Siri petua ini merangkumi pelbagai cara menyusun data dalam Excel. Maklumat spesifik boleh didapati di halaman berikut:
- Susun Pantas pada Lajur Tunggal menggunakan Sort & Filter atau Hot Keys
- Susun pada Lajur Pelbagai
- Isih mengikut Tarikh atau Times
- Isih mengikut Hari Minggu, Bulan atau Senarai Tersuai lain
- Susun mengikut Baris - Penyesuaian Lajur
Memilih Data untuk Diisih
Sebelum data dapat disusun, Excel perlu mengetahui julat yang tepat yang akan disusun, dan biasanya Excel cukup baik untuk memilih bidang data yang berkaitan - selagi ketika ia dimasukkan,
- tidak ada baris atau lajur kosong yang tersisa di dalam kawasan data berkaitan;
- dan baris dan lajur kosong ditinggalkan di antara kawasan yang berkaitan dengan data.
Excel juga akan menentukan, dengan tepat, jika kawasan data mempunyai nama lapangan dan tidak termasuk baris ini dari rekod untuk disusun.
Walau bagaimanapun, membenarkan Excel memilih rangkaian yang disusun boleh berisiko - terutamanya dengan sejumlah besar data yang sukar diperiksa.
Untuk memastikan data yang betul dipilih, sorot julat sebelum memulakan jenisnya.
Jika julat yang sama perlu disusun berulang kali, pendekatan yang terbaik adalah untuk memberikannya Nama .
01 dari 05
Susun Kunci dan Sort Order
Penyusunan memerlukan penggunaan kunci jenis dan urutan jenis.
Kekunci isian ialah data dalam lajur atau lajur yang anda ingin disusun mengikut. Ia dikenal pasti oleh tajuk lajur atau nama lapangan. Dalam imej di atas, kekunci jenis yang mungkin ialah ID Pelajar, Nama , Umur , Program , dan Bulan Bermula
Dalam semakan cepat, mengklik sel tunggal dalam lajur yang mengandungi kunci jenis cukup untuk memberitahu Excel apa kunci jenisnya.
Untuk nilai teks atau angka, kedua-dua pilihan untuk pesanan jenis naik dan turun .
Apabila menggunakan butang Urus & Penapis pada tab Rumah pada reben, pilihan urutan jenis dalam senarai drop-down akan berubah bergantung pada jenis data dalam julat yang dipilih.
Susun Pantas menggunakan Sort & Filter
Dalam Excel, semoga cepat boleh dilakukan menggunakan butang Urus & Penapis pada tab Home ribbon .
Langkah-langkah untuk melakukan semakan cepat ialah:
- Klik pada sel dalam lajur yang mengandungi kekunci jenis
- Klik pada tab Home ribbon jika perlu
- Klik pada butang Urus & Penapis untuk membuka menu drop-down pilihan jenis
- Klik salah satu daripada dua pilihan untuk menyusun sama ada dalam urutan menaik atau menurun
- Periksa untuk memastikan data dikelaskan dengan betul
Susun Data Menggunakan Kekunci Hot Ribbon
Tiada kombinasi kekunci pintasan papan kekunci untuk menyusun data dalam Excel.
Apa yang tersedia adalah kunci panas, yang membolehkan anda menggunakan ketukan kekunci dan bukannya penunjuk tetikus untuk memilih pilihan yang sama yang disenaraikan di atas pada tab Home ribbon.
- Menggunakan papan kekunci untuk mengakses pilihan reben sentiasa bermula dengan kekunci Alt .
Untuk Susun dalam Pesanan Menaik Menggunakan Kekunci Hot
- Klik pada sel dalam lajur utama jenis
- Tekan kekunci berikut pada papan kekunci:
- Alt HSS
- Jadual data hendaklah disusun A hingga Z / terkecil hingga terbesar oleh lajur yang dipilih
Kekunci panas diterjemahkan ke dalam:
"Alt" key> "Home" tab> "Editing" group> "Sort & Filter" menu> Pilihan "Urutkan Terkecil ke Terbesar".
