Bagaimana Menggunakan Kawalan Versi Microsoft Word 2003

Kawalan versi Word 2003 berguna, tetapi ia tidak lagi disokong

Microsoft Word 2003 menyediakan cara rasmi untuk melaksanakan versi untuk penciptaan dokumen. Ciri kawalan versi Word 2003 membolehkan anda mengekalkan versi terakhir dokumen anda dengan lebih mudah dan cekap.

Menyimpan Dokumen dengan Nama Filem yang berbeza

Anda mungkin telah menggunakan kaedah menyimpan versi dokumen anda secara berperingkat dengan nama fail yang berlainan. Walau bagaimanapun, terdapat kelemahan untuk pendekatan ini. Ia boleh menjadi sukar untuk menguruskan semua fail, jadi ia memerlukan ketekunan dan perancangan. Kaedah ini juga menggunakan ruang penyimpanan yang banyak, kerana setiap fail individu mengandungi keseluruhan dokumen.

Versi dalam Word 2003

Terdapat kaedah kawalan Word yang lebih baik yang mengelakkan kekurangan ini sementara masih membenarkan anda mengekalkan draf kerja anda. Ciri Versi Word membolehkan anda menyimpan lelaran sebelumnya kerja anda dalam fail yang sama dengan dokumen semasa anda. Ini menjimatkan anda untuk menguruskan pelbagai fail sambil menyimpan ruang storan anda. Anda tidak akan mempunyai banyak fail, dan, kerana ia hanya menjimatkan perbezaan di antara draf, ia menjimatkan beberapa ruang cakera memerlukan beberapa versi.

Terdapat dua cara untuk menggunakan versi Word 2003 untuk dokumen anda:

• Simpan versi secara manual pada bila-bila masa.
• Sediakan Word secara automatik menyimpan versi dokumen anda apabila anda menutupnya.

Untuk menyimpan versi secara manual, pastikan dokumen dibuka:

1. Klik Fail di bahagian atas menu.
2. Klik Versi ...
3. Dalam kotak dialog Versi, klik Simpan Sekarang ... Kotak dialog Simpan Versi muncul.
4. Masukkan sebarang komen yang anda mahu disertakan dengan versi ini.
5. Apabila anda selesai memasukkan komen, klik OK .

Versi dokumen disimpan. Apabila anda menyimpan versi seterusnya, anda akan melihat versi sebelumnya yang telah anda simpan disenaraikan dalam kotak dialog Versi.

Simpan Versi secara automatik

Anda boleh menetapkan Word 2003 untuk menyimpan versi secara automatik apabila anda menutup dokumen dengan mengikuti langkah-langkah berikut:

1. Klik Fail di bahagian atas menu.
2. Klik Versi ... Ini membuka kotak dialog Versi.
3. Tandakan kotak berlabel "Simpan secara automatik pada versi dekat."
4. Klik Tutup .

Nota: Ciri versi tidak berfungsi dengan laman web yang dibuat dalam Word.

Melihat dan Memadam Versi Dokumen

Apabila anda menyimpan versi dokumen anda, anda boleh mengakses versi tersebut, memadam mana-mana daripada mereka dan memulihkan versi dokumen anda ke fail baru.

Untuk melihat versi dokumen anda:

1. Klik Fail di bahagian atas menu.
2. Klik Versi ... Ini membuka kotak dialog Versi.
3. Pilih versi yang ingin anda buka.
4. Klik Terbuka .

Versi dokumen yang dipilih akan dibuka dalam tetingkap baru. Anda boleh menatal melalui dokumen anda dan berinteraksi dengannya seperti dokumen biasa.

Walaupun anda boleh membuat perubahan pada versi terdahulu dokumen, adalah penting untuk diperhatikan bahawa versi yang disimpan dalam dokumen semasa tidak boleh diubah. Apa-apa perubahan yang dibuat ke versi terdahulu mewujudkan dokumen baru dan memerlukan nama fail baru.

Untuk memadam versi dokumen:

1. Klik Fail di bahagian atas menu.
2. Klik Versi ... untuk membuka kotak dialog Versi.
3. Pilih versi yang ingin anda padamkan.
4. Klik butang padam .
5. Dalam kotak dialog pengesahan, klik Ya jika anda pasti mahu memadamkan versi tersebut.
6. Klik Tutup .

Memadam versi dokumen terdahulu adalah penting jika anda merancang untuk mengedarkan atau membaginya dengan pengguna lain. Fail bersaiz asal termasuk semua versi terdahulu, dan supaya mereka boleh diakses oleh orang lain dengan fail tersebut.

Versioning No Longer Supported in Editions Word Kemudian

Ciri versi ini tidak tersedia dalam edisi kemudian Microsoft Word, bermula dengan Word 2007.

Juga, ketahui apa yang berlaku jika anda membuka fail terkawal versi dalam edisi kemudian Word:

Dari laman sokongan Microsoft:

"Jika anda menyimpan dokumen yang mengandungi versi dalam format fail Microsoft Office Word 97-2003 dan kemudian membukanya di Office Word 2007, anda akan kehilangan akses ke versi.

"PENTING: Jika anda membuka dokumen di Office Word 2007 dan menyimpan dokumen dalam format fail Word 97-2003 atau Office Word 2007, anda akan kehilangan semua versi secara kekal."