Borang Kemasukan Data Excel

Arahan langkah demi langkah untuk memasukkan data

Menggunakan borang penyertaan data terbina dalam Excel adalah cara yang cepat dan mudah untuk memasukkan data ke pangkalan data Excel.

Menggunakan borang ini membolehkan anda:

• mulakan jadual pangkalan data baru atau menambah rekod baru kepada yang sedia ada
• tatal melalui rekod data satu demi satu
• mencari rekod yang mengandungi maklumat khusus
• mengedit atau memadam rekod individu sekiranya diperlukan

Perihal Menambah Ikon Borang Penyertaan Data ke Toolbar Akses Cepat

Borang penyertaan data adalah salah satu alat data terbina dalam Excel. Untuk menggunakannya yang perlu anda lakukan ialah memberikan tajuk lajur untuk digunakan dalam pangkalan data anda, klik pada ikon Borang, dan Excel akan melakukan yang lain.

Namun, untuk membuat perkara lebih mencabar, sejak Excel 2007, Microsoft memilih untuk tidak memasukkan ikon Borang pada reben.

Langkah pertama untuk menggunakan borang penyertaan data adalah untuk menambah ikon Borang ke Bar Akses Cepat supaya kami boleh menggunakannya.

Ini adalah operasi satu masa. Sebaik sahaja ditambahkan, ikon Borang kekal tersedia pada Bar akses Capaian.

Mencari Butang Borang Penyertaan Data

Toolbar Akses Pantas digunakan untuk menyimpan jalan pintas ke ciri yang sering digunakan dalam Excel. Ia juga di mana anda boleh menambah pintasan ke ciri Excel yang tidak terdapat pada reben.

Salah satu ciri ini adalah borang penyertaan data.

Bentuk data adalah cara yang cepat dan mudah untuk menambah data ke jadual pangkalan data Excel.

Walau bagaimanapun, atas sebab tertentu, Microsoft memilih untuk tidak menambah borang tersebut kepada salah satu daripada tab reben yang bermula dengan Excel 2007.

Berikut adalah langkah-langkah yang akan menunjukkan kepada anda bagaimana untuk menambah ikon Borang ke Toolbar Akses Cepat.

Tambah Borang Data ke Toolbar Akses Cepat

1. Klik panah bawah pada akhir Bar Akses Cepat untuk membuka menu lungsur turun.
2. Pilih Lebih Banyak Perintah dari senarai untuk membuka kotak dialog Baris Akses Cepat.
3. Klik pada anak panah bawah di hujung perintah Pilih dari baris untuk membuka menu lungsur.
4. Pilih Semua Perintah dari senarai untuk melihat semua arahan yang terdapat dalam Excel 2007 di anak panah kiri.
5. Tatal melalui senarai abjad ini untuk mencari arahan Borang .
6. Klik butang Tambah di antara anak tetingkap arahan untuk menambah arahan Borang ke Toolbar Akses Cepat.
7. Klik OK .

Butang borang kini harus ditambah ke Toolbar Akses Cepat.

Menambah Nama Field Pangkalan Data

Seperti yang dinyatakan sebelum ini, semua yang perlu kita lakukan untuk menggunakan borang penyertaan data dalam Excel adalah untuk menyediakan tajuk lajur atau nama lapangan untuk digunakan dalam pangkalan data kami.

Cara paling mudah untuk menambah nama-nama medan ke borang ialah mengetikkannya ke dalam sel dalam lembaran kerja anda. Anda boleh memasukkan sehingga 32 nama medan dalam bentuk.

Masukkan tajuk berikut ke dalam sel A1 hingga E1:

ID pelajar
Nama terakhir
Awal
Umur
Program

Membuka Borang Penyertaan Data

Membuka Borang Penyertaan Data

1. Klik pada sel A2 untuk menjadikannya sel aktif .
2. Klik pada ikon borang yang telah ditambah ke Bar Alat Cepat Akses pada halaman 2.
3. Mengklik pada ikon borang akan memaparkan kotak mesej dari Excel yang mengandungi beberapa pilihan yang berkaitan dengan menambah tajuk ke borang.
4. Oleh kerana kita telah menaip nama-nama bidang yang ingin kita gunakan sebagai tajuk yang perlu kita lakukan ialah Klik OK dalam kotak mesej.
5. Bentuk yang mengandungi semua nama medan hendaklah muncul di skrin.

Menambah Rekod Data Dengan Borang

Menambah Rekod Data dengan Borang

Sebaik sahaja tajuk data telah ditambah ke borang menambah rekod ke pangkalan data adalah hanya satu perkara untuk menaip data dalam susunan yang betul ke dalam medan borang.

Contoh Rekod

Tambah rekod berikut ke pangkalan data dengan memasukkan data ke dalam medan borang di sebelah tajuk yang betul. Klik pada butang Baru selepas memasukkan rekod pertama untuk membersihkan medan untuk rekod kedua.

