Sebuah organisasi kecil pergi jauh apabila anda mencari fail
Jika anda menghabiskan lebih banyak masa mencari fail Microsoft Word daripada yang anda lakukan pada mereka, maka sudah tiba masanya untuk mengambil kesempatan daripada beberapa ciri organisasi Word dan tawaran komputer anda.
Simpan Semua Fail Word Dengan Thumbnails
Menyimpan setiap fail Word dengan imej pratonton atau lakaran kecil memudahkan mereka mengenali tanpa membukanya. Anda boleh menyimpan semua dokumen Word dengan pratonton atau imej kecil dengan mengikuti hanya beberapa langkah:
- Buka Microsoft Word.
- Klik pada Fail dalam bar menu.
- Pilih Hartanah di bahagian bawah menu lungsur.
- Klik tab Ringkasan .
- Masukkan tanda semak di sebelah Simpan gambar pratonton dengan dokumen ini atau Simpan Thumbnail untuk Semua Dokumen Word (bergantung pada versi Word anda).
- Klik OK .
Kemas kini Hartanah Dokumen Word
Jika anda 'bekerja dengan jumlah besar dokumen Word yang mempunyai nama dan lokasi yang serupa, anda pasti akan mengambil kesempatan daripada ciri sifat dokumen Word. Kembali ke Fail > Properties > Ringkasan dan sertakan komen, kata kunci, kategori, tajuk atau maklumat subjek-apa sahaja yang akan membantu anda membezakan fail. Apabila tiba masa untuk melakukan carian, Word dapat mencari apa yang anda perlukan.
Buat Folder pada Komputer Anda dan Gunakannya
Sediakan satu folder untuk semua dokumen Word anda ke depan dan namakan sesuatu yang anda tidak akan lupa seperti "MyWordDocs." Dengarkannya dengan folder dengan nama yang masuk akal untuk anda dan gunakannya. Jika anda bertanggungjawab untuk menghasilkan nota mesyuarat mingguan, contohnya, buat folder untuk nota tersebut dan sertakan folder tambahan di dalamnya selama berbulan atau tahun.
Jika anda mempunyai dokumen bertahun-tahun yang bertaburan di komputer anda dan tidak mempunyai masa untuk membukanya dan memutuskan sama ada mereka penjaga atau tidak, hanya membuat folder untuk setiap tahun dokumen-dokumen lama itu dari dan lepas semua dokumen 2010 dalam satu folder, 2011 yang lain dan sebagainya sehingga anda mempunyai masa untuk mengkaji semula mereka.
Gunakan Sistem Penyiaran Fail Konsisten
Mewujudkan sistem penamaan mungkin merupakan perkara yang paling penting yang boleh anda lakukan untuk membantu apabila tiba masa untuk mencari fail yang anda mahukan. Tidak ada cara yang tepat untuk menamakan fail anda, tetapi memilih sistem penamaan dan menggunakannya secara konsisten adalah usaha yang bernilai. Cadangan adalah:
- Sertakan jenis dokumen, supaya anda dapat melihat sepintas lalu bahawa sebarang nama fail yang mengandungi "Kontrak," "Pajakan" atau "Surat Berita" bukanlah surat yang anda cari.
- Mulailah nama dengan nama pelanggan (atau nama akhir penerima jika dokumen adalah huruf).
- Sertakan tarikh dalam nama fail.
Ambil masa anda
Jika komputer anda sudah penuh dengan fail, jangan cuba menangani masalah organisasi anda sekaligus. Hancurkan pekerjaan ke dalam kepingan yang boleh diurus dan belanja selama 15 minit sehari. Semasa anda menyusun fail Word yang sesat pada komputer anda, letakkannya dalam salah satu folder yang anda buat, buat folder baru, atau padamkannya jika anda tidak lagi memerlukannya. Sekiranya anda tidak dapat membuat keputusan, letakkannya dalam folder yang bertajuk HoldUntilDate dan pilih tarikh yang cukup jauh di masa depan jika anda belum membuka folder pada masa itu, anda akan berasa selesa memotongnya. Apa saja jenis folder yang anda buat, letakkannya dalam folder Word anda yang besar, jadi anda akan tahu di mana hendak melihatnya.