Menggunakan Pengesahan Data untuk Mencegah Kemasukan Data Tidak Sah dalam Excel

01 dari 01

Cegah Kemasukan Data Tidak Sah

Menggunakan Pengesahan Data untuk Mencegah Kemasukan Data Tidak Sah

Pilihan pengesahan data Excel boleh digunakan untuk mengawal jenis dan nilai data yang dimasukkan ke dalam sel khusus dalam lembaran kerja .

Pelbagai peringkat kawalan yang boleh digunakan melibatkan:

• memaparkan mesej segera apabila sel yang mengandungi sekatan pengesahan data diklik tetapi tanpa sekatan data pada sel itu sendiri
• menyekat jenis dan julat data yang boleh dimasukkan ke dalam sel
• menggunakan formula yang terletak di lokasi yang berbeza untuk menentukan sama ada data dimasukkan ke dalam sel adalah sah

Tutorial ini merangkumi pilihan kedua untuk menyekat jenis dan julat data yang boleh dimasukkan ke dalam sel dalam lembaran kerja Excel.

Menggunakan Mesej Alert Ralat

Selain meletakkan sekatan ke atas data yang boleh dimasukkan ke dalam sel, mesej Ralat Alert boleh dipaparkan menerangkan sekatan apabila data tidak sah dimasukkan.

Terdapat tiga jenis isyarat ralat yang boleh dipaparkan dan jenis yang dipilih mempengaruhi betapa ketatnya sekatan yang ditegakkan:

• Berhenti - menghalang kemasukan data tidak sah
• Amaran - memberi amaran bahawa data tidak sah telah dimasukkan ke dalam sel dengan pilihan untuk mengatasi sekatan
• Maklumat - memberitahu pengguna bahawa data tidak sah telah dimasukkan ke dalam sel tetapi tidak menghalang kemasukannya

Pengecualian Alert Ralat

Isyarat ralat dipaparkan hanya apabila data diketik ke dalam sel. Mereka tidak muncul jika:

• data tidak sah disalin ke dalam sel atau dimasukkan menggunakan pemegang lengkung
• formula dalam sel mengira hasil yang tidak sah
• makro memasuki data tidak sah ke dalam sel

Contoh: Mencegah Kemasukan Data Tidak Sah

Seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas, contoh ini akan:

1. tetapkan pilihan pengesahan data yang hanya membenarkan angka keseluruhan dengan nilai kurang daripada 5 untuk dimasukkan ke dalam sel D1;
2. jika data tidak sah dimasukkan ke dalam sel, isyarat ralat Berhenti akan dipaparkan.

Membuka Peti Dialog Pengesahan Data

Semua pilihan pengesahan data dalam Excel ditetapkan menggunakan kotak dialog pengesahan data.

1. Klik pada sel D1 - lokasi di mana pengesahan data akan digunakan
2. Klik pada tab Data
3. Pilih Pengesahan Data daripada reben untuk membuka senarai drop-down
4. Klik pada Pengesahan Data dalam senarai untuk membuka kotak dialog pengesahan data

Tab Tetapan

Langkah-langkah ini mengehadkan jenis data yang boleh dimasukkan ke dalam sel D1 ke nombor keseluruhan dengan nilai kurang daripada lima.

1. Klik pada tab Tetapan dalam kotak dialog
2. Di bawah pilihan Allow: pilih Nombor Penuh daripada senarai
3. Di bawah Data: pilihan memilih kurang dari senarai
4. Dalam Maksimum: baris jenis nombor 5

Tab Perhatian Ralat

Langkah-langkah ini menentukan jenis amaran ralat yang dipaparkan dan mesej yang mengandunginya.

1. Klik tab Alert Ralat dalam kotak dialog
2. Pastikan kotak "Papar ralat amaran selepas data tidak sah dimasukkan" telah ditandakan
3. Di bawah Gaya: pilihan pilih Berhenti dari senarai
4. Dalam Tajuk: jenis baris: Nilai Data Tidak Sah
5. Dalam Mesej ralat: jenis baris: Hanya angka yang mempunyai nilai kurang dari 5 dibenarkan dalam sel ini
6. Klik OK untuk menutup kotak dialog dan kembali ke lembaran kerja

Menguji Tetapan Pengesahan Data

1. Klik pada sel D1
2. Taip nombor 9 dalam sel D1
3. Tekan kekunci Enter pada papan kekunci
4. Kotak mesej amaran ralat berhenti harus muncul di skrin kerana bilangan ini lebih besar daripada nilai maksimum yang ditetapkan dalam kotak dialog
5. Klik pada butang Retry pada kotak mesej amaran ralat
6. Taip nombor 2 dalam sel D1
7. Tekan kekunci Enter pada papan kekunci
8. Data harus diterima dalam sel kerana ia kurang daripada nilai maksimum yang ditetapkan dalam kotak dialog