua data ke lembaran kerja Excel kosong.

02 dari 08

Meluaskan Lajur dalam Excel

Secara lalai, lebar sel membenarkan hanya lapan aksara dari mana-mana kemasukan data untuk dipaparkan sebelum data tersebut menumpahkan ke sel seterusnya ke sebelah kanan.

Sekiranya sel atau sel ke kanan kosong, data yang dimasukkan dipaparkan dalam lembaran kerja, seperti yang dilihat dengan tajuk lembaran kerja tajuk Pengurangan untuk Pekerja yang masuk ke dalam sel A1.

Sekiranya sel ke kanan mengandungi data namun, kandungan sel pertama dipangkas kepada lapan aksara pertama.

Beberapa sel data yang dimasukkan ke dalam langkah sebelumnya, seperti label Kadar Pelucutan: dimasukkan ke dalam sel B3 dan Thompson A. yang dimasukkan ke dalam sel A8 dipotong kerana sel ke kanan mengandungi data.

Untuk membetulkan masalah ini supaya data dapat dilihat sepenuhnya, lajur yang mengandungi data tersebut perlu diperluaskan.

Seperti semua program Microsoft, terdapat banyak cara meluaskan tiang . Langkah-langkah di bawah meliputi bagaimana untuk meluaskan lajur menggunakan tetikus.

Meluaskan Lajur Lembaran Individu

1. Letakkan penunjuk tetikus pada baris di antara lajur A dan B dalam pengepala lajur .
2. Penunjuk akan berubah menjadi anak panah berganda.
3. Klik dan tahan butang kiri tetikus dan seret anak panah berganda ke kanan untuk meluaskan lajur A sehingga keseluruhan entri Thompson A. dapat dilihat.
4. Meluaskan lajur lain untuk menunjukkan data yang diperlukan.

Lebar Lajur dan Judul Lembaran Kerja

Oleh kerana tajuk lembaran kerja adalah lebih panjang berbanding dengan label lain dalam lajur A, jika lajur itu diperluas untuk memaparkan keseluruhan tajuk dalam sel A1, lembaran kerja itu bukan sahaja kelihatan aneh, tetapi ia akan menjadikannya sukar untuk menggunakan lembaran kerja kerana jurang antara label di sebelah kiri dan lajur data yang lain.

Memandangkan tidak ada penyertaan lain dalam baris 1, tidak salah untuk hanya meninggalkan tajuk itu - menumpahkan ke dalam sel ke kanan. Sebagai alternatif, Excel mempunyai ciri yang dikenali sebagai gabungan dan pusat yang akan digunakan dalam langkah seterusnya untuk memusatkan tajuk ke atas jadual data dengan cepat.

03 dari 08

Menambah Tarikh dan Julian Dinamakan

Gambaran Keseluruhan Fungsi Tarikh

Adalah normal untuk menambah tarikh pada spreadsheet - cukup sering untuk menunjukkan apabila kunci terakhir dikemas kini.

Excel mempunyai beberapa fungsi tarikh yang memudahkan untuk memasukkan tarikh ke dalam lembaran kerja.

Fungsi hanya terbina dalam formula dalam Excel untuk menjadikannya mudah untuk menyelesaikan tugas biasa - seperti menambah tarikh ke lembaran kerja.

Fungsi TODAY mudah digunakan kerana ia tidak mempunyai argumen - iaitu data yang perlu dibekalkan kepada fungsi agar ia berfungsi.

Fungsi TODAY juga merupakan salah satu fungsi yang tidak menentu Excel, yang bermaksud ia mengemas kini dirinya sendiri setiap kali pengukuran semula - yang biasanya pernah berlaku pada lembaran kerja.

Menambah Tarikh dengan fungsi TODAY

Langkah-langkah di bawah akan menambah fungsi TODAY ke sel C2 pada lembaran kerja.

1. Klik pada sel C2 untuk menjadikannya sel aktif
2. Klik pada tab Rumus pada reben
3. Klik pada pilihan Tarikh & Masa pada reben untuk membuka senarai fungsi tarikh
4. Klik pada fungsi Hari ini untuk memaparkan kotak dialog fungsi
5. Klik OK dalam kotak dialog untuk memasukkan fungsi dan kembali ke lembaran kerja
6. Tarikh semasa perlu ditambah ke sel C2

Melihat ###### Simbol bukan Tarikh

Sekiranya simbol tag baris hash muncul di sel C2 dan bukannya tarikh selepas menambah fungsi TODAY ke sel itu, ia adalah kerana sel tidak cukup lebar untuk memaparkan data diformat.

