Menapis data dalam hamparan bermakna menetapkan syarat supaya hanya data tertentu dipaparkan. Ia dilakukan untuk memudahkan untuk memberi tumpuan kepada maklumat khusus dalam dataset besar atau jadual data. Penapisan tidak mengeluarkan atau mengubah data; ia hanya mengubah mana baris atau lajur muncul dalam lembaran kerja Excel yang aktif.
Rekod Data Penapisan
Penapis berfungsi dengan rekod atau baris data dalam lembaran kerja. Keadaan yang ditetapkan dibandingkan dengan satu atau lebih medan dalam rekod. Sekiranya syarat dipenuhi, rekod itu dipaparkan. Sekiranya syarat tidak dipenuhi, rekod itu ditapis supaya tidak dipaparkan dengan rekod data yang lain.
Penapisan data mengikuti dua pendekatan yang berbeza bergantung pada jenis data yang ditapis-angka atau data teks.
Penapisan Data Numerik
Data berangka boleh ditapis berdasarkan:
- sama ada data sama dengan nombor tertentu
- sama ada data lebih besar atau kurang daripada nombor tertentu
- data di atas atau di bawah nilai purata data secara keseluruhan
Data Teks Penapisan
Data teks boleh ditapis berdasarkan:
- sama ada data sepadan dengan perkataan tertentu
- sama ada data adalah perkataan yang mengandungi satu atau lebih huruf
- sama ada data itu adalah perkataan yang bermula atau berakhir dengan huruf khusus abjad
Menyalin Rekod yang Ditapis
Sebagai tambahan untuk menyembunyikan rekod buat sementara waktu, Excel memberi anda pilihan untuk menyalin data yang dikehendaki ke kawasan berasingan lembaran kerja . Selalunya prosedur ini dilakukan apabila salinan kekal senarai yang ditapis memenuhi beberapa keperluan perniagaan.
Amalan Terbaik untuk Penapisan
Simpan diri anda dengan kerumitan dengan mengikuti garis panduan praktik terbaik untuk bekerja dengan data yang ditapis:
- Kecuali terdapat alasan yang baik untuknya, jangan cukur spreadsheet bersama dengan penapis yang aktif. Pengguna lain mungkin tidak menyedari bahawa fail itu ditapis.
- Walaupun anda boleh menapis pada beberapa lajur serentak, penapis ini adalah aditif, tidak eksklusif. Dengan kata lain, menapis senarai kenalan untuk menunjukkan semua orang di Negeri California dan yang lebih tua dari usia 60 akan memberi anda semua orang yang berusia lebih dari 60 tahun di California. Penapis sedemikian tidak akan memaparkan kepada anda 60 tahun atau orang California.
- Penapis teks kompleks berfungsi serta data mendasar akan membolehkan. Data "Messy" akan menyebabkan keputusan ditapis yang mungkin mengelirukan atau tidak betul. Sebagai contoh, penapisan untuk orang yang tinggal di Illinois tidak akan menangkap orang yang tinggal di "IL" atau yang tinggal di "Ilinois" atau "Illenois."
- Berhati-hati apabila menyusun data yang ditapis. Mengasingkan sebahagian data yang ditapis akan membawa kepada penyusunan semula fail data-keadaan yang biasanya sebaiknya dielakkan. Sekiranya anda mesti menyusun dataset yang ditapis, salin data yang ditapis ke lembaran kerja baru dan kemudian isinya.