Satu kelemahan untuk menggunakan gabungan mel untuk membuat dokumen ialah anda menjalankan risiko lebih tinggi untuk membuat lebih banyak kesilapan daripada jika anda membuat setiap dokumen anda secara individu. Sekiranya anda tidak biasa dengan penggabungan mel, risiko membuat kesilapan bencana yang dapat mengawal semua dokumen cetakan anda lebih tinggi.
Itu bukan untuk mengatakan bahawa penggabungan mel pengalaman tidak perlu membuktikan dokumen mereka juga. Item berikut adalah kesilapan teratas 5 mel yang harus anda semak dokumen anda sebelum menyelesaikannya dan menghantarnya keluar untuk dicetak.
1. Komprehensif
Adalah penting untuk anda menyemak semula sama ada anda memasukkan semua maklumat yang diperlukan untuk gabungan mel yang berjaya. Ia agak mudah untuk mengabaikan bidang apabila anda membuat dokumen anda. Beri perhatian khusus kepada alamat dan yang lebih penting, kod ZIP. Anda juga harus memastikan bahawa garis ucapan atau kawasan lain di mana anda telah memasukkan beberapa bidang berturut-turut semuanya diisi dengan betul.
2. Ketepatan
Walaupun ini mungkin kelihatan seperti akal sehat, anda akan terkejut melihat berapa ramai orang merosakkan gabungan mel mereka kerana mereka tidak memeriksa ketepatannya. Untuk memastikan ketepatan gabungan mel anda, anda perlu memastikan bahawa anda memasukkan medan yang betul di lokasi yang betul. Jika anda mempunyai medan dengan nama yang sama, semuanya terlalu mudah untuk memasukkan salah. Jika anda mendapati anda membuat kesilapan ini dengan kerap, adalah idea yang baik untuk menilai semula nama-nama yang anda beri bidang anda untuk mengelakkan sebarang kekeliruan pada masa akan datang.
3. Spasi
Spek mungkin tidak kelihatan seperti perkara yang paling penting apabila bekerja dengan gabungan mel, tetapi jarak tidak memainkan faktor penting. Kadang-kadang sukar untuk memberitahu berapa banyak ruang yang telah anda masukkan ke dalam dokumen. Penggunaan medan gabungan mel membuatnya lebih sukar untuk dibicarakan, terutamanya apabila mereka hampir bersama. Anda juga mungkin mendapati bahawa anda telah mengecualikan semua ruang. Adalah penting untuk menyemak dokumen anda untuk memastikan bahawa anda mempunyai ruang di antara semua bidang sebaliknya, produk akhir hanya akan menjadi beberapa kata laluan jangka panjang yang tidak boleh dibaca secara besar-besaran.
4. Tanda baca
Begitu juga dengan jarak, ramai orang mengabaikan nilai dan kepentingan tanda baca apabila bekerja dengan mel mel. Sangat mudah mengabaikan tanda baca anda ketika bekerja dengan mel bergabung medan kerana jarak. Anda akan mendapati bahawa anda sering menyalah letak tanda baca, menghilangkannya sepenuhnya, atau menambah tanda baca ganda apabila anda mempunyai beberapa bidang penggabungan mel secara berturut-turut.
5. Pemformatan
Pemformatan teks anda adalah salah satu kesilapan utama yang membawa kepada "cantuman mel tidak berfungsi" carian Google. Adalah penting bagi anda untuk menyemak sama ada pemformatan yang digunakan pada medan gabungan mel anda adalah betul. Sama ada anda penggabungan mel baru atau anda telah menyelesaikan beratus-ratus gabungan surat, adalah penting untuk memeriksa bidang penggabungan mel anda untuk menyalin, menggarisbawahi, dan memformat tebal dan membetulkannya sebelum anda menyelesaikan Gabungan Surat.
Mengakhiri
Ini bukannya satu senarai kesilapan yang boleh anda perkenalkan dalam proses gabungan mel, tetapi ia adalah tempat yang baik untuk bermula. Dan ia tidak mengatakan bahawa anda perlu bukti untuk kesalahan lain, seperti typos dan salah ejaan, yang boleh berlaku dalam mana-mana dokumen. Tiada sesiapa yang sempurna; sesetengah orang lebih baik berpura-pura mereka!
Diedit oleh: Martin Hendrikx