Untuk Susun Mengikut Pesanan Menurun Menggunakan Kekunci Hot
Langkah-langkah untuk menyusun dalam urutan menurun menggunakan kunci panas adalah sama seperti yang disenaraikan untuk jenis menaik kecuali kombinasi utama yang panas adalah:
Alt HSO Kekunci panas diterjemahkan ke dalam:
"Alt" key> "Home" tab> "Editing" group> "Sort & Filter" menu> Pilihan "Sort Terbesar hingga Terkecil".
02 dari 05
Susun pada Lajur Pelbagai Data dalam Excel
Selain melakukan semacam cepat berdasarkan satu lajur data, ciri semakan khusus Excel membolehkan anda mengurutkan beberapa lajur dengan mendefinisikan pelbagai kunci jenis.
Dalam pelbagai lajur, kekunci jenis dikenalpasti dengan memilih tajuk lajur dalam kotak dialog Susun.
Seperti jenis yang cepat, kekunci jenis ditakrifkan dengan mengenal pasti tajuk lajur atau nama lapangan , dalam jadual yang mengandungi kekunci jenis.
Susun pada Contoh Pelbagai Ruang
Dalam contoh di atas, langkah berikut diikuti untuk menyusun data dalam julat H2 hingga L12 pada dua lajur data - pertama dengan nama, dan kemudian mengikut umur.
- Serlahkan pelbagai sel untuk disusun
- Klik pada tab Rumah pada reben .
- Klik pada ikon Urus & Penapis pada reben untuk membuka senarai lungsur.
- Klik pada Urus Susun Khusus dalam senarai juntai bawah untuk membuka kotak dialog Susun
- Di bawah tajuk Lajur dalam kotak dialog, pilih Nama dari senarai juntai bawah untuk menyusun data pertama dengan lajur Nama
- Pilihan Urus Pada dibiarkan diset ke Nilai - semenjak jenis tersebut berdasarkan data sebenar dalam jadual
- Di bawah tajuk Pesanan Isih , pilih Z ke A dari senarai juntai bawah untuk menyusun data Nama dalam urutan menurun
- Di bahagian atas kotak dialog, klik pada butang Tambah Level untuk menambah pilihan jenis kedua
- Untuk kunci jenis kedua, di bawah tajuk Lajur , pilih Umur dari senarai juntai bawah untuk menyusun rekod dengan nama pendua mengikut lajur Umur
- Di bawah tajuk Pesanan Urutan , pilih Terbesar ke Terkecil dari senarai lungsur turun untuk menyusun data Umur dalam urutan menurun
- Klik OK dalam kotak dialog untuk menutup kotak dialog dan menyusun data
Sebagai hasil daripada menentukan kunci jenis kedua, dalam contoh di atas, kedua-dua rekod dengan nilai-nilai yang sama untuk medan Nama diurutkan lagi dalam urutan menurun menggunakan medan Umur , mengakibatkan rekod untuk pelajar A. Wilson berumur 21 tahun sebelum rekod untuk kedua A. Wilson berumur 19 tahun.
Barisan Pertama: Tajuk Kolum atau Data?
Pelbagai data yang dipilih untuk menyusun dalam contoh di atas termasuk tajuk lajur di atas baris pertama data.
Excel mengesan baris ini mengandungi data yang berbeza daripada data dalam baris berikutnya sehingga dianggap baris pertama menjadi tajuk lajur dan menyesuaikan pilihan yang tersedia dalam kotak dialog Sort untuk menyertakannya.
Satu kriteria yang digunakan Excel untuk menentukan sama ada baris pertama mengandungi tajuk lajur adalah memformat. Dalam contoh di atas, teks dalam barisan pertama adalah font yang berbeza dan ia adalah warna yang berbeza dari data di seluruh baris. Ia juga dipisahkan dari baris di bawah dengan sempadan tebal.
Excel menggunakan perbezaan sedemikian dalam membuat penentuan sama ada barisan pertama adalah barisan tajuk, dan ia cukup baik untuk mendapatkannya dengan betul - tetapi itu tidak sempurna. Jika ia membuat kesilapan, kotak dialog Susun mengandungi kotak semak - Data saya mempunyai tajuk - yang boleh digunakan untuk mengatasi pilihan automatik ini.
