Bagaimana Membuat Pangkalan Data dalam Excel

Jejaki kenalan, koleksi, dan data lain dengan pangkalan data Excel

Pada masa-masa, kita perlu mengesan maklumat dan tempat yang baik untuk ini dalam fail pangkalan data Excel. Sama ada senarai peribadi nombor telefon, senarai kenalan untuk anggota organisasi atau pasukan, atau koleksi syiling, kad, atau buku, fail pangkalan data Excel memudahkan masuk, menyimpan, dan mencari maklumat khusus.

Microsoft Excel telah membina alat untuk membantu anda menjejaki data dan mencari maklumat khusus apabila anda menginginkannya. Selain itu, dengan beratus-ratus lajur dan beribu-ribu baris , hamparan Excel boleh memegang sejumlah besar data .

Memasuki Data

Format asas untuk menyimpan data dalam pangkalan data Excel adalah jadual.

Sebaik sahaja jadual telah dibuat, alat data Excel boleh digunakan untuk mencari, menyusun, dan menapis rekod dalam pangkalan data untuk mencari maklumat tertentu.

Untuk mengikuti tutorial ini, masukkan data seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas.

Masukkan ID Pelajar dengan cepat:

1. Taipkan dua ID pertama - ST348-245 dan ST348-246 ke dalam sel A5 dan A6 .
2. Serlahkan dua ID untuk memilihnya.
3. Klik pada pemegang pengisi dan seretnya ke sel A13 .
4. Selebihnya ID Pelajar harus dimasukkan ke dalam sel A6 hingga A13 dengan betul.

Memasukkan Data dengan betul

Apabila memasuki data, penting untuk memastikan ia dimasukkan dengan betul. Selain baris 2 di antara judul spreadsheet dan tajuk lajur, jangan biarkan mana-mana baris kosong lain apabila memasukkan data anda. Juga, pastikan anda tidak meninggalkan mana-mana sel kosong.

Kesilapan data , disebabkan oleh kemasukan data yang salah, adalah sumber banyak masalah yang berkaitan dengan pengurusan data. Jika data dimasukkan dengan betul pada mulanya, program ini lebih cenderung memberikan anda kembali hasil yang anda inginkan.

Baris adalah Rekod

Setiap baris data, dalam pangkalan data dikenali sebagai rekod . Semasa memasuki rekod, ingatlah garis panduan ini:

• Tidak biarkan baris kosong dalam jadual yang dicipta. Ini termasuk TIDAK meninggalkan baris kosong antara tajuk lajur dan baris pertama data.
• Rekod boleh mengandungi data mengenai hanya satu item tertentu.
• Rekod juga mesti mengandungi SEMUA data dalam pangkalan data mengenai item itu. Tidak dapat maklumat mengenai item di lebih daripada satu baris.

Lajur adalah Medan

Walaupun baris dalam pangkalan data Excel dirujuk sebagai rekod, lajur dikenali sebagai medan . Setiap lajur memerlukan tajuk untuk mengenal pasti data yang terkandung di dalamnya. Tajuk-tajuk ini dipanggil nama lapangan.

• Nama lapangan digunakan untuk memastikan data untuk setiap rekod dimasukkan dalam urutan yang sama.
• Pastikan semua data dalam lajur dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika anda mula memasukkan nombor sebagai digit (seperti 10 atau 20), simpannya. Jangan ubah sebahagian jalan dan mula memasukkan nombor sebagai kata-kata (seperti sepuluh atau dua puluh). Selaras.
• Jangan meninggalkan ruangan kosong di dalam jadual.

Mewujudkan Jadual

Apabila data telah dimasukkan, ia boleh ditukar menjadi jadual . Untuk berbuat demikian:

1. Sorot sel A3 ke E13 dalam lembaran kerja.
2. Klik pada tab Laman Utama .
3. Klik pada pilihan Format sebagai Jadual pada reben untuk membuka menu drop down.
4. Pilih pilihan Jadual Medium Medium 9 untuk membuka Format sebagai kotak dialog Jadual .
5. Semasa kotak dialog terbuka, sel A3 hingga E13 pada lembaran kerja harus dikelilingi oleh semut berbaris.
6. Jika semut berkeliling mengelilingi rangkaian sel yang betul, klik Ok dalam kotak dialog Format sebagai Jadual .
7. Jika semut berbaris tidak mengelilingi rangkaian sel yang betul, sorot julat yang betul dalam lembaran kerja dan kemudian klik Ok dalam kotak dialog Format sebagai Jadual .
8. Jadual harus mempunyai anak panah drop-down ditambah di sebelah setiap nama lapangan dan baris jadual harus diformat dalam seli cahaya dan biru gelap.

Menggunakan Alat Pangkalan Data

Sebaik sahaja anda telah membuat pangkalan data, anda boleh menggunakan alat yang terletak di bawah anak panah jatuh di sebelah setiap nama bidang untuk menyusun atau menapis data anda.

Data Penyusun

1. Klik pada anak panah lungsur di sebelah nama medan Nama Akhir .
2. Klik pilihan Urus A hingga Z untuk menyusun pangkalan data mengikut abjad.
3. Sebaik sahaja disusun, Graham J. sepatutnya menjadi rekod pertama di dalam jadual dan Wilson. R sepatutnya menjadi yang terakhir.

