Cara Mengemas kini Teks Secara Automatik dalam Dokumen Word

Menggunakan teks yang dipautkan dalam pelbagai fail MS Word menjimatkan masa

Mengemaskini teks yang sama merentas berbilang dokumen Word boleh memakan masa, benar - benar memakan masa jika anda mempunyai banyak dokumen untuk diedit. Mujurlah, MS Word termasuk fungsi pautan yang sangat berguna yang boleh menjadikan keseluruhan proses ini sangat mudah, tetapi anda perlu mempersiapkannya.

Jenis penyambungan ini berguna jika teks adalah sama dalam semua dokumen dan , apabila teks perlu dikemas kini, semua teks perlu dikemas kini . Ini adalah senario yang sangat spesifik, tetapi yang dapat menjimatkan banyak masa jika anda menggunakannya.

Sebagai contoh, katakan anda mempunyai 20 dokumen Microsoft Word yang ditetapkan untuk mencetak 20 helaian label label yang berlainan, dan setiap halaman mempunyai berpuluh-puluh label. Jika anda berfikir bahawa anda mungkin perlu mengemas kini alamat tersebut, anda boleh mengelakkan melakukan secara manual dengan membuat dokumen berasingan yang menyenaraikan 20 alamat. Kemudian, hubungkan 20 dokumen ke satu halaman alamat supaya apabila anda memperbaharui alamat di sana, mana-mana dokumen yang memaut kepadanya akan mengemaskini juga.

Satu lagi contoh untuk membantu memahami konsep menghubungkan dokumen Word boleh dilihat jika anda mempunyai beberapa dokumen Word dengan nama anda ditaip dalam setiap, tetapi anda akan berkahwin tidak lama lagi. Sebaliknya harus kembali ke setiap dokumen kemudian untuk menukar nama terakhir anda, hanya masukkan pautan ke dokumen lain, dan kemudian apabila anda mengemas kini nama terakhir anda di sana, nama anda akan berubah dalam semua dokumen lain!

Seperti yang anda dapat lihat, ini adalah cara mudah untuk menggantikan teks merentasi pelbagai dokumen Word sekaligus. Sekali lagi, bagaimanapun, ia hanya berguna jika anda memasukkan blok teks yang sama di seluruh tempat dan teks itu perlu dikemas kini pada satu ketika.

Nota: Pautan teks jenis ini tidak sama dengan hyperlink yang membuka halaman web atau fail lain apabila diklik.

Cara Memasukkan Pautan Teks di Word

1. Dalam dokumen Microsoft Word yang baru, masukkan teks yang akan anda pautkan dari dokumen lain. Formatnya tepat seperti yang anda mahu ia muncul dalam semua dokumen. Untuk meminjam dari contoh pertama di atas, dokumen ini adalah tempat anda menaip 20 alamat yang berbeza.
2. Simpan fail untuk menjana pautan. Tidak kira di mana anda menyimpannya, tetapi pastikan anda tahu di mana ia berada.
   1. Penting: Jika anda menggerakkan fail yang mengandungi teks, anda perlu memasukkan semula pautan yang dikemaskini kepada teks dalam semua dokumen yang dipautkan, jadi lebih baik untuk mempertimbangkan perkara ini sebelum anda memilih tempat menyimpannya.
3. Serlahkan teks yang anda mahu sambungkan supaya ia dipilih.
4. Klik kanan atau ketik dan tahan teks yang dipilih dan kemudian pilih Salin dari menu. Pilihan lain ialah menggunakan papan kekunci anda: gunakan Ctrl + C pada PC atau Command + C pada Mac.
5. Dari dokumen lain atau yang sama, letakkan kursor di mana sahaja anda mahu teks yang dipautkan pergi. Anda sentiasa boleh menukar lokasi kemudian, seperti yang anda boleh apabila memindahkan mana-mana teks.
6. Dari tab Rumah dalam edisi Word yang lebih baru, pilih anak panah kecil di bawah "Tampal" dan kemudian pilih pilihan Tempahan Khas .... Dalam versi yang lebih lama, gunakan menu Edit untuk memilih item Tampal Khas .

1. Dari kotak dialog "Tampal Khas", pilih pilihan pautan Tampal .
2. Di sebelah kanan skrin itu terdapat beberapa pilihan, tetapi Teks Terformat (RTF) adalah salah satu yang menyekat teks yang dipautkan tepat seperti yang ditunjukkan dalam dokumen asal.
3. Ulangi proses ini seberapa banyak yang anda perlukan dalam dokumen yang sama atau bagi setiap dokumen berasingan yang anda ingin sambungkan ke teks asal.