Jika baris pertama tidak mengandungi tajuk, Excel menggunakan huruf lajur - seperti Lajur D atau Lajur E - sebagai pilihan dalam pilihan Lajur dari kotak dialog Isih .
03 dari 05
Isih Data mengikut Tarikh atau Masa dalam Excel
Selain menyusun data teks mengikut abjad atau nombor dari yang terbesar ke yang terkecil, pilihan jenis Excel termasuk menyusun nilai tarikh.
Pesanan jenis yang tersedia untuk tarikh adalah:
- Pesanan naik - tertua kepada yang terbaru
- Urutan menurun - yang terbaru kepada yang tertua
Susun Pantas vs. Urus Dialog Kotak
Oleh kerana tarikh dan masa hanya data nombor yang diformat, untuk jenis pada satu lajur - seperti Tarikh Dipinjam dalam contoh dalam imej di atas - kaedah pantas cepat boleh digunakan berjaya.
Untuk jenis yang melibatkan banyak lajur tarikh atau masa, kotak dialog Isih perlu digunakan - sama seperti apabila mengisih beberapa lajur nombor atau data teks.
Isih mengikut Contoh Tarikh
Untuk melakukan sort cepat mengikut tarikh dalam urutan menaik - tertua ke terbaru - untuk contoh dalam imej di atas, langkah-langkahnya akan:
- Serlahkan pelbagai sel untuk disusun
- Klik pada tab Rumah pada reben
- Klik ikon Sort & Filter pada reben untuk membuka senarai drop-down
- Klik pada Susun Paling Lama ke Pilihan terbaru dalam senarai untuk menyusun data dalam urutan naik
- Rekod perlu disusun dengan tarikh tertua dalam lajur Meminjam di bahagian atas meja
Tarikh dan Times Disimpan sebagai Teks
Sekiranya keputusan penyisihan mengikut tarikh tidak berubah seperti yang dijangkakan, data dalam lajur yang mengandungi kunci jenis mungkin mengandungi tarikh atau masa yang disimpan sebagai data teks dan bukannya nombor (tarikh dan masa hanya data nombor yang diformat).
Dalam imej di atas, rekod untuk A. Peterson berakhir di bahagian bawah senarai, apabila, berdasarkan tarikh peminjaman - 5 November 2014 - rekod sepatutnya diletakkan di atas rekod untuk A. Wilson, yang juga mempunyai tarikh pinjaman pada 5 November.
Sebab untuk keputusan yang tidak dijangka ialah tarikh peminjaman untuk A. Peterson telah disimpan sebagai teks, bukan sebagai nombor
Data Campuran dan Pelbagai Pantas
Apabila menggunakan kaedah semakan cepat jika rekod yang mengandungi data teks dan nombor bercampur bersama-sama, Excel menyusun nombor dan data teks secara berasingan - meletakkan rekod dengan data teks di bahagian bawah senarai yang disusun.
Excel mungkin juga menyertakan tajuk lajur dalam keputusan jenis - menafsirkannya sebagai barisan data teks yang lain dan bukan sebagai nama lapangan untuk jadual data.
Isih Warnings - Sort Dialog Box
Seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas, jika kotak dialog Susun digunakan, walaupun untuk jenis pada satu lajur, Excel memaparkan mesej yang memberi amaran kepada anda bahawa ia telah menemui data yang disimpan sebagai teks dan memberi anda pilihan untuk:
- Isikan apa-apa yang kelihatan seperti nombor sebagai nombor
- Isih nombor dan nombor disimpan sebagai teks secara berasingan
Jika anda memilih pilihan pertama, Excel akan cuba meletakkan data teks di lokasi yang betul hasil semakan.
Pilih pilihan kedua dan Excel akan meletakkan rekod yang mengandungi data teks di bahagian bawah hasil semakan - seperti halnya dengan jenis yang cepat.
04 dari 05
Menyusun Data mengikut Hari Minggu atau Bulan dalam Excel
Isih mengikut hari dalam seminggu atau bulan dalam tahun menggunakan senarai tersuai terbina dalam yang digunakan oleh Excel untuk menambah hari atau bulan pada lembaran kerja menggunakan pemegang isian .
