Sediakan tindak balas percutian di luar pejabat di Outlook, dan program ini akan membalas sebarang mesej e-mel baru yang anda terima semasa anda pergi.
Mengambil E-mel Anda dengan Anda adalah Mudah; Apa yang Keras adalah Meninggalkannya di belakang
Di mana sahaja anda pergi, mengambil semua e-mel anda dengan anda dalam satu paket kecil yang berguna adalah mudah. Membiarkannya di belakang pada komputer yang besar dan besar adalah yang sukar dan kerap melakukan perkara yang waras.
Jika anda mendambakan kewarasan, Outlook di sini untuk membantu: semasa anda bercuti dari banjir harian e-mel, Outlook akan secara automatik bertindak balas terhadap mesej masuk - mengambil beban itu dari bahu anda, walaupun setelah anda kembali.
Sudah tentu, Outlook tidak boleh bertindak balas seperti yang sepatutnya tepat, ringkas dan ringkas seperti yang anda boleh secara peribadi, tetapi ia akan bertindak balas dengan tekun, membiarkan penghantar tahu bahawa anda berada di luar pejabat, mungkin apabila anda akan kembali, dan sama ada mereka harus mengikuti- pada ketika itu (jika masih relevan) atau mengarahkan mereka ke kenalan lain untuk perkara-perkara yang memerlukan tindak balas yang lebih segera.
Sediakan Out of Office Percutian Auto Balas di Outlook untuk Akaun POP dan IMAP
Untuk menyediakan autoresponder dalam Outlook untuk akaun e-mel IMAP atau POP (untuk Exchange, lihat lebih jauh di bawah), mula-mula sediakan mesej yang digunakan untuk balasan:
- Buat mesej baru (klik E-mel Baru ) di Outlook.
- Masukkan Subjek dan mesej yang dikehendaki untuk Outlook anda daripada jawapan auto pejabat.
- Sekiranya boleh dan relevan, sertakan apabila orang menghantar anda boleh mengharapkan jawapan peribadi, atau sama ada mereka harus mengharapkan jawapan sama sekali. Ini mungkin beberapa waktu selepas anda akan kembali.
- Anda juga boleh menambah Cc: dan Bcc: penerima untuk menerima salinan setiap jawapan automatik.
- Sekiranya anda menyediakan Outlook keluar jawapan auto pejabat untuk dihantar sebagai tindak balas kepada semua surat masuk (bukan hanya mesej dari kenalan pilih), ambil kira bahawa terlalu banyak maklumat yang dilepaskan menimbulkan risiko .
- Klik Fail (atau FILE ).
- Pilih Simpan Seperti pada helaian yang muncul.
- Pastikan Templat Outlook dipilih di bawah Simpan sebagai jenis:.
- Opsyenal, masukkan nama templat di bawah Nama fail: (Outlook telah memilih subjek templat secara lalai).
- Klik Simpan .
Teruskan membuat peraturan auto-responder pejabat di Outlook:
- Klik Fail (atau FILE ) dalam paparan Outlook Outlook.
- Pastikan kategori Info dibuka.
- Klik Manage Rules & Alerts di bawah Maklumat Akaun .
- Pastikan anda berada di tab Peraturan E-Mail dalam tetingkap Peraturan dan Isyarat .
- Sekarang pastikan akaun yang anda ingin buat respon bercuti dipilih di bawah Terapkan perubahan pada folder ini :.
- Anda boleh mempunyai peraturan yang diterapkan ke semua akaun anda dengan mudah; lihat di bawah, langkah 21.
- Klik Peraturan Baru ...
- Pastikan Memohon peraturan pada mesej yang saya terima dipilih di bawah Mula dari peraturan kosong .
- Klik Seterusnya> .
- Pastikan Di mana nama saya berada di kotak Untuk disemak di bawah Langkah 1: Pilih keadaan .
- Anda boleh meninggalkan semua kotak yang tidak ditandai dan membuat Outlook keluar dari jawapan auto-responder pejabat kepada semua surat masuk, atau anda boleh menyemak Di mana nama saya berada dalam kotak Ke atau Cc untuk memasukkan e-mel yang mana anda adalah penerima Cc:.
- Klik Seterusnya> .
- Pastikan balasan menggunakan templat tertentu ditandakan di bawah Langkah 1: Pilih tindakan .
- Klik pada templat tertentu di bawah Langkah 2: Edit keterangan peraturan (klik nilai yang digariskan) .
