Ciri Merge Mail Microsoft membolehkan anda menghantar dokumen yang sama dengan sedikit perubahan kepada sejumlah besar penerima. Istilah "menggabungkan" berasal dari fakta bahawa satu dokumen (huruf, sebagai contoh) digabungkan dengan dokumen sumber data , seperti spreadsheet .
Ciri gabungan mel teks berfungsi dengan lancar dengan data dari Excel. Walaupun Word juga membolehkan anda mencipta sumber datanya sendiri, pilihan untuk menggunakan data ini adalah terhad. Selanjutnya, jika anda sudah mempunyai data anda dalam hamparan, tidak masuk akal untuk mengetik semula semua maklumat ke dalam sumber data Word.
Menyediakan Data Anda untuk Merge Mail
Secara teorinya, anda boleh menggunakan mana-mana lembaran kerja Excel dalam fungsi gabungan mel Word tanpa sebarang persediaan khusus. Bagaimanapun, disarankan agar anda mengambil sedikit masa untuk menyediakan lembaran kerja anda untuk mengoptimumkan proses penggabungan mel .
Berikut adalah beberapa garis panduan untuk memerhatikan yang akan membantu membuat proses penggabungan mel pergi dengan lebih lancar.
Atur Data Spreadsheet Anda
Dengan risiko menyatakan yang jelas, data anda harus diatur dengan rapi ke dalam baris dan lajur. Fikirkan setiap baris sebagai rekod tunggal dan setiap lajur sebagai medan yang anda akan masukkan ke dalam dokumen anda. (Lihat tutorial kemasukan data Excel jika anda memerlukan penyegar semula.)
Buat Header Row
Buat baris pengepala untuk helaian yang anda ingin gunakan untuk gabungan mel. Baris pengepala adalah barisan yang mengandungi label yang mengenal pasti data dalam sel di bawah. Excel kadang-kadang boleh membezakan antara data dan label, jadi jelaskan dengan menggunakan teks tebal, sempadan sel dan teduhan sel yang unik kepada baris pengepala. Ini akan memastikan Excel membezakannya dari seluruh data anda.
Kemudian apabila anda menggabungkan data dengan dokumen utama, label akan muncul sebagai nama medan gabungan, jadi tidak akan ada kekeliruan mengenai data yang anda masukkan ke dalam dokumen anda. Selain itu, amalan yang baik untuk melabelkan lajur anda, kerana ia membantu menghalang kesilapan pengguna.
Masukkan Semua Data pada Helaian Tunggal
Data yang anda ingin gunakan untuk gabungan mel mesti berada pada satu helaian. Sekiranya ia tersebar di beberapa helaian, anda perlu menggabungkan helaian atau melakukan gabungan gabungan mel. Juga, pastikan helaian tersebut diberi nama dengan jelas , kerana anda perlu memilih lembaran yang anda ingin gunakan tanpa melihatnya.
Menggabungkan Sumber Data dalam Gabungan Surat
Langkah seterusnya dalam proses penggabungan mel adalah untuk mengaitkan spreadsheet Excel yang telah disediakan dengan dokumen Word anda.
- Pada bar alat Mail Merge, klik butang Sumber Data Terbuka .
- Dalam kotak dialog Sumber Data Pilih, navigasi ke folder sehingga anda menemui buku kerja Excel anda. Sekiranya anda tidak dapat mencari fail Excel anda, pastikan "Semua sumber data" dipilih dalam menu lungsur berlabel "Fail jenis".
- Klik dua kali pada sumber sumber Excel anda, atau pilih dan klik Terbuka .
- Dalam kotak dialog Select Table, pilih lembaran Excel yang mengandungi data yang ingin anda gabungkan dengan dokumen anda.
- Pastikan kotak pilihan di sebelah "Barisan pertama data mengandungi tajuk lajur" ditandakan.
- Klik OK .
Sekarang sumber data telah dikaitkan dengan dokumen utama, anda boleh mula memasukkan teks dan / atau mengedit dokumen Word anda. Anda tidak boleh, bagaimanapun, membuat perubahan kepada sumber data anda dalam Excel; jika anda perlu membuat perubahan kepada data, anda mesti menutup dokumen utama dalam Word sebelum anda boleh membuka sumber data dalam Excel.
Memasukkan bidang penggabungan ke dalam dokumen anda adalah mudah dengan mengikuti langkah-langkah berikut:
- Klik butang Sisipkan Sijil Merge pada bar alat penggabungan surat. Kotak dialog Sijil Masukkan Sijil akan muncul.
- Serlahkan nama medan yang anda mahu masukkan dari senarai dan klik Masukkan .
- Kotak akan tetap terbuka, membolehkan anda memasukkan lebih banyak medan. Jika anda memasukkan lebih daripada satu bidang secara berturut-turut, Word tidak akan secara automatik menambah ruang antara medan dalam dokumen anda; anda mesti melakukan ini sendiri selepas anda menutup kotak dialog. Dalam dokumen anda, anda akan melihat nama medan yang dikelilingi oleh anak panah berganda.
- Apabila selesai, klik Tutup .
Memasukkan Blok Alamat dan Salam-Gunakan dengan berhati-hati
Microsoft baru-baru ini menambah ciri gabungan mel yang membolehkan anda memasukkan blok alamat dan saluran ucapan. Dengan mengklik butang masing-masing pada bar alat, Word akan membolehkan anda memasukkan beberapa bidang sekaligus, diatur dalam variasi biasa.
Butang blok alamat masukkan adalah yang di sebelah kiri; garisan ucapan salib di sebelah kanan.