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, nombor yang tidak diformat atau data teks tumpah ke sel kosong ke kanan jika terlalu luas untuk sel. Data yang telah diformat sebagai jenis tertentu nombor - seperti mata wang, tarikh, atau masa, bagaimanapun, tidak tumpah ke sel seterusnya jika mereka lebih luas daripada sel tempat mereka berada. Sebaliknya, mereka memaparkan ralat ######.

Untuk membetulkan masalah, meluaskan ruangan C menggunakan kaedah yang diterangkan dalam langkah sebelumnya tutorial.

Menambah Julian Dinamakan

Julat bernama dicipta apabila satu atau lebih sel diberi nama untuk menjadikan julatnya lebih mudah untuk dikenalpasti. Julat bernama boleh digunakan sebagai pengganti rujukan sel apabila digunakan dalam fungsi, formula, dan carta.

Cara paling mudah untuk membuat julat bernama adalah menggunakan kotak nama yang terdapat di sudut kiri atas lembaran kerja di atas nombor baris.

Dalam tutorial ini, kadar nama akan diberikan kepada sel C6 untuk mengenal pasti kadar potongan yang digunakan untuk gaji pekerja. Julat bernama akan digunakan dalam formula potongan yang akan ditambahkan ke sel C6 hingga C9 dari lembaran kerja.

1. Pilih sel C6 dalam lembaran kerja
2. Taipkan "kadar" (tiada sebut harga) di Kotak Nama dan tekan kekunci Enter pada papan kekunci
3. Cell C6 kini mempunyai nama "kadar"

Nama ini akan digunakan untuk mempermudahkan mencipta formula Potongan dalam langkah seterusnya tutorial.

04 dari 08

Memasuki Formula Potongan Pekerja

Gambaran Keseluruhan Rumus Excel

Rumus Excel membolehkan anda melakukan pengiraan pada data nombor yang dimasukkan ke dalam lembaran kerja .

Formula Excel boleh digunakan untuk crunching nombor asas, seperti tambahan atau penolakan, serta pengiraan yang lebih kompleks, seperti mencari purata pelajar pada hasil ujian, dan menghitung pembayaran hipotek.

• Rumusan dalam Excel sentiasa bermula dengan tanda yang sama ( = )
• Tanda yang sama selalu ditekan ke dalam sel yang anda mahu jawapannya muncul
• Formula diselesaikan dengan menekan kekunci Enter pada papan kekunci

Menggunakan Rujukan Sel dalam Formula

Cara umum untuk membuat rumusan dalam Excel melibatkan memasukkan data formula ke dalam sel-sel lembaran kerja dan kemudian menggunakan rujukan sel untuk data dalam formula, bukannya data itu sendiri.

Kelebihan utama pendekatan ini ialah jika nanti diperlukan untuk mengubah data , itu adalah perkara mudah untuk menggantikan data dalam sel dan bukan menulis semula formula.

Keputusan formula akan dikemas kini secara automatik apabila data berubah.

Menggunakan Ranges Dinamakan dalam Formula

Satu alternatif kepada rujukan sel adalah dengan menggunakan julat bernama - seperti kadar julat yang dinamakan dalam langkah sebelumnya.

Dalam formula, fungsi bernama mempunyai sama seperti rujukan sel tetapi biasanya digunakan untuk nilai-nilai yang digunakan beberapa kali dalam formula yang berbeza - seperti kadar potongan untuk pencen atau faedah kesihatan, kadar cukai, atau saintifik malar - manakala rujukan sel lebih praktikal dalam formula yang merujuk kepada data tertentu sekali sahaja.

Dalam langkah-langkah di bawah, kedua-dua rujukan sel dan julat yang dinamakan digunakan dalam membuat formula.

Memasuki Formula Potongan Pekerja

Formula pertama yang dicipta dalam sel C6 akan membiak Gaji Kasar pekerja B. Smith dengan kadar potongan dalam sel C3.

