Sekiranya anda seperti kebanyakan pengguna, anda mungkin tidak terlalu banyak menghabiskan masa memikirkan apa yang harus dinamakan dokumen anda apabila anda menyimpannya. Malangnya, ini boleh membuat kesukaran untuk mencari fail yang anda mahu tanpa sedikit carian-anda mungkin perlu membuka beberapa fail yang berbeza untuk mencari yang anda mahukan.
Membangunkan sistem penamaan untuk dokumen anda dan kebiasaan menggunakannya akan menjimatkan masa dan kekecewaan apabila tiba masa untuk mencari dokumen yang anda perlukan. Daripada mencari melalui dokumen yang tidak banyak dengan nama fail yang tidak tepat, sistem penamaan akan membantu anda mempercepat carian anda.
Sistem Penamaan Kanan
Tidak ada satu cara yang tepat untuk menamakan fail anda, dan sistem penamaan akan berubah dari pengguna ke pengguna. Yang penting ialah mencari kaedah yang masuk akal untuk anda, dan kemudian menerapkannya secara konsisten. Berikut adalah beberapa petua untuk memulakan anda:
- Termasuk tarikh dokumen itu disusun dalam nama fail anda: Ini berpotensi menjadi salah satu unsur yang paling berguna untuk disertakan dalam nama fail, terutamanya apabila anda berurusan dengan surat-menyurat. Walaupun anda tidak ingat dengan tepat apabila anda membuat dokumen, anda mungkin akan dapat menyempitkan carian anda pada tempoh masa tertentu.
- Sertakan nama penerima dalam nama fail anda: Ini adalah praktik yang sangat berharga ketika bekerja dengan huruf, tetapi dapat menjadi elemen yang berguna untuk jenis dokumen lain, seperti kontrak, memo, dan bahkan catatan.
- Tunjukkan jenis dokumen jenis file tersebut: Sekali lagi, ini akan kelihatan seperti yang diberikan untuk sesetengah pengguna, dan itu kerana ia adalah sebahagian penting dari nama fail. Jika anda mencari surat yang anda tulis, anda boleh menghapuskan fail yang mempunyai "kontrak" atau "nota" dalam nama itu.
- Perhatikan cara anda memesan elemen nama fail: Walaupun ini mungkin tidak membantu anda membezakan fail anda, ini akan membantu anda memerintahkannya apabila anda mencari. Menggunakan kawalan menyusun dalam kotak dialog Terbuka dalam Word , atau dalam Windows Explorer, anda boleh menyusun fail anda secara abjad (atau secara numerik) supaya mereka disusun mengikut aksara pertama dalam nama fail.
Ini bukan senarai tip lengkap tentang penamaan fail, tetapi ia adalah tempat yang baik untuk bermula. Sebaik sahaja anda memulakan amalan menamakan fail anda dengan cara yang konsisten, anda akan membangunkan satu sistem yang paling sesuai untuk anda-dan mungkin menghasilkan beberapa helah anda sendiri.