Adakah Ia Idea yang Baik?
Sama ada atau tidak anda menggunakan akaun e-mel syarikat untuk menghantar e-mel peribadi adalah terpulang kepada syarikat. Terpulang kepada majikan anda untuk menubuhkan dasar dan garis panduan yang mengawal penggunaan sumber rangkaian mereka. Majikan hendaklah mempunyai pekerja membaca dan bersetuju dengan Dasar Penggunaan yang Boleh Diterima (AUP) yang menggariskan apa yang dibenarkan dan apa yang tidak sebelum memberikan mereka akses kepada sumber rangkaian.
Bagaimana dengan menggunakan akaun e-mel peribadi anda untuk menjalankan perniagaan?
Sekali lagi, jawapannya adalah ia mungkin tidak bijak. Adakah akaun e-mel peribadi anda mempunyai peraturan kata laluan yang sama seperti akaun e-mel syarikat anda? Adakah komunikasi di antara komputer anda dan pelayan pembekal e-mel peribadi dicagar atau disulitkan dalam beberapa cara? Sekiranya anda menghantar maklumat sensitif atau sulit, bolehkah ia dicegat, atau salinan akan disimpan atau disimpan di pelayan e-mel?
Sebagai tambahan kepada soalan-soalan ini, jika syarikat anda mematuhi mandat pematuhan seperti Sarbanes-Oxley (SOX) terdapat keperluan yang berkaitan dengan perlindungan dan pengekalan komunikasi e-mel yang berkaitan dengan syarikat. Jika anda bekerja untuk sebuah agensi kerajaan, ada peluang yang baik bahawa komunikasi anda adalah tertakluk kepada beberapa peraturan Kebebasan Maklumat. Dalam kedua-dua kes, menghantar maklumat rasmi pada akaun peribadi anda akan meletakkannya di luar kawalan yang ada untuk melindungi dan mengekalkan komunikasi e-mel. Melakukannya bukan sahaja pelanggaran kepatuhan, tetapi juga memberikan penampilan percubaan yang sengaja dan sengaja untuk menghindari sistem dan menutup rahsia komunikasi anda.
Tidak ada ilustrasi yang lebih baik tentang mengapa mencampurkan e-mel peribadi dengan e-mel kerja adalah idea yang mengerikan daripada penggunaan penggunaan e-mel peribadi Hillary Clinton pada masa beliau sebagai Setiausaha Negara. Ini adalah salah satu kes paling umum mengapa anda tidak perlu melakukan sesuatu seperti ini. Bukan sahaja ia menentang dasar kerajaan. Ini bukan idea yang baik kerana akaun e-mel peribadi biasanya tidak ada di mana-mana berhampiran dengan perlindungan teknikal yang dilakukan oleh sistem kerajaan. Bukan sistem kerajaan yang sempurna, tetapi mereka biasanya dikonfigurasikan sedemikian rupa untuk cuba meminimumkan ancaman keselamatan.
Di sisi lain lorong itu, seorang lagi Naib Presiden Naib Presiden, Sarah Palin, bekas Gabenor Alaska, belajar dengan cara yang sukar bahawa akaun e-mel peribadi tidak memberikan tahap keselamatan yang sama seperti sistem e-mel kerajaan Alaskan. Sebuah kumpulan yang memanggil 'tanpa nama' sendiri berjaya mengesan akaun mel Yahoo mereka sendiri. 'Anonymous' membuat segelintir mesej e-mel awam, lebih atau kurang untuk membuktikan mereka sebenarnya telah menggodam akaun tersebut. Beberapa tajuk dan penerima mesej seolah-olah menyokong khabar angin bahawa dia mungkin telah menggunakan e-mel peribadinya secara khusus untuk menjaga hal-hal yang ditangani secara etika daripada sistem e-mel kerajaan Alaskan dan di luar sebarang keperluan Kebebasan Maklumat.
Saya tidak pasti lagi bagaimana 'anonim' dapat memperoleh akses, tetapi pastikan anda mengikuti amalan yang baik apabila membuat kata laluan walaupun untuk akaun peribadi anda. Tetapi, kata laluan yang selamat atau tidak, gunakan penghakiman yang baik dan ikut peraturan apabila memutuskan sama ada untuk mencampur e-mel peribadi dan perniagaan.
Beberapa sumber hebat lain mengenai keselamatan e-mel termasuk yang berikut
- 5 Tips untuk Meningkatkan Keamanan Gmail Anda
- Bahaya Mesej Out-of-office-auto-reply
- Kenapa Anda Perlu Akaun E-mel Boleh Dipakai
Nota Editor: Artikel warisan ini dikemaskinikan oleh Andy O'Donnell