Excel tidak mempunyai keupayaan pengurusan data bagi program pangkalan data relasi seperti SQL Server dan Microsoft Access. Apa yang boleh dilakukan, bagaimanapun, berfungsi sebagai pangkalan data ringkas atau fail yang memenuhi keperluan pengurusan data dalam banyak situasi.
Dalam Excel, data diatur ke dalam jadual menggunakan baris dan lajur lembaran kerja. Versi program yang lebih baru mempunyai ciri jadual , yang menjadikannya mudah untuk masuk, mengedit, dan memanipulasi data .
Setiap sekeping data atau maklumat mengenai subjek - seperti nombor bahagian atau alamat seseorang - disimpan dalam sel lembaran kerja berasingan dan dirujuk sebagai medan.
Terma Pangkalan Data: Jadual, Rekod dan Bidang dalam Excel
Pangkalan data adalah koleksi maklumat berkaitan yang disimpan dalam satu atau lebih fail komputer dalam cara yang teratur.
Biasanya maklumat atau data diatur ke dalam jadual. Pangkalan data mudah atau rata, seperti Excel, memegang semua maklumat mengenai satu subjek dalam satu jadual.
Pangkalan data relasi, sebaliknya, terdiri daripada beberapa jadual dengan setiap jadual yang mengandungi maklumat mengenai topik yang berbeza, tetapi berkaitan.
Maklumat dalam jadual diatur sedemikian rupa sehingga dapat dengan mudah menjadi:
- Dikemaskini
- Diisih
- Dibetulkan
- Menapis atau mencari maklumat khusus
Rekod
Dalam terminologi pangkalan data, rekod memegang semua maklumat atau data mengenai satu objek tertentu yang telah dimasukkan ke pangkalan data.
Dalam Excel, rekod biasanya diatur dalam baris kerja dengan setiap sel dalam baris mengandungi satu item maklumat atau nilai.
Medan
Setiap item maklumat dalam rekod pangkalan data - seperti nombor telefon atau nombor jalan - disebut sebagai medan .
Dalam Excel, sel individu dalam lembaran kerja berfungsi sebagai medan, kerana setiap sel boleh mengandungi sekeping maklumat mengenai objek.
Nama Field
Adalah penting bahawa data dimasukkan dalam fesyen teratur ke dalam pangkalan data supaya ia boleh diisih atau ditapis untuk mencari maklumat tertentu.
Untuk memastikan data dimasukkan dalam susunan yang sama untuk setiap rekod, tajuk akan ditambah ke setiap lajur meja. Tajuk lajur ini dirujuk sebagai nama lapangan.
Dalam Excel, barisan atas jadual mengandungi nama medan untuk jadual. Baris ini biasanya dirujuk sebagai baris tajuk .
Contoh
Dalam imej di atas, semua maklumat yang dikumpulkan untuk satu pelajar disimpan dalam baris individu atau rekod dalam jadual. Setiap pelajar, tidak kira berapa atau sedikit maklumat yang dikumpulkan mempunyai baris berasingan dalam jadual.
Setiap sel dalam satu baris adalah medan yang mengandungi satu maklumat. Nama medan dalam baris pengepala membantu memastikan data tetap teratur dengan menyimpan semua data pada topik tertentu, seperti nama atau umur, dalam ruang yang sama untuk semua pelajar.
Alat Data Excel
Microsoft telah memasukkan sejumlah alat data untuk menjadikannya lebih mudah untuk bekerja dengan jumlah besar data yang disimpan dalam jadual Excel dan untuk membantu memastikannya dalam keadaan baik.
Menggunakan Borang Rekod
Salah satu alat yang memudahkan untuk bekerja dengan rekod individu adalah bentuk data. Borang boleh digunakan untuk mencari, mengedit, memasuki atau memadam rekod dalam jadual yang mengandungi sehingga 32 medan atau lajur.
Bentuk lalai termasuk senarai nama-nama medan dalam susunan yang disusun dalam jadual, untuk memastikan rekod dimasukkan dengan betul. Di sebelah setiap nama lapangan ialah kotak teks untuk memasukkan atau mengedit medan data individu.
Walaupun ada kemungkinan untuk membuat bentuk tersuai, membuat dan menggunakan borang lalai adalah lebih mudah dan kerapalah semua yang diperlukan.
Keluarkan Rekod Data Duplicate
Masalah biasa dengan semua pangkalan data adalah kesalahan data. Sebagai tambahan kepada kesilapan ejaan yang mudah atau medan data yang tidak ada, rekod data pendua boleh menjadi kebimbangan utama apabila jadual data bertambah besar.
Satu lagi alat data Excel boleh digunakan untuk mengalih keluar rekod pendua ini - sama ada pendua yang tepat atau separa.
Data Penyusun
Menyusun cara untuk menyusun semula data mengikut harta tertentu, seperti menyusun jadual mengikut abjad mengikut nama akhir atau kronologi dari tertua hingga termuda.
Pilihan jenis Excel termasuk penyisihan oleh satu atau lebih medan, penyortiran khusus, seperti mengikut tarikh atau waktu, dan menyusun mengikut baris yang memungkinkan untuk menyusun semula medan dalam jadual.