Formula siap dalam sel C6 adalah:

= B6 * kadar

Menggunakan Menunjuk untuk Masukkan Formula

Walaupun mungkin hanya menaip formula di atas ke dalam sel C6 dan mempunyai jawapan yang betul muncul, lebih baik menggunakan penunjuk untuk menambah rujukan sel kepada formula untuk meminimumkan kemungkinan kesilapan yang dibuat dengan menaip dalam rujukan sel yang salah.

Menunjuk melibatkan klik pada sel yang mengandungi data dengan penunjuk tetikus untuk menambah rujukan sel atau bernama julat untuk formula.

1. Klik pada sel C6 untuk menjadikannya sel aktif
2. Taip tanda yang sama ( = ) ke dalam sel C6 untuk memulakan formula
3. Klik pada sel B6 dengan penunjuk tetikus untuk menambah rujukan sel ke formula selepas tanda yang sama
4. Ketik simbol pendaraban ( * ) dalam sel C6 selepas rujukan sel
5. Klik pada sel C3 dengan penunjuk tetikus untuk menambah kadar julat bernama ke formula
6. Tekan kekunci Enter pada keyboard untuk melengkapkan formula
7. Jawapan 2747.34 sepatutnya terdapat dalam sel C6
8. Walaupun jawapan pada formula ditunjukkan dalam sel C6, mengklik pada sel tersebut akan memaparkan formula = B6 * kadar dalam bar formula di atas lembaran kerja

05 dari 08

Memasuki Formula Gaji Bersih

Memasuki Formula Gaji Bersih

Formula ini dicipta dalam sel D6 dan mengira gaji bersih pekerja dengan menolak jumlah potongan dikira dalam formula pertama dari Gaji Kasar .

Formula siap dalam sel D6 adalah:

= B6 - C6

1. Klik pada sel D6 untuk menjadikannya sel aktif
2. Taip tanda sama ( = ) ke dalam sel D6
3. Klik pada sel B6 dengan penunjuk tetikus untuk menambah rujukan sel ke formula selepas tanda yang sama
4. Taip tanda tolak ( - ) dalam sel D6 selepas rujukan sel
5. Klik pada sel C6 dengan penunjuk tetikus ke rujukan sel itu kepada formula
6. Tekan kekunci Enter pada keyboard untuk melengkapkan formula
7. Jawapan 43,041.66 sepatutnya terdapat dalam sel D6
8. Untuk melihat formula dalam sel D6, klik pada sel tersebut untuk memaparkan formula = B6 - C6 dalam bar formula

Rujukan Sel Relatif dan Menyalin Formula

Setakat ini, formula Potongan dan Gaji Bersih telah ditambah hanya satu sel dalam setiap lembaran kerja - C6 dan D6 masing-masing.

Akibatnya, lembaran kerja kini lengkap untuk hanya seorang pekerja - B. Smith.

Daripada meluangkan masa untuk mencipta setiap formula untuk pekerja lain, Excel membenarkan, dalam keadaan tertentu, formula akan disalin ke sel lain.

Keadaan ini selalunya melibatkan penggunaan jenis rujukan sel khusus - dikenali sebagai rujukan sel relatif - dalam formula.

Rujukan sel yang telah dimasukkan ke dalam formula dalam langkah-langkah sebelumnya adalah rujukan sel relatif, dan mereka adalah jenis rujukan lalai dalam Excel, untuk menjadikan formula penyalin sebagai mudah.

Langkah seterusnya dalam tutorial menggunakan Pengisi Isi untuk menyalin dua formula ke baris di bawah untuk menyelesaikan jadual data untuk semua pekerja.

06 dari 08

Menyalin Formula dengan Pemasangan Isi

Gambaran Keseluruhan Mengisi Isi

Pemegang isian adalah titik kecil kecil atau persegi di sudut kanan bawah sel aktif .

Pemegang mengisi mempunyai beberapa kegunaan termasuk menyalin kandungan sel ke sel - sel yang bersebelahan. mengisi sel dengan siri nombor atau label teks, dan menyalin formula.

Dalam langkah tutorial ini, pemegang pengisian akan digunakan untuk menyalin formula Potongan Potongan dan Gaji Bersih dari sel C6 dan D6 ke sel C9 dan D9.

