Borang Kemasukan Data Excel 2003

01 dari 08

Menggunakan Borang Kemasukan Data dalam Excel

Menggunakan borang penyertaan data terbina dalam Excel adalah cara yang cepat dan mudah untuk memasukkan data ke pangkalan data Excel.

Menggunakan borang ini membolehkan anda:

• mulakan jadual pangkalan data baru atau menambah rekod baru kepada yang sedia ada
• tatal melalui rekod data satu demi satu
• mencari rekod yang mengandungi maklumat khusus
• mengedit atau memadam rekod individu jika perlu

Lihat tutorial yang berkaitan: Borang Penyertaan Data Excel 2010/2007 .

02 dari 08

Menambah Nama Field Pangkalan Data

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, semua yang perlu kita lakukan untuk menggunakan borang penyertaan data dalam Excel adalah untuk menyediakan tajuk lajur atau nama lapangan untuk digunakan dalam pangkalan data kami.

Cara paling mudah untuk menambah nama-nama medan ke borang ialah mengetikkannya ke dalam sel dalam lembaran kerja anda. Anda boleh memasukkan sehingga 32 nama medan dalam bentuk.

Masukkan tajuk berikut ke dalam sel A1 hingga E1:

ID pelajar
Nama terakhir
Awal
Umur
Program

03 dari 08

Membuka Borang Penyertaan Data

Nota: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat imej di atas.

1. Klik pada sel A2 untuk menjadikannya sel aktif .
2. Klik Data> Borang dalam menu.
3. Membuka borang pertama akan memaparkan kotak mesej dari Excel yang mengandungi beberapa pilihan yang berkaitan dengan menambah tajuk ke borang.
4. Oleh kerana kita telah menaip nama-nama bidang yang ingin kita gunakan sebagai tajuk yang perlu kita lakukan ialah Klik OK dalam kotak mesej.
5. Bentuk yang mengandungi semua nama medan hendaklah muncul di skrin.

04 dari 08

Menambah Rekod Data Dengan Borang

Nota: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat imej di atas.

Sebaik sahaja tajuk data telah ditambah ke borang menambah rekod ke pangkalan data adalah hanya satu perkara untuk menaip data dalam susunan yang betul ke dalam medan borang.

Contoh Rekod

Tambah rekod berikut ke pangkalan data dengan memasukkan data ke dalam medan borang di sebelah tajuk yang betul. Klik pada butang Baru selepas memasukkan rekod pertama untuk membersihkan medan untuk rekod kedua.

1. StudentID : SA267-567
   Nama Akhir : Jones
   Awal : B.
   Umur : 21
   Program : Bahasa
   
   StudentID : SA267-211
   Nama Akhir : Williams
   Awal : J.
   Umur : 19
   Program : Sains

Petua: Apabila memasukkan data yang sangat serupa seperti nombor ID pelajar (hanya nombor selepas dash yang berbeza), gunakan salinan dan paste untuk mempercepat dan mempermudahkan kemasukan data.

05 dari 08

Menambah Rekod Data Dengan Borang (Con't)

Nota: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat imej di atas.

Untuk menambah rekod yang tersisa untuk pangkalan data tutorial, gunakan borang untuk memasukkan data yang lain yang terdapat pada imej di atas ke dalam sel A4 hingga E11.

06 dari 08

Menggunakan Alat Data Borang

Nota: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat imej di atas.

Masalah utama dengan pangkalan data ialah mengekalkan keutuhan data sebagai fail yang tumbuh dalam saiz. Ini memerlukan:

• memperbaiki kesalahan data atau mengemas kini rekod individu
• memotong catatan usang atau pendua

Borang penyertaan data mengandungi beberapa alat di sebelah kanan yang menjadikannya mudah untuk mencari dan membetulkan atau memadam rekod dari pangkalan data.

Alat-alat ini adalah:

• Cari Cari dan Cari butang Seterusnya - ini membolehkan anda menatal ke hadapan dan kembali melalui pangkalan data satu rekod pada satu masa.
• Butang Padam - ini digunakan untuk memadamkan rekod dari pangkalan data.
• Butang Pemulihan - Butang ini boleh digunakan untuk membatalkan perubahan pada rekod yang sedang diedit. Kadangkala, kami membuat perubahan yang salah pada rekod atau bahkan mengedit rekod yang salah sama sekali. Jika ya, butang pemulihan boleh digunakan untuk membatalkan perubahan tersebut.
• Nota: butang pemulihan hanya berfungsi selagi rekod hadir dalam bentuk. Sebaik sahaja anda mengakses rekod lain atau menutup borang, butang pemulihan menjadi tidak aktif.
• Butang Kriteria membolehkan anda mencari pangkalan data untuk rekod berdasarkan kriteria tertentu, seperti nama, umur, atau program. Satu contoh menggunakan butang Kriteria dimasukkan ke dalam langkah seterusnya tutorial.

07 dari 08

Mencari Rekod Menggunakan Satu Nama Lapangan

Tombol Kriteria membolehkan anda mencari pangkalan data untuk rekod menggunakan satu atau lebih nama medan - seperti nama, umur, atau program.

Nota: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat imej di atas.

1. Klik pada butang Kriteria dalam bentuk.
2. Mengklik butang Kriteria membersihkan semua medan borang tetapi tidak mengalih keluar sebarang data dari pangkalan data.
3. Klik pada medan Program dan ketik Seni kerana kami ingin mencari semua pelajar yang mendaftar dalam program Seni di kolej.
4. Klik pada butang Find Next . Rekod untuk H. Thompson sepatutnya muncul dalam bentuk apabila dia mendaftar dalam program Seni.
5. Klik pada butang Cari Seterusnya untuk kali kedua dan ketiga dan rekod untuk J. Graham dan W. Henderson sepatutnya muncul satu demi satu kerana mereka juga mendaftar dalam program Seni.

Langkah seterusnya tutorial termasuk contoh mencari rekod yang sepadan dengan pelbagai kriteria.

08 dari 08

Mencari Rekod Menggunakan Nama Nama Pelbagai

Tombol Kriteria membolehkan anda mencari pangkalan data untuk rekod menggunakan satu atau lebih nama medan - seperti nama, umur, atau program.

Nota: Untuk bantuan dengan contoh ini, lihat imej di atas.

Dalam contoh ini, kami akan mencari semua pelajar yang berumur 18 tahun dan mendaftar dalam program Seni di kolej. Hanya rekod yang sepadan dengan kedua-dua kriteria tersebut hendaklah dipaparkan dalam bentuk.

1. Klik pada butang Kriteria dalam bentuk.
2. Klik pada medan umur dan ketik 18 .
3. Klik pada medan Program dan ketik Seni .
4. Klik pada butang Find Next . Rekod untuk H. Thompson sepatutnya muncul dalam bentuk sejak dia berusia 18 tahun dan mendaftar dalam program Seni.
5. Klik butang Cari Seterusnya untuk kali kedua dan rekod untuk J. Graham sepatutnya muncul kerana dia juga berusia 18 tahun dan mendaftar dalam program Seni.
6. Klik pada butang Find Next untuk kali ketiga dan rekod untuk J. Graham masih harus kelihatan kerana tidak ada rekod lain yang sepadan dengan kedua-dua kriteria.

Rekod untuk W. Henderson tidak boleh dipaparkan dalam contoh ini kerana, walaupun dia mendaftar dalam program Seni, dia tidak berumur 18 tahun sehingga dia tidak sepadan dengan kedua-dua kriteria carian.