Senarai ini membenarkan pengisihan mengikut hari atau bulan secara kronologi dan bukannya dalam susunan abjad.
Dalam contoh di atas, data telah disusun mengikut bulan yang pelajar memulakan program pengajian dalam talian mereka.
Sama seperti pilihan lain, menyusun nilai oleh senarai tersuai boleh dipaparkan dalam naik (Ahad hingga Sabtu / Januari hingga Disember) atau susunan menurun (Sabtu hingga Ahad / Disember hingga Januari).
Dalam imej di atas, langkah berikut diikuti untuk menyusun sampel data dalam julat H2 hingga L12 dengan bulan dalam tahun:
- Serlahkan pelbagai sel untuk disusun
- Klik pada tab Rumah pada reben .
- Klik pada ikon Urus & Penapis pada reben untuk membuka senarai lungsur.
- Klik Sort Urus mengikut senarai drop-down untuk membuka kotak dialog Susun
- Di bawah tajuk Lajur dalam kotak dialog, pilih Bulan Mula dari senarai juntai bawah untuk menyusun data mengikut bulan dalam tahun
- Pilihan Urus Pada dibiarkan diset ke Nilai - semenjak jenis tersebut berdasarkan data sebenar dalam jadual
- Di bawah tajuk Pesanan Isih , klik pada anak panah bawah di sebelah pilihan lalai A hingga Z untuk membuka menu lungsur
- Dalam menu, pilih Custom List untuk membuka kotak dialog Custom Lists
- Dalam tetingkap sebelah kiri kotak dialog, klik sekali pada senarai: Januari, Februari, Mac, April ... untuk memilihnya
Klik OK untuk mengesahkan pemilihan dan kembali ke Susun kotak dialog
Senarai yang dipilih - Januari, Februari, Mac, April - akan dipaparkan di bawah tajuk Perintah
Klik OK untuk menutup kotak dialog dan menyusun data mengikut bulan dalam setahun
Nota : Secara lalai, senarai tersuai dipaparkan hanya dalam urutan menaik dalam kotak dialog Senarai Tersuai . Untuk menyusun data dalam urutan menurun menggunakan senarai tersuai selepas memilih senarai yang diinginkan supaya ia dipaparkan di bawah tajuk Pesanan dalam kotak dialog Susun :
- Klik pada anak panah bawah bersebelahan dengan senarai yang dipaparkan - seperti Januari, Februari, Mac, April ... untuk membuka menu lungsur
- Dalam menu, pilih pilihan senarai tersuai yang dipaparkan dalam urutan menurun - seperti Disember, November, Oktober, September ...
Klik OK untuk menutup kotak dialog dan menyusun data dalam urutan menurun menggunakan senarai tersuai
05 dari 05
Isih mengikut baris untuk menyusun semula lajur dalam Excel
Seperti yang ditunjukkan dengan pilihan jenis sebelumnya, data biasanya disusun menggunakan tajuk lajur atau nama medan dan hasilnya adalah menyusun semula seluruh baris atau rekod data.
Pilihan yang agak kurang dikenali, dan dengan itu, pilihan jenis yang kurang digunakan dalam Excel adalah untuk menyusun mengikut baris, yang mempunyai kesan menyusun semula urutan lajur yang tersisa ke kanan dalam lembaran kerja
Satu sebab untuk menyusun mengikut baris adalah untuk memadankan urutan lajur antara jadual data yang berlainan. Dengan lajur di sebelah kiri yang sama ke urutan yang betul, lebih mudah untuk membandingkan rekod atau untuk menyalin dan memindahkan data di antara jadual.
Menyesuaikan Perintah Lajur
Walau bagaimanapun, sangat jarang mendapat lajur dalam perintah yang betul sebagai tugas yang mudah disebabkan oleh batasan pilihan pesanan jenis menaik dan menurun untuk nilai-nilai.
Biasanya, perlu menggunakan urutan jenis tersuai, dan Excel termasuk pilihan untuk menyusun mengikut warna sel atau font atau dengan ikon pemformatan bersyarat .