Menapis Data

1. Klik pada anak panah drop-down di sebelah Nama medan Program .
2. Klik kotak semak di sebelah pilihan Pilih Semua untuk memadam semua kotak semak.
3. Klik pada kotak pilihan di sebelah pilihan Perniagaan untuk menambah tanda semak ke kotak.
4. Klik OK .
5. Hanya dua orang pelajar - G. Thompson dan F. Smith sepatutnya dapat dilihat kerana mereka adalah dua-satunya yang terdaftar dalam program perniagaan.
6. Untuk menunjukkan semua rekod, klik pada anak panah lungsur di sebelah nama medan Program .
7. Klik pada Clear Filter dari pilihan "Program" .

Memperluas Pangkalan Data

Untuk menambah rekod tambahan ke pangkalan data anda:

• Letakkan penunjuk tetikus anda di atas titik kecil di sudut kanan bawah meja.
• Penunjuk tetikus akan berubah menjadi anak panah dua.
• Apabila ini berlaku, klik dan tahan butang tetikus kanan dan seret penuding ke bawah untuk menambah baris kosong ke bahagian bawah pangkalan data.
• Tambah data berikut ke barisan baru ini:
  Sel - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Sains

Melengkapkan Pemformatan Pangkalan Data

1. Serlahkan sel A1 ke E1 dalam lembaran kerja.
2. Klik pada tab Laman Utama .
3. Klik pada pilihan Gabungan dan Pusat reben untuk memusatkan tajuk.
4. Klik pada Warna Isi (kelihatan seperti cat boleh) pada reben untuk membuka senarai drop down warna.
5. Pilih Blue, Accent 1 dari senarai untuk menukar warna latar belakang dalam sel A1 - E1 ke biru gelap.
6. Klik pada ikon Warna Font pada bar alat Pemformatan (ia adalah huruf besar "A") untuk membuka senarai drop-down warna fon.
7. Pilih Putih dari senarai untuk menukar warna teks dalam sel A1 - E1 hingga putih.
8. Sorot sel A2 - E2 dalam lembaran kerja.
9. Klik pada Warna Isi pada reben untuk membuka senarai drop down warna.
10. Pilih Blue, Accent 1, Lighter 80 dari senarai untuk mengubah warna latar belakang dalam sel A2 - E2 menjadi biru muda.
11. Serlahkan sel-sel A4 - E14 dalam lembaran kerja.
12. Klik pada pilihan Pusat pada reben ke pusat menyelaraskan teks dalam sel A14 hingga E14.
13. Pada ketika ini, jika anda telah mengikuti semua langkah tutorial ini dengan betul, hamparan anda harus menyerupai hamparan yang digambarkan dalam Langkah 1 tutorial ini.

Fungsi pangkalan data

Sintaks : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Di mana fungsi D adalah salah satu daripada yang berikut:

• DAVERAGE
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Jenis : Pangkalan data

Fungsi pangkalan data sangat berguna apabila Google Sheets digunakan untuk mengekalkan data berstruktur, seperti pangkalan data. Fungsi pangkalan data, Dfungsi , mengira fungsi yang sepadan pada subset dari rentang sel yang dianggap sebagai jadual pangkalan data. Fungsi pangkalan data mengambil tiga hujah:

• Database_arr adalah pelbagai, array tertanam atau array yang dihasilkan oleh ungkapan array yang disusun supaya setiap baris selepas Row 1 adalah rekod pangkalan data, dan setiap lajur adalah medan pangkalan data. Baris 1 mengandungi label untuk setiap medan.
• Field_str | num menunjukkan lajur (medan) yang mengandungi nilai-nilai yang akan diratakan. Ini boleh dinyatakan sama ada nama lapangan (rentetan teks) atau nombor lajur, di mana lajur kiri paling akan diwakili sebagai 1.
• Criteria_arr adalah pelbagai, array terbenam atau array yang dihasilkan oleh ungkapan array yang berstruktur sehingga barisan pertama mengandungi nama lapangan (kriteria) yang akan digunakan kriteria (kriteria), dan baris berikutnya mengandungi ujian bersyarat (s) .

Baris pertama dalam Kriteria menentukan nama lapangan. Setiap baris lain dalam Kriteria mewakili penapis, iaitu satu set sekatan ke atas bidang yang sepadan. Sekatan diterangkan dengan menggunakan notasi Query-by-Example, dan boleh menyertakan nilai yang sepadan atau pengendali perbandingan diikuti dengan nilai perbandingan. Contoh sekatan adalah: "Chocolate", "42", "> = 42", "<> 42". Sel kosong tidak bermakna sekatan pada bidang yang sepadan.

Penapis sepadan dengan baris pangkalan data sekiranya semua sekatan penapis (sekatan dalam baris penapis) dipenuhi. Baris pangkalan data (rekod) memenuhi Kriteria jika dan sekiranya sekurang-kurangnya satu penapis sepadan dengannya. Nama medan mungkin muncul lebih daripada sekali dalam julat Kriteria untuk membenarkan berbilang sekatan yang diguna pakai secara serentak (contohnya, suhu> = 65 dan suhu <= 82).

DGET adalah satu-satunya fungsi pangkalan data yang tidak mengagregatkan nilai-nilai. DGET mengembalikan nilai medan yang dinyatakan dalam hujah kedua (sama dengan VLOOKUP) hanya apabila betul-betul satu rekod sepadan dengan Kriteria; jika tidak, ia mengembalikan ralat yang menunjukkan tidak ada padanan atau beberapa padanan