Selanjutnya, apabila anda mengklik pada butang sama ada, Word memaparkan kotak dialog yang memberi anda beberapa pilihan pada bidang mana yang anda ingin dimasukkan, bagaimana anda ingin disusun, bantalan apa yang harus disertakan dan lain-lain. Walaupun ini agak mudah-dan jika anda menggunakan sumber data yang dibuat dalam Word-ia boleh mengelirukan jika anda menggunakan lembaran kerja Excel.
Ingatlah apabila cadangan mengenai menambah baris tajuk dalam lembaran kerja anda pada halaman 1 artikel ini? Nah, jika anda menamakan sesuatu bidang selain dari apa yang digunakan oleh Word sebagai nama lapangan untuk data yang serupa, Word mungkin sepadan dengan bidang yang salah.
Apakah ini bermakna jika anda menggunakan blok alamat memasukkan atau memasukkan butang garis ucapan , data mungkin muncul dalam susunan yang berbeza daripada yang anda tentukan-semata-mata kerana label tidak sepadan. Mujurlah, Microsoft menjangka ini dan dibina dalam ciri Bidang Padanan yang membolehkan anda memadankan nama lapangan anda kepada yang digunakan Word dalam blok.
Menggunakan Bidang Padanan untuk Label Label Peta dengan Betul
Untuk memadankan medan, ikuti langkah berikut:
- Klik pada butang Padanan Perlawanan pada bar alat.
- Dalam kotak dialog Bidang Perlawanan, anda akan melihat senarai nama medan Word di sebelah kiri. Di sebelah kanan kotak, anda akan melihat lajur kotak lungsur. Nama dalam setiap kotak lungsur adalah bidang yang digunakan oleh Word untuk setiap bidang masing-masing dalam blok Alamat atau blok Jalur kue. Untuk membuat sebarang perubahan, pilih nama medan dari kotak jatuh turun.
- Sebaik sahaja anda selesai membuat perubahan, klik OK .
Anda juga boleh memaparkan kotak dialog Match Fields dengan mengklik butang Bidang Padanan di bahagian bawah sama ada Blok Alamat Blok atau Baris Greeting Line, yang keduanya muncul apabila anda mengklik butang bar alat masing-masing.
Melihat Dokumen Merge Mail
Sebelum kita menyusun dan mencetak dokumen gabungan anda, nota tentang pemformatan: Apabila memasukkan bidang gabungan ke dalam dokumen, Word tidak membawa pemformatan data dari sumber data.
Memohon Pemformatan Istimewa dari Spreadsheet Sumber
Jika anda ingin memohon pemformatan khas seperti huruf miring, berani atau garis bawah, anda mesti berbuat demikian di dalam Word. Sekiranya anda melihat dokumen dengan medan, anda mesti memilih anak panah berganda di kedua-dua belah medan yang anda ingin memohon pemformatan. Jika anda melihat data yang digabungkan dalam dokumen itu, cukup serlahkan teks yang ingin anda ubah.
Ingat bahawa sebarang perubahan akan dibawa ke seluruh dokumen yang digabungkan, bukan hanya individu.
Menyamai Dokumen Tergabung
Untuk mempratonton dokumen gabungan anda, klik butang Data Merged Lihat pada bar alat Mail Merge. Butang ini berfungsi seperti suis toggle, jadi jika anda ingin kembali melihat hanya medan dan bukan data yang terkandung, klik sekali lagi.
Anda boleh menavigasi dokumen yang digabungkan dengan menggunakan butang navigasi pada bar alat Mail Merge. Mereka adalah, dari kiri ke kanan: Rekod Pertama , Rekod Sebelumnya , Pergi Ke Rekod , Rekod Seterusnya , Rekod Terkini .
Sebelum anda menggabungkan dokumen anda, anda harus mempratonton semuanya, atau sebanyak yang anda boleh untuk mengesahkan bahawa semuanya digabungkan dengan betul. Perhatikan perkara-perkara seperti tanda baca dan jarak di sekitar data yang digabungkan.
Muktamadkan Dokumen Merge Mail Anda
Apabila anda sudah bersedia untuk menggabungkan dokumen anda, anda mempunyai dua pilihan.
Gabung kepada Pencetak
Yang pertama ialah menggabungkan mereka ke pencetak. Jika anda memilih pilihan ini, dokumen akan dihantar ke pencetak tanpa sebarang perubahan. Anda boleh bergabung dengan pencetak hanya dengan mengklik butang bar alat Merge to Printer .
Bergabung menjadi Dokumen Baru
Jika anda perlu mempersonalisasikan beberapa atau semua dokumen (walaupun, anda akan bijak untuk menambah medan nota dalam sumber data untuk nota peribadi), atau membuat sebarang perubahan lain sebelum anda mencetak, anda boleh menggabungkannya ke dokumen baru; jika anda menggabungkan dokumen baru, mel menggabungkan dokumen utama dan sumber data akan tetap utuh, tetapi anda akan mempunyai fail kedua yang mengandungi dokumen yang digabungkan.
Untuk melakukan ini, cukup klik butang bar alat Merge to New Document .
Kaedah mana yang anda pilih, anda akan dibentangkan dengan kotak dialog di mana anda boleh memberitahu Word untuk menggabungkan semua rekod, rekod semasa, atau pelbagai rekod.
Klik butang pilihan di sebelah pilihan yang anda kehendaki dan kemudian klik OK .
Jika anda ingin menggabungkan julat, anda perlu memasukkan nombor permulaan dan nombor akhir untuk rekod yang anda ingin sertakan dalam gabungan sebelum anda klik OK .
Jika anda memilih untuk mencetak dokumen, selepas kotak dialog muncul, anda akan dipaparkan dengan kotak dialog Cetak. Anda boleh berinteraksi dengannya sama seperti yang anda lakukan untuk dokumen lain.