Simpan dalam Excel Menggunakan Kekunci Pintasan

Simpan awal, simpan seringkali!

Anda telah meletakkan banyak kerja dalam hamparan Excel anda; jangan biarkan ia hilang kerana anda terlupa untuk menyimpannya! Gunakan petua ini untuk memastikan kerja anda selamat dan disimpan untuk kali seterusnya anda memerlukan fail tersebut.

Excel Simpan Kekunci Pintasan

Di samping menyimpan fail buku kerja menggunakan pilihan Simpan yang terletak di bawah menu Fail atau ikon Simpan pada bar alat Akses Cepat, Excel mempunyai pilihan untuk menyimpan menggunakan kekunci pintasan pada papan kekunci.

Gabungan utama untuk jalan pintas ini ialah:

Ctrl + S

• Sekiranya fail tersebut telah disimpan sebelum ini, penunjuk tetikus akan berubah menjadi ikon kaca sejam semasa simpanan berlaku.
• Sekiranya buku kerja disimpan untuk kali pertama, kotak dialog Save As akan dibuka.

Simpan Masa Pertama

Apabila fail disimpan buat kali pertama, dua keping maklumat mesti dinyatakan dalam kotak dialog Simpan Sebagai:

• Nama fail (sehingga 255 aksara termasuk ruang).
• Lokasi (folder) di mana fail akan disimpan.

Simpan Sering

Oleh kerana menggunakan kekunci pintasan Ctrl + S adalah cara mudah untuk menyimpan data, ia adalah idea yang baik untuk menyimpan dengan kerap - sekurang-kurangnya setiap lima minit - untuk mengelakkan kehilangan data sekiranya berlaku kemalangan komputer.

Simpan Penyimpanan Lokasi

Sejak Excel 2013, ada kemungkinan lokasi pin disimpan yang sering digunakan di bawah Simpan As .

Melakukannya menyimpan lokasi mudah diakses di bahagian atas senarai Folder Terkini. Tiada had untuk bilangan lokasi yang boleh disematkan.

Untuk pin lokasi simpan:

1. Klik pada Fail> Simpan As.
2. Dalam tetingkap Simpan As, letakkan penunjuk tetikus pada lokasi yang dikehendaki di bawah folder Terkini.
3. Di sebelah kanan sebelah kanan skrin, imej mendatar kecil pin tekan muncul untuk lokasi tersebut.
4. Klik pada pin untuk lokasi tersebut. Imej berubah kepada imej menegak pin tekan yang menunjukkan lokasi kini disematkan ke bahagian atas senarai Folder Terkini.
5. Untuk menyahpasang lokasi, klik pada imej pin push menegak lagi untuk mengubahnya kembali ke pin mendatar.

Menyimpan Fail Excel dalam Format PDF

Salah satu ciri yang diperkenalkan pada Excel 2010 adalah keupayaan untuk menukar atau menyimpan fail spreadsheet Excel dalam format PDF.

Fail PDF (Format Dokumen Portable) membolehkan orang lain melihat dokumen tanpa memerlukan program asal - seperti Excel - dipasang pada komputer mereka.

Sebaliknya, pengguna boleh membuka fail dengan program pembaca PDF percuma seperti Adobe Acrobat Reader.

Fail PDF juga membolehkan anda membiarkan orang lain melihat data hamparan tanpa memberi mereka peluang untuk mengubahnya.

Menyimpan Lembaran Kerja Aktif dalam Format PDF

Apabila menyimpan fail dalam format PDF, secara lalai hanya semasa, atau lembaran kerja aktif - iaitu lembaran kerja pada skrin - disimpan.

Langkah-langkah untuk menyimpan lembaran kerja Excel dalam format PDF menggunakan pilihan Simpan Excel sebagai pilihan jenis fail adalah:

1. Klik pada tab Fail pada reben untuk melihat pilihan menu yang ada.
2. Klik pada pilihan Save As untuk membuka kotak dialog Save As.
3. Pilih lokasi untuk menyimpan fail di bawah baris Simpan Dalam di bahagian atas kotak dialog.
4. Taipkan nama untuk fail di bawah garis nama Fail di bahagian bawah kotak dialog.
5. Klik pada anak panah bawah pada akhir baris Simpan sebagai jenis di bahagian bawah kotak dialog untuk membuka menu lungsur.
6. Tatal melalui senarai untuk mencari dan klik pada pilihan PDF (* .pdf) untuk menjadikannya muncul dalam baris Simpan sebagai kotak dialog.
7. Klik Simpan untuk menyimpan fail dalam format PDF dan tutup kotak dialog.

Simpan Halaman Pelbagai atau Buku Kerja Seluruh dalam Format PDF

Seperti yang dinyatakan, pilihan Save As default hanya menyimpan lembaran kerja semasa dalam format PDF.

Terdapat dua cara untuk menukar menyimpan berbilang lembaran kerja atau keseluruhan buku kerja dalam format PDF:

1. Untuk menyimpan berbilang halaman dalam buku kerja, sorot tab lembaran kerja sebelum menyimpan fail. Hanya helaian ini akan disimpan dalam fail PDF.
2. Untuk menyimpan keseluruhan buku kerja:
   • Serlahkan semua tab helaian;
   • Buka Pilihan dalam kotak dialog Simpan Sebagai.

Nota : Butang Pilihan hanya akan kelihatan selepas jenis fail ditukar kepada PDF (* .pdf) dalam kotak dialog Simpan Sebagai. Ia memberi anda beberapa pilihan mengenai maklumat dan data yang disimpan dalam format PDF.

1. Klik pada pilihan PDF (* .pdf) untuk membuat butang Opsyen muncul dalam baris Simpan seperti kotak dialog;
2. Klik pada butang untuk membuka kotak dialog Opsyen ;
3. Pilih Seluruh Buku Kerja di bahagian Terbitkan apa;
4. Klik OK untuk kembali ke kotak dialog Save As.