01 dari 08
Pengurusan Data dalam Excel
Kadangkala, kita perlu mengesan maklumat. Ia boleh menjadi senarai peribadi nombor telefon, senarai kenalan untuk ahli organisasi atau pasukan, atau koleksi syiling, kad, atau buku.
Apa sahaja data yang anda ada, spreadsheet , seperti Excel, adalah tempat yang bagus untuk menyimpannya. Excel telah membina alat untuk membantu anda menjejaki data dan mencari maklumat khusus apabila anda menginginkannya. Selain itu, dengan beratus-ratus lajur dan beribu-ribu baris, hamparan Excel boleh memegang sejumlah besar data .
Excel juga lebih mudah digunakan daripada program pangkalan data sepenuhnya seperti Microsoft Access. Data boleh dimasukkan dengan mudah ke dalam spreadsheet, dan, dengan hanya beberapa klik tetikus, anda boleh menyusun data anda dan mencari apa yang anda mahukan.
02 dari 08
Membuat Jadual dan Senarai
Format asas untuk menyimpan data dalam Excel adalah jadual. Dalam jadual, data dimasukkan dalam baris. Setiap baris dikenali sebagai rekod .
Sebaik sahaja jadual telah dibuat, alat data Excel boleh digunakan untuk mencari, menyusun, dan menapis rekod untuk mencari maklumat tertentu.
Walaupun terdapat beberapa cara anda boleh menggunakan alat data ini di Excel, cara termudah untuk melakukannya ialah, untuk membuat apa yang dikenali sebagai senarai dari data dalam jadual.
03 dari 08
Memasukkan Data dengan betul
Langkah pertama dalam membuat jadual ialah memasukkan data. Apabila berbuat demikian, adalah penting untuk memastikan ia dimasukkan dengan betul.
Kesilapan data, disebabkan oleh kemasukan data yang salah, adalah sumber banyak masalah yang berkaitan dengan pengurusan data. Jika data dimasukkan dengan betul pada mulanya, program ini lebih cenderung memberikan anda kembali hasil yang anda inginkan.
04 dari 08
Baris Adakah Rekod
Seperti yang disebutkan, baris data dikenali sebagai rekod. Semasa memasuki rekod, ingatlah garis panduan ini:
- Tinggalkan tiada baris kosong dalam jadual yang dicipta, tidak juga antara tajuk dan baris pertama data.
- Rekod boleh mengandungi data mengenai hanya satu item tertentu.
- Rekod juga mesti mengandungi SEMUA data dalam senarai tentang item itu. Tidak dapat maklumat mengenai item di lebih daripada satu baris.
- Untuk membuat senarai, jadual data perlu mengandungi sekurang-kurangnya dua rekod data.
05 dari 08
Lajur Adakah Bidang
Walaupun baris dalam jadual dirujuk sebagai rekod, lajur dikenali sebagai medan . Setiap lajur memerlukan tajuk untuk mengenal pasti data yang terkandung di dalamnya. Tajuk-tajuk ini dipanggil nama lapangan.
- Nama lapangan digunakan untuk memastikan data untuk setiap rekod dimasukkan dalam urutan yang sama.
- Pastikan semua data dalam lajur dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika anda mula memasukkan nombor sebagai digit (seperti 10 atau 20), simpannya. Jangan ubah sebahagian jalan dan mula memasukkan nombor sebagai kata-kata (seperti sepuluh atau dua puluh). Selaras.
- Tidak biarkan ruangan kosong dalam jadual.
- Untuk membuat senarai, jadual perlu sekurang-kurangnya dua tiang lebar.
06 dari 08
Membuat Senarai
Apabila data telah dimasukkan ke dalam jadual, ia boleh ditukar ke senarai . Untuk berbuat demikian:
- Pilih satu sel dalam jadual.
- Pilih Senarai> Cipta Senarai dari menu untuk membuka kotak dialog Buat Senarai .
- Kotak dialog menunjukkan rangkaian sel untuk dimasukkan dalam senarai. Jika jadual dibuat dengan betul, Excel biasanya akan memilih julat yang betul.
- Jika pilihan pemilihan adalah betul, klik OK .
07 dari 08
Sekiranya Range Senarai Tidak Benar
Jika, dengan sedikit kemungkinan, rentang yang ditunjukkan dalam kotak dialog Senarai Buat tidak betul anda perlu memilih semula sel-sel yang hendak digunakan dalam senarai.
Untuk berbuat demikian:
- Klik pada butang kembali dalam kotak dialog Buat Senarai untuk kembali ke lembaran kerja.
- Kotak dialog Buat Senarai menyusut ke kotak kecil dan pelbagai sel semasa boleh dilihat pada lembaran kerja yang dikelilingi oleh semut berbaris.
- Seret pilih dengan tetikus untuk memilih julat sel yang betul.
- Klik pada butang pulangan dalam kotak dialog Senarai Buat kecil untuk kembali ke saiz bersaiz normal.
- Klik OK untuk menyelesaikan senarai.
08 dari 08
Senarai
Setelah dicipta,
- senarai itu akan mempunyai sempadan gelap di sekelilingnya.
- Terdapat anak panah ke bawah di sebelah setiap nama lapangan yang membuka menu drop down apabila di klik.
- Menu jatuh turun mengandungi pilihan untuk menyusun senarai oleh mana-mana nama medan dan untuk mencari senarai untuk rekod yang sepadan dengan kriteria tertentu.
- Baris kosong yang mengandungi asterisk ditambahkan ke bahagian bawah senarai. Data tambahan boleh ditambah ke senarai menggunakan baris baru ini.