Tutorial Tutorial Excel 2003

01 dari 09

Tinjauan Pangkalan Data Excel 2003

Pada masa-masa, kita perlu mengesan maklumat dan tempat yang baik untuk ini dalam fail pangkalan data Excel. Sama ada senarai peribadi nombor telefon, senarai kenalan untuk anggota organisasi atau pasukan, atau koleksi syiling, kad, atau buku, fail pangkalan data Excel memudahkan masuk, menyimpan, dan mencari maklumat khusus.

Excel telah membina alat untuk membantu anda menjejaki data dan mencari maklumat khusus apabila anda menginginkannya. Selain itu, dengan beratus-ratus lajur dan beribu-ribu baris, hamparan Excel boleh memegang sejumlah besar data.

Juga lihat tutorial yang berkaitan: Excel 2007/2010/2013 Langkah demi Langkah Panduan Pangkalan Data .

02 dari 09

Jadual Data

Format asas untuk menyimpan data dalam pangkalan data Excel adalah jadual. Dalam jadual, data dimasukkan dalam baris. Setiap baris dikenali sebagai rekod .

Sebaik sahaja jadual telah dibuat, alat data Excel boleh digunakan untuk mencari, menyusun, dan menapis rekod dalam pangkalan data untuk mencari maklumat tertentu.

Walaupun terdapat beberapa cara anda boleh menggunakan alat data ini di Excel, cara yang paling mudah untuk melakukannya ialah membuat apa yang dikenali sebagai senarai dari data dalam jadual.

Untuk mengikuti tutorial ini:

• masukkan data seperti yang ditunjukkan dalam imej di atas.

Petua - Untuk memasukkan ID pelajar dengan cepat:

1. Taipkan dua ID pertama - ST348-245 dan ST348-246 ke dalam sel A5 dan A6.
2. Serlahkan dua ID untuk memilihnya.
3. Klik pada pemegang pengisi dan seretnya ke sel A13.
4. Selebihnya ID Pelajar harus dimasukkan ke dalam sel A6 hingga A13 dengan betul.

03 dari 09

Memasukkan Data dengan betul

Apabila memasuki data, penting untuk memastikan ia dimasukkan dengan betul. Selain baris 2 di antara judul spreadsheet dan tajuk lajur, jangan biarkan mana-mana baris kosong lain apabila memasukkan data anda. Juga, pastikan anda tidak meninggalkan mana-mana sel kosong.

Kesilapan data, disebabkan oleh kemasukan data yang salah, adalah sumber banyak masalah yang berkaitan dengan pengurusan data. Jika data dimasukkan dengan betul pada mulanya, program ini lebih cenderung memberikan anda kembali hasil yang anda inginkan.

04 dari 09

Baris adalah Rekod

Seperti yang disebutkan, baris data, dalam pangkalan data dikenali sebagai rekod. Semasa memasuki rekod, ingatlah garis panduan ini:

• Tinggalkan tiada baris kosong dalam jadual yang dicipta, tidak juga antara tajuk dan baris pertama data.
• Rekod boleh mengandungi data mengenai hanya satu item tertentu.
• Rekod juga mesti mengandungi SEMUA data dalam pangkalan data mengenai item itu. Tidak dapat maklumat mengenai item di lebih daripada satu baris.
  

05 dari 09

Lajur adalah Medan

Walaupun baris dalam pangkalan data Excel dirujuk sebagai rekod, lajur dikenali sebagai medan . Setiap lajur memerlukan tajuk untuk mengenal pasti data yang terkandung di dalamnya. Tajuk-tajuk ini dipanggil nama lapangan.

• Nama lapangan digunakan untuk memastikan data untuk setiap rekod dimasukkan dalam urutan yang sama.
• Pastikan semua data dalam lajur dimasukkan menggunakan format yang sama. Jika anda mula memasukkan nombor sebagai digit (seperti 10 atau 20), simpannya. Jangan ubah sebahagian jalan dan mula memasukkan nombor sebagai kata-kata (seperti sepuluh atau dua puluh). Selaras.
• Tidak biarkan ruangan kosong dalam jadual.