1. StudentID : SA267-567
   Nama Akhir : Jones
   Awal : B.
   Umur : 21
   Program : Bahasa
   
   StudentID : SA267-211
   Nama Akhir : Williams
   Awal : J.
   Umur : 19
   Program : Sains

Petua: Apabila memasukkan data yang sangat serupa seperti nombor ID pelajar (hanya nombor selepas dash yang berbeza) gunakan salinan dan tampal untuk mempercepat dan mempermudahkan kemasukan data.

Untuk menambah rekod yang tersisa untuk pangkalan data tutorial, gunakan borang untuk memasukkan data yang lain yang terdapat pada imej di atas ke dalam sel A4 hingga E11.

Menambah Rekod Data Dengan Borang (con't)

Untuk menambah rekod yang tersisa untuk pangkalan data tutorial, gunakan borang untuk memasukkan data yang lain yang terdapat dalam imej di sini ke dalam sel A4 hingga E11.

Menggunakan Alat Data Borang

Masalah utama dengan pangkalan data ialah mengekalkan keutuhan data sebagai fail yang tumbuh dalam saiz. Ini memerlukan:

• memperbaiki kesalahan data atau mengemas kini rekod individu.
• memotong catatan usang atau pendua.

Borang penyertaan data mengandungi beberapa alat di sebelah kanan yang menjadikannya mudah untuk mencari dan membetulkan atau memadam rekod dari pangkalan data.

Alat-alat ini adalah:

• Cari Cari dan Cari butang Seterusnya - ini membolehkan anda menatal ke hadapan dan kembali melalui pangkalan data satu rekod pada satu masa.
• Butang Padam - ini digunakan untuk memadamkan rekod dari pangkalan data.
• Butang Pemulihan - Butang ini boleh digunakan untuk membatalkan perubahan pada rekod yang sedang diedit. Kadangkala, kami membuat perubahan yang salah pada rekod atau bahkan mengedit rekod yang salah sama sekali. Jika ya, butang pemulihan boleh digunakan untuk membatalkan perubahan tersebut.
• Nota: Butang Pemulihan hanya berfungsi selagi rekod hadir dalam bentuk. Sebaik sahaja anda mengakses rekod lain atau menutup borang, butang pemulihan menjadi tidak aktif.
• Butang Kriteria membolehkan anda mencari pangkalan data untuk rekod berdasarkan kriteria tertentu, seperti nama, umur, atau program. Satu contoh menggunakan butang Kriteria dimasukkan ke dalam langkah seterusnya tutorial.

Mencari Rekod Menggunakan Satu Nama Lapangan

Tombol Kriteria membolehkan anda mencari pangkalan data untuk rekod menggunakan satu atau lebih nama lapangan, seperti nama, umur, atau program.

Mencari Rekod Menggunakan Satu Nama Lapangan

1. Klik pada butang Kriteria dalam bentuk.
2. Mengklik butang Kriteria membersihkan semua medan borang tetapi tidak mengalih keluar sebarang data dari pangkalan data.
3. Klik pada medan Program dan ketik Seni kerana kami ingin mencari semua pelajar yang mendaftar dalam program Seni di kolej.
4. Klik pada butang Find Next . Rekod untuk H. Thompson sepatutnya muncul dalam bentuk apabila dia mendaftar dalam program Seni.
5. Klik pada butang Cari Seterusnya kedua dan ketiga dan rekod untuk J. Graham dan W. Henderson sepatutnya muncul satu demi satu kerana mereka juga mendaftar dalam program Seni.

Langkah seterusnya tutorial ini termasuk contoh mencari rekod yang sepadan dengan pelbagai kriteria.

Mencari Rekod Menggunakan Nama Nama Pelbagai

Dalam contoh ini kita akan mencari semua pelajar yang berumur 18 tahun dan mendaftar dalam program Seni di kolej. Hanya rekod yang sepadan dengan kedua-dua kriteria tersebut hendaklah dipaparkan dalam bentuk.

1. Klik butang Kriteria dalam bentuk.
2. Klik medan umur dan ketik 18.
3. Klik dalam medan Program dan ketik Seni.
4. Klik butang Cari Seterusnya . Rekod untuk H. Thompson sepatutnya muncul dalam bentuk sejak dia berusia 18 tahun dan mendaftar dalam program Seni.
5. Klik butang Cari Seterusnya untuk kali kedua dan rekod untuk J. Graham sepatutnya muncul kerana dia juga berusia 18 tahun dan mendaftar dalam program Seni.
6. Klik butang Cari Seterusnya untuk kali ketiga dan rekod untuk J. Graham masih boleh dilihat kerana tiada rekod lain yang sepadan dengan kedua-dua kriteria.

Rekod untuk W. Henderson tidak boleh dipaparkan dalam contoh ini kerana, walaupun dia mendaftar dalam program Seni, dia tidak berumur 18 tahun sehingga dia tidak sepadan dengan kedua-dua kriteria carian.