- Pastikan Templat Pengguna dalam Sistem Fail dipilih di bawah Lihat Dalam:.
- Serlahkan template yang dibuat sebelum ini.
- Klik Terbuka .
- Sekarang klik Next> .
- Pastikan kecuali jika jawapan automatik ditandakan di bawah Langkah 1: Pilih pengecualian (jika perlu) .
- Klik Seterusnya> .
- Taip nama yang dikehendaki untuk penapis auto-respons anda di bawah Langkah 1: Tentukan nama untuk peraturan ini .
- Pastikan Menghidupkan peraturan ini diperiksa untuk membolehkan responden bercuti sekaligus; anda boleh nyahtandakan Aktifkan peraturan ini , sudah tentu, dan melibatkan tindak balas auto hanya apabila diperlukan.
- Untuk membolehkan penapis pada bila-bila masa, buka tetingkap Peraturan dan Isyarat seperti di atas dan pastikan peraturan responder bercuti menyemak pada Peraturan Peraturan E-Mail .
- Opsyenal, aktifkan Buat peraturan ini pada semua akaun .
- Walau bagaimanapun, perlu diingat bahawa penapis mungkin tidak berfungsi dengan jenis akaun tertentu (yang mana Outlook tidak akan membuat mereka walaupun dengan kotak ini diperiksa).
- Klik Selesai .
- Klik OK .
Matikan Peraturan Respon Percutian Outlook
Untuk melumpuhkan tindak balas auto pejabat yang anda telah sediakan (dan didayakan) di Outlook:
- Pilih Fail (atau FILE ) dalam paparan Outlook Outlook anda.
- Pergi ke kategori Info .
- Klik Uruskan Peraturan & Makluman (bersebelahan dengan Peraturan dan Makluman ).
- Pastikan tab Peraturan E-Mail dipilih.
- Pilih akaun yang anda hendak lumpuhkan auto-responder dipilih di bawah Terapkan perubahan pada folder ini : ( Anda perlu melumpuhkan tindak balas bercuti untuk setiap akaun secara berasingan.)
- Pastikan auto-responder yang anda buat untuk membolehkan balasan tidak ditandakan dalam senarai peraturan.
- Klik OK .
Alternatif: Penambahbaikan Peluang Percutian Outlook
Daripada membuat peraturan dalam Outlook secara manual, anda boleh menggunakan alat seperti Email Responder (FreeBusy) atau Pengurus Balas Auto. Alat-alat ini biasanya juga pintar tentang menghantar hanya perlu dari auto-replies pejabat.
Perlu mengambil perhatian bahawa Outlook sendiri hanya akan menghantar balasan automatik ke setiap alamat sekali setiap sesi; respon auto kedua hanya boleh dihantar selepas Outlook ditutup dan dibuka semula. Selain itu, Outlook tidak akan membalas secara automatik kepada penghantar dengan dua mesej berbeza.
Sediakan Out of Office Percutian Auto Balas di Outlook untuk Akaun Exchange
Jika anda menggunakan Outlook dengan akaun Exchange, anda boleh menyiapkan keluar jawapan auto pejabat secara langsung di pelayan:
- Klik FILE di tetingkap Outlook utama.
- Buka kategori Info .
- Klik Balasan Automatik .
- Pastikan Menghantar balasan automatik dipilih.
- Untuk mempunyai auto-responder bermula dan berhenti secara automatik:
- Pastikan Hanya hantar semasa julat masa ini: diperiksa.
- Pilih tarikh dan masa yang dikehendaki untuk memulakan auto-responder di bawah Masa Mula:.
- Pilih tarikh dan masa akhir yang dikehendaki di bawah Masa tamat :.
- Masukkan mesej balasan automatik di luar pejabat anda di bawah Organisasi Di Dalam Saya .
- E-mel ini akan dihantar kepada orang di syarikat anda.
- Untuk menghantar respons automatik kepada orang di luar syarikat anda juga:
- Buka tab Organisasi Luar Saya .
- Pastikan jawapan Automatik kepada orang di luar organisasi saya ditandakan jika anda baik-baik saja dengan risiko keselamatan yang terlibat .
- Masukkan mesej yang dihantar kepada orang di luar syarikat anda.
- Klik OK .
Untuk mengekalkan balasan luar kantor lebih banyak pada pelayan Exchange (termasuk templat yang memaparkan bidang yang digabungkan dengan Active Directory), anda boleh mencuba Pengurus Symprex Out-of-Office.
(Diuji dengan Outlook 2013 dan Outlook 2016)