Arkib Old Mail di Outlook dan Simpan Fail PST Kecil

Oleh kerana timbunan mel yang anda simpan di Outlook berkembang, biasanya, biasanya, masa yang diambil Outlook untuk melakukan apa yang anda mahu lakukan. Had saiz fail PST . (Dokumen PST atau "Folder Peribadi" , tentu saja, adalah di mana Outlook mengekalkan semua data anda, termasuk kalendar , kenalan, dan e-mel.)

Fail PST Kecil Adalah Fail PST Cepat

Sama ada cara, ia membayar untuk menyimpan saiz fail PST utama anda yang kecil dan mudah diurus. Anda boleh mempunyai Outlook melakukan beberapa perkara itu menggunakan AutoArchive . Atau anda membahagikan mesej anda antara lebih banyak fail PST, yang boleh menjadi tidak menyakitkan dan pantas.

Arkib Old Mail di Outlook dan Simpan Fail PST Kecil

Untuk membuat arkib mesej lama dalam Outlook berasingan dari fail PST yang anda gunakan setiap hari:

1. • Dalam Outlook 2007:
     1. Pilih Fail | Pengurusan Fail Data dari menu dalam Outlook.
   • Dalam Outlook 2016:
     1. Klik Fail .
     2. Pergi ke kategori Info .
     3. Klik Tetapan Akaun .
     4. Pilih Tetapan Akaun ... dari menu yang telah ditunjukkan.
     5. Pergi ke tab Fail Data .
2. Klik Tambah:
   • Dalam Outlook 2016:
     1. Masukkan nama untuk arkib di bawah Nama fail:.
     2. Pilih format yang dikehendaki di bawah Simpan sebagai jenis :; biasanya, pilih Fail Data Outlook .
   • Dalam Outlook 2007:
     1. Pilih format yang dikehendaki. Kecuali anda mungkin perlu mengakses data dengan Outlook 2002 atau lebih awal secara langsung, adalah selamat untuk menyerlahkan Fail Folder Peribadi Pejabat Outlook (.pst) .
     2. Klik OK .
     3. Masukkan nama fail yang dikehendaki.
        • Arkib tahunan berfungsi dengan baik, dan menamakan fail PST selepas tahun masuk akal. Sudah tentu, anda boleh memilih arkib bulanan jika anda mempunyai banyak surat besar untuk berurusan atau skim lain. Pastikan saiz fail PST yang terhasil di sekitar 1-2 GB. Fail yang lebih besar cenderung kurang cekap.
     4. Klik OK .
     5. Taip nama arkib fail yang dikehendaki di bawah Nama:.
        • Sekali lagi, masuk akal untuk menamakan arkib anda selepas isinya (bernilai mel dalam tahun dalam kes saya).

1. Secara pilihan, melindungi akses dengan kata laluan .
2. Klik OK .
3. Sekarang klik Tutup .

Pindahkan Mail ke Arkib

Untuk mengisi PST arsip yang baru anda buat:

• Seret dan lepas keseluruhan folder ke folder root yang baru muncul di bawah Folder Mel .
  • Ini berguna jika anda sudah mempunyai folder "Arkib" yang mengandungi, katakan, semua surat tahun lepas. Hanya jatuhkan ke dalam PST arkib.
• Sebagai alternatif, untuk mengarkibkan item individu:
  1. Klik pada folder root yang dinamakan selepas PST arkib anda di bawah Folder Mel dengan butang tetikus kanan.
  2. Pilih Folder Baru ... dari menu.
  3. Taip nama folder yang diingini.
  4. Pastikan item Mail dan Pos yang dipilih di bawah Folder mengandungi: jika anda ingin mengarkibkan e-mel. Untuk mengarkibkan item lain, pilih kategori yang sesuai.
  5. Klik OK .
  6. Seret dan lepas individu atau kumpulan e-mel ke folder yang baru dibuat.
• Untuk memindahkan semua mel sebelum tarikh tertentu dalam folder (atau folder bersarang):
  1. • Dalam Outlook 2016:
       1. Klik Fail .
       2. Pergi ke kategori Info .
       3. Klik Alat Pembersihan .
       4. Pilih Arkib ... dari menu yang telah muncul.
     • Dalam Outlook 2007:
       1. Pilih Fail | Arkib ... dari menu dalam Outlook.
  2. Pastikan Arkib folder ini dan semua subfolder: dipilih.
  3. Serlahkan folder yang diingini.
  4. Tentukan e-mel tarikh sebelum (katakanlah, pada 1 Januari tahun ini) anda ingin berpindah di bawah item Arkib lebih lama daripada: __ .
  5. Gunakan butang Browse ... untuk memilih fail PST arkib yang dibuat di atas.
  6. Klik OK .

• Secara pilihan, padatkan fail PST langsung anda untuk menuntut segera ruang yang dibebaskan.

Tutup Fail PST Arkib

Selepas anda mengarkib semua item, anda boleh menutup fail PST dalam Outlook:

1. Klik pada folder akar PST arkib anda di bawah Folder Mel dengan butang kanan tetikus.
2. Pilih Tutup "___" dari menu.

Akses Mel dari Fail PST Arkib Tertutup

Untuk mengambil mesej dari fail PST arkib yang telah ditutup:

1. • Dalam Outlook 2016:
     1. Klik Fail .
     2. Pilih Terbuka & Eksport .
     3. Klik Buka Fail Data Outlook .
   • Dalam Outlook 2007:
     1. Pilih Fail | Buka | Fail Data Outlook ... dari menu dalam Outlook.
2. Sorot fail PST arkib yang dikehendaki.
3. Klik Terbuka .

Fail PST dan foldernya akan muncul di bawah Folder Mel , bersedia untuk bertindak.