Gabungan mel adalah alat yang memudahkan penciptaan satu set dokumen yang serupa tetapi mengandungi elemen data yang unik dan berubah-ubah. Ini dicapai dengan menghubungkan pangkalan data yang mengandungi unsur-unsur data tersebut kepada dokumen, yang mengandungi gabungan bidang di mana data unik itu akan dihuni.
Gabungan mel menjimatkan masa dan usaha anda dengan mengotomatisasi proses memasuki kepingan data seragam seperti nama dan alamat ke dalam dokumen. Sebagai contoh, anda boleh memautkan surat borang kepada sekumpulan kenalan dalam Outlook; surat ini mungkin mempunyai medan gabungan untuk setiap alamat kenalan dan satu untuk nama kenalan yang sama sebagai sebahagian daripada ucapan surat itu.
Penggunaan Surat Gabungan
Gabungan mel, bagi ramai orang, menyedari pemikiran mel sampah. Walaupun para pemasar tidak dapat dinafikan menggunakan gabungan mel untuk menjana sejumlah besar mel dengan cepat dan mudah, banyak kegunaan lain mungkin mengejutkan anda dan mengubah cara anda membuat beberapa dokumen anda.
Anda boleh menggunakan gabungan mel untuk membuat sebarang jenis dokumen bercetak, serta dokumen dan faks yang diedarkan secara elektronik. Jenis dokumen yang anda boleh buat menggunakan gabungan mel hampir tidak terbatas. Berikut adalah beberapa contoh:
- Katalog
- Inventori
- Invois
- Label
- Sampul surat
- Dan sudah tentu, surat
Apabila digunakan secara bijak, gabungan mel boleh meningkatkan produktiviti anda dengan sangat baik. Ia juga boleh meningkatkan keberkesanan dokumen yang anda buat. Sebagai contoh, dengan menyesuaikan huruf dengan nama penerima atau unsur-unsur lain yang khusus untuk setiap penerima, anda mempersembahkan imej peribadi yang dipoles yang menetapkan peringkat untuk hasil yang anda inginkan.
Anatomi Merge Mail
Gabungan mel terdiri daripada dua bahagian utama: dokumen dan sumber data , juga dirujuk sebagai pangkalan data. Microsoft Word menyederhanakan kerja anda dengan membiarkan anda menggunakan aplikasi Office lain seperti Excel dan Outlook sebagai sumber data. Jika anda mempunyai suite Pejabat penuh, menggunakan salah satu aplikasinya sebagai sumber data anda mudah, mudah, dan amat disyorkan. Sebagai contoh, menggunakan kenalan yang telah anda masukkan ke dalam kenalan Outlook anda akan menjimatkan anda daripada memasuki semula maklumat tersebut ke sumber data lain. Menggunakan hamparan Excel yang sedia ada memberikan anda fleksibiliti yang lebih besar dengan data anda daripada sumber data Word yang akan dibuat.
Sekiranya anda hanya mempunyai program Word, anda masih boleh menggunakan ciri gabungan mel. Word mempunyai keupayaan untuk mencipta sumber data yang dapat disesuaikan sepenuhnya untuk digunakan dalam gabungan mel anda.
Menyediakan Gabungan Mel
Gabungan mel mungkin kelihatan rumit dan rumit, dokumen data berat yang bergantung pada pangkalan data yang besar pasti dapat. Kata, bagaimanapun, memudahkan persediaan gabungan mel untuk kegunaan biasa dengan menyediakan penyihir yang membimbing anda melalui proses menghubungkan dokumen anda ke pangkalan data. Umumnya, anda boleh menyelesaikan proses dalam kurang daripada 10 langkah yang agak mudah, termasuk mencari dan membetulkan ralat. Itu lebih sedikit daripada menyediakan dokumen anda secara manual akan diambil, dan dengan masa yang kurang dan mudah juga.