Bagaimana Membuat Senarai Drop Down di Excel

Opsyen pengesahan data Excel termasuk membuat senarai juntai bawah yang menghadkan data yang boleh dimasukkan ke dalam sel tertentu ke senarai penyertaan sebelum ditetapkan.

Apabila senarai juntai dimasukkan ke dalam sel, anak panah akan dipaparkan di sebelahnya. Mengklik pada anak panah akan membuka senarai dan membolehkan anda memilih salah satu item senarai untuk masuk ke dalam sel.

Data yang digunakan dalam senarai boleh didapati:

• pada lembaran kerja yang sama sebagai senarai
• pada lembaran kerja yang berbeza dalam buku kerja yang sama
• dalam buku kerja yang berbeza

Tutorial: Menggunakan Data Disimpan dalam Buku Kerja yang berbeza

Dalam tutorial ini, kami akan membuat senarai juntai bawah menggunakan senarai entri yang terdapat dalam buku kerja yang berbeza.

Kelebihan menggunakan senarai penyertaan yang terdapat di dalam buku kerja yang lain termasuk data senarai pemusat jika digunakan oleh berbilang pengguna dan melindungi data dari perubahan yang tidak sengaja atau disengajakan.

Nota: Apabila data senarai disimpan dalam buku kerja yang berasingan, kedua buku kerja mesti dibuka agar senarai berfungsi.

Mengikuti langkah-langkah dalam topik tutorial di bawah ini berjalan anda melalui membuat, menggunakan, dan mengubah senarai lungsur seperti yang dilihat pada imej di atas.

Arahan tutorial ini, bagaimanapun, tidak termasuk langkah pemformatan untuk lembar kerja.

Ini tidak akan mengganggu pelaksanaan tutorial ini. Lembaran kerja anda akan kelihatan berbeza daripada contoh pada muka surat 1, tetapi senarai juntai bawah akan memberi anda hasil yang sama.

Topik Tutorial

• Membuka Fail dan Menyimpan Data Tutorial
• Mewujudkan Dua Named Ranges
• Membuka Peti Dialog Pengesahan Data
• Memasukkan Sumber Data dan Menyiapkan Senarai Drop Down
• Menukar Item Senarai
• Pilihan untuk Melindungi Senarai Drop Down

01 dari 06

Memasuki Data Tutorial

Membuka Dua Buku Kerja Excel

Seperti yang disebutkan, untuk tutorial ini data bagi senarai juntai bawah akan ditempatkan dalam buku kerja yang berbeza dari senarai juntai bawah.

Untuk tutorial berikut, ikuti langkah berikut:

1. Buka dua buku kerja Excel kosong
2. Simpan satu buku kerja dengan nama data-source.xlsx - buku kerja ini akan mengandungi data untuk senarai juntai bawah
3. Simpan buku kerja kedua dengan nama drop-down-list.xlsx - buku kerja ini akan mengandungi senarai juntai bawah
4. Biarkan kedua buku kerja dibuka selepas menyimpan.

Memasuki Data Tutorial

1. Masukkan data di bawah ke dalam sel A1 hingga A4 dari work-source.xlsx buku kerja seperti yang dilihat dalam imej di atas.
2. A1 - Gingerbread A2 - Lemon A3 - Kismas Oatmeal A4 - Chocolate Chip
3. Simpan buku kerja dan biarkan ia terbuka
4. Masukkan data di bawah ke dalam sel B1 dari buku kerja drop-down-list.xlsx .
5. B1 - Jenis Cookie:
6. Simpan buku kerja dan biarkan ia terbuka
7. Senarai drop-down akan ditambah ke sel C1 buku kerja ini

02 dari 06

Mewujudkan Dua Named Ranges

Mewujudkan Dua Named Ranges

Julat bernama membolehkan anda merujuk kepada pelbagai sel tertentu dalam buku kerja Excel.

Julat bernama mempunyai banyak kegunaan dalam Excel termasuk menggunakannya dalam formula dan semasa membuat carta.

Dalam semua kes, julat bernama digunakan sebagai ganti pelbagai rujukan sel yang menunjukkan lokasi data dalam lembaran kerja.

Apabila digunakan dalam senarai drop down yang terletak dalam buku kerja yang berbeza, dua julat bernama mesti digunakan.

• Satu dibuat untuk item senarai dalam buku kerja tempat data berada
• Yang kedua dicipta dalam buku kerja di mana senarai drop-down terletak. Rangkaian julat yang dinamakan kedua untuk julat bernama dalam buku kerja pertama

Langkah Tutorial

Julat Named Pertama

1. Pilih sel A1 - A4 dari work-source.xlsx workbook untuk menyerlahkannya
2. Klik pada Peti Nama yang terletak di atas lajur A
3. Taip "Kuki" (tiada petikan) di Kotak Nama
4. Tekan kekunci ENTER pada papan kekunci
5. Sel A1 hingga A4 dari buku kerja sumber data.xlsx kini mempunyai nama jarak Cookies
6. Simpan buku kerja

Julat Dinamakan Kedua

Julat bernama kedua ini tidak menggunakan rujukan sel dari buku kerja drop-down-list.xlsx .

Sebaliknya, ia akan, seperti yang disebutkan, menghubungkan nama rangkaian Cookies dalam buku kerja sumber data-xlsx .

Ini adalah perlu kerana Excel tidak akan menerima rujukan sel daripada buku kerja yang berbeza untuk julat yang dinamakan. Ia akan, bagaimanapun, kecuali nama rangkaian lain.