Pilihan ini, seperti yang digariskan di bahagian bawah halaman ini, masih agak intensif buruh dan tidak mudah digunakan.
Mungkin cara yang paling mudah untuk memberitahu Excel urutan lajur adalah untuk menambah satu baris di atas atau di bawah jadual data yang mengandungi nombor 1, 2, 3, 4 ... yang menunjukkan urutan lajur ke kiri ke kanan.
Mengisih mengikut baris kemudian menjadi perkara mudah menyusun lajur terkecil hingga terbesar dengan baris yang mengandungi nombor.
Apabila jenis itu dilakukan, barisan nombor ditambah dengan mudah boleh dihapuskan .
Isih mengikut Contoh Baris
Dalam sampel data yang digunakan untuk siri ini pada pilihan jenis Excel, lajur ID Pelajar sentiasa pertama di sebelah kiri, diikuti oleh Nama dan kemudian biasanya Umur .
Dalam contoh ini, seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas, lajur telah disusun semula supaya lajur Program pertama di sebelah kiri diikuti oleh Bulan Bermula , Nama, dll.
Langkah-langkah berikut digunakan untuk menukar urutan lajur kepada yang dilihat pada imej di atas:
- Masukkan baris kosong di atas baris yang mengandungi nama medan
- Dalam baris baru ini, masukkan nombor-nombor berikut ke kiri ke kanan
lajur H: 5, 3, 4, 1, 2 - Sorot julat H2 hingga L13
- Klik pada tab Rumah pada reben .
- Klik pada ikon Urus & Penapis pada reben untuk membuka senarai lungsur.
- Klik pada Urus Susun Khusus dalam senarai juntai bawah untuk membuka kotak dialog Susun
- Di bahagian atas kotak dialog, klik pada Opsyen untuk membuka kotak dialog Pilihan Susun
- Dalam bahagian Orientasi kotak dialog kedua ini, klik Urus ke kiri ke kanan untuk mengisih urutan lajur yang ditinggalkan ke kanan dalam lembaran kerja
- Klik OK untuk menutup kotak dialog ini
- Dengan perubahan Orientasi, lajur Lajur dalam kotak dialog Isih berubah kepada Baris
- Di bawah tajuk Baris , pilih untuk disusun mengikut Baris 2 - barisan yang mengandungi nombor tersuai
- Pilihan Susun Atur dibiarkan diset ke Nilai
- Di bawah tajuk Pesanan Urus niaga, pilih Terkecil ke Terbesar dari senarai juntai bawah untuk menyusun nombor dalam baris 2 dalam urutan menaik
- Klik OK untuk menutup kotak dialog dan menyusun lajur kiri ke kanan dengan nombor dalam baris 2
- Perintah lajur hendaklah bermula dengan Program diikuti oleh Bulan Bermula , Nama , dll.
Menggunakan Pilihan Susun Khusus Excel untuk Menyusun semula Lajur
Seperti yang disebutkan di atas, manakala jenis tersuai boleh didapati di dalam kotak dialog Isih dalam Excel, pilihan ini tidak mudah digunakan apabila ia menyusun semula lajur dalam lembaran kerja.
Pilihan untuk membuat susunan jenis tersuai yang tersedia di dalam kotak dialog Susun adalah untuk menyusun data dengan:
Dan, melainkan setiap lajur sudah mempunyai pemformatan yang unik yang digunakan - seperti warna fon atau warna sel, pemformatan perlu ditambah ke sel individu dalam baris yang sama bagi setiap lajur yang akan disusun semula.
Sebagai contoh, gunakan warna fon untuk menyusun semula lajur dalam imej di atas
- Klik pada setiap nama bidang dan tukar warna fon untuk setiap - seperti merah, hijau, biru, dll.
- Dalam kotak dialog Susun, tetapkan Sort pada opsyen ke Warna Font
- Di bawah Pesanan, tetapkan warna nama medan secara manual untuk menyesuaikan pesanan lajur yang dikehendaki
- Selepas menyusun, menetapkan semula warna fon untuk setiap nama medan