Cara Secepat Berkongsi Fail Dengan Orang
SharePoint Online, perkhidmatan berasaskan awan yang dihoskan oleh Microsoft, adalah sebahagian daripada pelan Office 365, atau ia boleh diperolehi sebagai tambahan kepada SharePoint Server. Kepentingan utama dalam perkhidmatan SharePoint Online yang baru dan dinaik taraf adalah untuk meningkatkan perbualan interaktif dalam talian dan untuk memudahkan dan lebih selamat untuk berkongsi dokumen semasa dalam perjalanan.
Sekiranya anda sudah menjadi pengguna SharePoint Online, anda boleh menjangka perkhidmatan dinaik taraf. SharePoint Online kini termasuk penggunaan pada telefon mudah alih dan tablet dan pengalaman sosial yang lancar. Juga termasuk dalam Office 365 ialah OneDrive for Business, versi profesional OneDrive untuk penyimpanan dokumen dalam awan yang membolehkan anda menyegerakkan dengan fail yang disimpan pada komputer atau pelayan syarikat anda.
Perizakan Kebenaran dan Pengguna dalam Kumpulan
Kebenaran untuk berkongsi dokumen dalam SharePoint Online adalah terbaik dilakukan mengikut akses pengguna yang dikehendaki. Tahap kebenaran untuk SharePoint Online termasuk:
- Pengunjung - paparan dokumen dalam penyemak imbas
- Ahli - mengedit atau menyumbangkan dokumen
- Pemilik - mempunyai kebenaran penuh kawalan terhadap laman web SharePoint Online
Bagi pengunjung untuk memuat turun dokumen, keizinan mesti memasukkan akses "baca".
Nama kumpulan baru boleh diwujudkan untuk menubuhkan kumpulan pengguna tertentu atau kolaborasi pasukan . "Pereka Laman," "penulis," dan "Pelanggan," adalah contoh.
Berkongsi Dokumen Di Luar Organisasi Anda
Pengguna luaran biasanya pembekal, perunding, dan pelanggan yang anda ingin berkongsi dokumen dari semasa ke semasa.
Pemilik SharePoint Online yang mempunyai kebenaran penuh kawalan boleh berkongsi dokumen dengan pengguna luaran. Pengguna luaran boleh ditambah kepada kumpulan Pengguna Pelawat atau ahli untuk mengurus kebenaran kebenaran untuk berkongsi dokumen.
- Kongsi pautan tetamu. Pautan tetamu boleh dikongsi melalui e-mel untuk melihat dokumen dari perpustakaan dokumen SharePoint Online. Untuk meminimumkan risiko bahawa dokumen akan dikongsi dengan orang lain, anda boleh menghendaki pengguna luaran untuk melog masuk. Langkah ini mengharuskan anda menyediakan orang dalam kumpulan kebenaran (atau pengguna tidak berlesen dengan akses baca) untuk memastikan pautan tetamu tidak dapat dibuka oleh pengguna tanpa nama.
- Berkongsi dengan ahli. Jika pengguna luaran anda mempunyai langganan kepada Office 365 atau ahli tapak anda, anda boleh menghendaki mereka mendaftar masuk sebelum mengakses dokumen yang dikongsi. Langkah ini mengandaikan anda menambahkannya kepada kumpulan kebenaran ahli. Pengguna luaran tanpa Microsoft Office boleh memuat turun fail, asalkan mereka telah membaca akses.
- Kongsi pautan awam dari OneDrive for Business. OneDrive adalah kawasan simpanan dokumen yang ditempatkan di Office 365 jika perkhidmatan anda telah ditingkatkan. OneDrive lebih baik digunakan untuk berkongsi fail dengan pengguna awam luar yang berasingan dari perpustakaan dokumen SharePoint Online. OneDrive boleh dianggap sebagai versi akhir dokumen untuk tontonan awam-untuk diposkan sebagai pautan dari laman web atau blog, contohnya. Pustaka dokumen SharePoint Online anda boleh menjadi sumber, jadi buat salinan untuk OneDrive untuk membantu anda membezakan kedua-dua bidang, jika anda memilih untuk menggunakan OneDrive dengan cara ini.
- Berkongsi dokumen di dalam organisasi anda. Pengguna dalaman adalah orang dalam organisasi anda atau jabatan lain. Biasanya anda berkongsi dokumen secara berbeza, bergantung kepada sama ada anda bekerja dan bekerjasama dalam kumpulan atau anda menghantar dokumen pada intranet untuk orang lain untuk melihat status pengetahuan atau versi dokumen semasa.
- Berkongsi dengan ahli. Menggunakan Office 365 dengan SharePoint Online menyediakan akses kepada Apps Web Apps, perkhidmatan ringan yang berasaskan pelayar yang anda boleh gunakan untuk membuat, mengedit, dan berkongsi dokumen dalam talian. Pengguna dengan Microsoft Office boleh menyegerakkan fail dari komputer mereka dengan fail yang disimpan di SharePoint Online untuk berkongsi dengan ahli. Juga, pengguna dengan Microsoft Office boleh menyegerakkan fail dan folder dari SharePoint Online ke komputer atau peranti mudah alih untuk berfungsi di luar talian.
- Berkongsi dengan bukan ahli. Dengan menganggap tidak semua orang dalam organisasi anda mempunyai langganan kepada Office 365, dokumen boleh dikongsi bergantung kepada kumpulan kebenaran. Contohnya, bukan ahli seperti pasukan eksekutif dalam organisasi anda mungkin perlu menilai pustaka dokumen pemasaran di mana perisikan pasaran atau pengalaman pelanggan ditangkap di lapangan.
- Kongsi dari OneDrive. Anda boleh berkongsi fail dengan pengguna dalaman dari OneDrive. Anda boleh menggunakan OneDrive sebagai kawasan pementasan sebelum memindahkan dokumen ke dalam pustaka dokumen SharePoint Online.