Oleh itu, mewujudkan julat bernama kedua, oleh itu, tidak dilakukan dengan menggunakan Peti Nama tetapi dengan menggunakan pilihan Nama Pengurus yang terletak pada tab Rumus pada pita.

1. Klik pada sel C1 dalam buku kerja drop-down-list.xlsx
2. Klik pada Formula> Nama Pengurus pada reben untuk membuka kotak dialog Name Manager
3. Klik pada butang Baru untuk membuka kotak dialog Nama Baru
4. Dalam jenis baris Nama: Data
5. Dalam Merujuk jenis baris: = 'data-source.xlsx'! Cookies
6. Klik OK untuk melengkapkan julat yang dinamakan dan kembali ke kotak dialog Name Manager
7. Klik Tutup untuk menutup kotak dialog Nama Pengurus
8. Simpan buku kerja

03 dari 06

Membuka Peti Dialog Pengesahan Data

Membuka Peti Dialog Pengesahan Data

Semua pilihan pengesahan data dalam Excel, termasuk senarai jatuh turun, ditetapkan menggunakan kotak dialog pengesahan data.

Di samping menambah senarai juntai ke lembaran kerja, pengesahan data dalam Excel juga boleh digunakan untuk mengawal atau mengehadkan jenis data yang boleh dimasukkan ke dalam sel tertentu dalam lembaran kerja.

Langkah Tutorial

1. Klik pada sel C1 dari buku kerja drop-down-list.xlsx untuk menjadikannya sel aktif - ini adalah di mana senarai drop-down akan ditempatkan
2. Klik pada tab Data pada menu reben di atas lembaran kerja
3. Klik ikon Pengesahihan Data pada reben untuk membuka menu lungsur turun
4. Klik pada pilihan Pengesahan Data dalam menu untuk membuka kotak dialog Pengesahan Data
5. Biarkan kotak dialog terbuka untuk langkah seterusnya dalam tutorial

04 dari 06

Menggunakan Senarai Pengesahan Data

Memilih Senarai Pengesahan Data

Seperti yang disebutkan terdapat beberapa pilihan untuk pengesahan data dalam Excel selain senarai drop-down.

Dalam langkah ini kita akan memilih pilihan Senarai sebagai jenis pengesahan data yang akan digunakan untuk sel D1 lembaran kerja.

Langkah Tutorial

1. Klik pada tab Tetapan dalam kotak dialog
2. Klik pada anak panah bawah pada akhir baris Allow untuk membuka menu drop down
3. Klik pada Senarai untuk memilih senarai drop-down untuk pengesahan data dalam sel C1 dan untuk mengaktifkan baris Sumber dalam kotak dialog

Memasukkan Sumber Data dan Menyiapkan Senarai Drop Down

Oleh kerana sumber data untuk senarai drop-down terletak pada buku kerja yang berbeza, julat bernama kedua yang dibuat sebelum ini akan dimasukkan ke dalam baris Sumber dalam kotak dialog.

Langkah Tutorial

1. Klik pada baris Sumber
2. Ketik "= Data" (tiada petikan) di baris sumber
3. Klik OK untuk melengkapkan senarai drop-down dan tutup kotak dialog Pengesahan Data
4. Ikon panah bawah kecil yang terletak di sebelah kanan sel C1
5. Mengklik pada anak panah bawah harus membuka senarai drop-down yang mengandungi empat nama cookie yang dimasukkan ke dalam sel A1 hingga A4 dari work-source.xlsx data-data
6. Mengklik pada salah satu nama harus memasukkan nama itu ke dalam sel C1

05 dari 06

Mengubah Senarai Drop Down

Menukar Item Senarai

Untuk memastikan senarai drop-down terkini dengan perubahan dalam data kami, mungkin perlu mengubah pilihan-pilihan dalam senarai secara berkala.

Oleh kerana kami menggunakan julat yang dinamakan sebagai sumber untuk item senarai kami dan bukannya nama senarai sebenar, menukar nama cookie dalam julat bernama terletak di sel A1 hingga A4 dari work-source.xlsx buku kerja dengan segera mengubah nama dalam drop down senarai.

Jika data dimasukkan terus ke dalam kotak dialog, membuat perubahan pada senarai melibatkan kembali ke kotak dialog dan mengedit baris sumber.

Dalam langkah ini kita akan menukar Lemon ke Shortbread dalam senarai drop down dengan menukar data dalam sel A2 dari julat yang dinamakan dalam work-source.xlsx data-source .

Langkah Tutorial

1. Klik pada sel A2 dalam buku kerja -sumber data.xlsx (Lemon) untuk menjadikannya sel aktif
2. Ketik Shortbread ke sel A2 dan tekan tombol Enter pada keyboard
3. Klik pada anak panah bawah untuk senarai drop-down dalam sel C1 dari buku kerja drop-down-list.xlsx untuk membuka senarai
4. Item 2 dalam senarai kini harus membaca Shortbread bukan Lemon

06 dari 06

Pilihan untuk Melindungi Senarai Drop Down

Pilihan untuk Melindungi Senarai Drop Down

Oleh kerana data kami berada pada lembaran kerja yang berbeza dari senarai senarai jatuh bawah yang tersedia untuk melindungi data senarai termasuk:

• Lindungi lembaran kerja yang melibatkan penguncian sel A1 hingga A4 pada helaian 2
• Memerlukan kata laluan untuk mengubah suai buku kerja
• Mempunyai buku kerja dibuka sebagai Baca sahaja