06 dari 09

Membuat Senarai

Apabila data telah dimasukkan ke dalam jadual, ia boleh ditukar ke senarai . Untuk berbuat demikian:

1. Serlahkan sel A3 ke E13 dalam lembaran kerja.
2. Klik Data> Senarai> Cipta Senarai dari menu untuk membuka kotak dialog Senarai Buat .
3. Semasa kotak dialog terbuka, sel A3 hingga E13 pada lembaran kerja harus dikelilingi oleh semut berbaris.
4. Jika semut berkeliling mengelilingi rangkaian sel yang betul, klik Ok dalam kotak dialog Senarai Buat .
5. Jika semut berkeliling tidak mengelilingi rangkaian sel yang betul, sorot julat yang betul dalam lembaran kerja dan kemudian klik Ok dalam kotak dialog Senarai Buat .
6. Jadual harus dikelilingi oleh sempadan gelap dan telah menurunkan panah ditambah di sebelah setiap nama lapangan.

07 dari 09

Menggunakan Alat Pangkalan Data

Sebaik sahaja anda telah membuat pangkalan data, anda boleh menggunakan alat yang terletak di bawah anak panah jatuh di sebelah setiap nama bidang untuk menyusun atau menapis data anda.

Data Penyusun

1. Klik pada anak panah lungsur di sebelah nama medan Nama Akhir .
2. Klik pada pilihan Sort Ascending untuk menyusun pangkalan data dari abjad A ke Z.
3. Sekali disusun, Graham J. sepatutnya menjadi rekod pertama di dalam jadual dan Wilson R. sepatutnya menjadi yang terakhir.

Menapis Data

1. Klik pada anak panah lungsur di sebelah Nama medan Program .
2. Klik pada pilihan Perniagaan untuk menyaring mana-mana pelajar, bukan dalam program perniagaan.
3. Klik OK.
4. Hanya dua orang pelajar - G. Thompson dan F. Smith sepatutnya dapat dilihat kerana mereka adalah dua-satunya yang terdaftar dalam program perniagaan.
5. Untuk menunjukkan semua rekod, klik pada anak panah lungsur di sebelah nama medan Program .
6. Klik pada pilihan Semua .
   

08 dari 09

Memperluas Pangkalan Data

Untuk menambah rekod tambahan ke pangkalan data anda:

• Baris kosong yang mengandungi asterisk (sel A14 hingga E14) ditambahkan ke bahagian bawah pangkalan data apabila ia dibuat.
• Data tambahan boleh ditambah ke pangkalan data menggunakan baris kosong ini.
• Tambah data berikut:
  
  Sel - Data
  A14 - ST348-255
  B14 - Christopher
  C14 - A.
  D14 - 22
  E14 - Sains

09 dari 09

Melengkapkan Pemformatan Pangkalan Data

Nota : Langkah ini melibatkan penggunaan ikon yang terdapat pada bar alat Pemformatan , yang biasanya terletak di bahagian atas skrin Excel 2003. Sekiranya tidak hadir, baca bagaimana untuk mencari toolbar Excel untuk membantu anda mengesannya.

1. Serlahkan sel A1 ke E1 dalam lembaran kerja.
2. Klik pada ikon Gabungan dan Pusat pada Pemformatan Toolbar untuk memusatkan tajuk.
3. Dengan sel A1 hingga E1 masih terpilih, klik pada ikon Isi Warna pada Barisan Pemformatan (kelihatan seperti cat boleh) untuk membuka senarai lungsur warna latar belakang.
4. Pilih Sea Green dari senarai untuk menukar warna latar belakang sel A1 - E1 ke hijau gelap.
5. Klik pada ikon Warna Font pada Baris Pemformatan (ia adalah huruf besar "A") untuk membuka senarai drop-down warna fon.
6. Pilih Putih dari senarai untuk menukar warna teks dalam sel A1 - E1 hingga putih.
7. Sorot sel A2 - E2 dalam lembaran kerja.
8. Klik ikon Isi Warna pada Bar Pemformatan untuk membuka senarai lungsur warna latar belakang.
9. Pilih Light Green dari senarai untuk menukar warna latar belakang sel A2 - E2 menjadi hijau muda.
10. Sorot sel A3 - E14 pada lembaran kerja.
11. Pilih Format> AutoFormat dari menu untuk membuka kotak dialog AutoFormat .
12. Pilih Senarai 2 dari senarai pilihan untuk memformat sel A3 - E14.
13. Sorot sel A3 - E14 pada lembaran kerja.
14. Klik pada Center optionicon pada Toolbar Pemformatan untuk menengahkan teks dalam sel A3 hingga E14.
15. Pada ketika ini, jika anda telah mengikuti semua langkah tutorial ini dengan betul, hamparan anda harus menyerupai hamparan yang digambarkan dalam Langkah 1 tutorial ini.