Menyalin Formula dengan Pemasangan Isi

1. Serlahkan sel-sel B6 dan C6 dalam lembaran kerja
2. Letakkan penunjuk tetikus di atas kotak hitam di sudut kanan bawah sel D6 - penunjuk akan berubah ke tanda tambah "+"
3. Klik dan tahan butang kiri tetikus dan tarik pemegang lengkokan ke sel C9
4. Lepaskan butang tetikus - sel C7 hingga C9 harus mengandungi hasil formula Potongan dan sel D7 hingga D9 formula Gaji Bersih

07 dari 08

Memohon Pemformatan Nombor dalam Excel

Gambaran Keseluruhan Format Nombor Excel

Pemformatan nombor merujuk kepada penambahan simbol mata wang, penanda perpuluhan, tanda-tanda peratus, dan simbol lain yang membantu mengenal pasti jenis data yang terdapat di dalam sel dan untuk memudahkan membaca.

Menambah Simbol Peratus

1. Pilih sel C3 untuk menyerlahkannya
2. Klik pada tab Rumah pada reben
3. Klik pada pilihan Umum untuk membuka menu drop down Number Format
4. Dalam menu, klik pada pilihan Peratusan untuk menukar format nilai dalam sel C3 dari 0.06 hingga 6%

Menambah Simbol Mata Wang

1. Pilih sel D6 hingga D9 untuk menyerlahkannya
2. Pada tab Rumah pada reben, klik pada pilihan Umum untuk membuka menu drop turun Nombor Format
3. Klik pada mata wang dalam menu untuk mengubah pemformatan nilai dalam sel D6 hingga D9 ke mata wang dengan dua tempat perpuluhan

08 dari 08

Memohon Pemformatan Sel dalam Excel

Gambaran Pemformatan Sel

Pemformatan sel merujuk kepada pilihan pemformatan - seperti menggunakan format tebal untuk teks atau nombor, mengubah jajaran data, menambah sempadan ke sel, atau menggunakan ciri gabungan dan pusat untuk menukar penampilan data dalam sel.

Dalam tutorial ini, format sel yang disebutkan di atas akan digunakan untuk sel-sel tertentu dalam lembaran kerja supaya ia sepadan dengan lembaran kerja siap yang dibentangkan di halaman 1 tutorial.

Menambah Pemuatan Bold

1. Pilih sel A1 untuk menyerlahkannya.
2. Klik pada tab Rumah pada reben .
3. Klik pada pilihan pemformatan Bold seperti yang dikenal pasti dalam imej di atas untuk menebalkan data dalam sel A1.
4. Ulangi langkah-langkah langkah di atas untuk berani data dalam sel A5 hingga D5.

Menukar Penjajaran Data

Langkah ini akan mengubah jajaran kiri lalai dari beberapa sel ke penjajaran pusat

1. Pilih sel C3 untuk menyerlahkannya.
2. Klik pada tab Rumah pada reben.
3. Klik pada pilihan penjajaran Pusat seperti yang dikenalpasti dalam imej di atas untuk memusatkan data dalam sel C3.
4. Ulangi langkah-langkah langkah di atas untuk menyelaraskan data dalam sel A5 hingga D5.

Merge dan Pusat Sel

Pilihan Merge dan Center menggabungkan beberapa pilihan ke dalam satu sel dan memusatkan entri data di sel paling kiri di sebilangan sel yang baru digabungkan. Langkah ini akan menggabungkan dan memusatkan tajuk lembaran kerja - Pengiraan Potongan untuk Pekerja ,

1. Pilih sel A1 hingga D1 untuk menyerlahkannya.
2. Klik pada tab Rumah pada reben.
3. Klik pada pilihan Gabungan & Pusat seperti yang dikenal pasti dalam imej di atas untuk menggabungkan sel-sel A1 ke D1 dan memusatkan tajuk ke seluruh sel-sel ini.

Menambah Had Bawah ke Sel

Langkah ini akan menambah sempadan bawah ke sel dalam mengandungi data dalam baris 1, 5, dan 9

1. Pilih sel yang digabungkan A1 hingga D1 untuk menyerlahkannya.
2. Klik pada tab Rumah pada reben.
3. Klik pada anak panah ke bawah bersebelahan dengan pilihan Sempadan seperti yang dikenal pasti dalam imej di atas untuk membuka menu dropdown sempadan.
4. Klik pada pilihan Sempadan Bawah dalam menu untuk menambah sempadan ke bahagian bawah sel yang digabungkan.
5. Ulangi langkah-langkah langkah di atas untuk menambah sempadan bawah untuk sel A5 hingga D5 dan sel A9 hingga D9.