Meletakkan tandatangan anda mungkin merupakan bahagian yang paling mudah dalam merangka e-mel anda, dan bukan hanya kerana tidak ada peraturan yang jelas untuk bahagian etika e-mel ini.
Penempatan Tandatangan E-mel
Masukkan tandatangan e-mel anda di bawah akhir balasan teks anda dan juga dalam mesej baru. Lakukan ini dalam e-mel yang anda hantar secara profesional dan mereka yang pergi ke keluarga dan rakan-rakan.
- Walau bagaimanapun, anggap tidak menggunakan tandatangan sama sekali dalam mesej peribadi, kerana korespondensi peribadi boleh lebih intim daripada mesej rasmi menggunakan tandatangan yang sangat berstruktur.
- Dalam balasan, tiada tandatangan atau pemeluwapan juga pilihan yang baik; penerima, sudah tentu tahu anda.
Dalam amalan, penempatan tandatangan e-mel akan berbeza-beza berdasarkan keutamaan yang anda tetapkan dalam program e-mel anda:
- Sekiranya anda memasukkan mesej asal menggunakan indentasi dan sebutan selektif , tandatangan anda biasanya akan muncul di bahagian bawah mesej.
- Sekiranya anda memetik lazily dengan meletakkan mesej anda di atas mesej asal (tidak berpecah-belah), tandatangan anda biasanya antara mesej anda dan mesej asal yang anda kutip, tepat di atas baris "- Mesej Asli -".
Perbezaan antara petikan yang malas dan sebutan selektif sering merupakan fungsi pelanggan e-mel yang anda gunakan atau piawaian profesion anda. Profesional yang menyukai Linux, sebagai contoh, sering bergantung pada pemilihan selektif, sedangkan Microsoft Outlook mungkir mengutip pemalas.
Kesalahan Peletakan Tanda Tangan E-mel Anda Harus Dielakkan
Meletakkan tandatangan anda di mana ia tidak tergolong adalah kesalahan besar terhadap etika, tetapi anda harus mengelakkan kesilapan penempatan biasa untuk mengurangkan kekeliruan.
- Tandatangan di atas, balas dalam baris di bawah : pembaca dikondisikan untuk tidak melihat jauh melebihi sebarang tandatangan yang mereka hadapi. Jika program atau perkhidmatan e-mel anda ditetapkan untuk meletakkan tandatangan anda di atas teks yang dipetik dalam balasan dan ke depan, jangan tulis apa-apa ke dalam teks yang dipetik. Kemungkinannya, penerima akan teka-teki atas balasan kosong anda-tetapi mungkin tidak cukup lama untuk mencari jawapan anda di bahagian yang dipetik. Sebaliknya, balas di atas tandatangan atau pindahkan tandatangan ke bahagian paling bawah.
- Tandatangan di bahagian paling bawah, balas semua di atas : jika anda menjawab di atas, tetapi tandatangan e-mel anda berada di bahagian bawah, penerima akan sama sekali tidak melihat tanda tangan atau, jika mereka melihatnya, tandatangan boleh menghantar mereka memburu secara dalam talian balas teks mereka mungkin terlepas. Sebaliknya: gerakkan tanda tangan di atas bahagian yang dipetik dan di bawah jawapan anda.
Tandatangan Umum
Tandatangan e-mel anda tidak lebih daripada empat atau lima baris teks dan mengandungi penanda tandatangan piawai . Tandatangan anda tidak lebih daripada 75 aksara. Elakkan, jika mungkin, termasuk imej, kerana beberapa program e-mel merawat imej tertanam seperti lampiran dan menariknya keluar dari mesej itu sendiri.
Postscripts
Sememangnya, meletakkan tandatangan anda di tempat yang disyorkan memberi anda pilihan untuk memasukkan nota-nota di bawahnya. Perhatikan, bagaimanapun, bahawa beberapa program dan perkhidmatan e-mel merawat apa-apa di bawah tandatangan pemadam tandatangan sebahagian daripada tandatangan itu sendiri. Jadi, sebagai alternatif, masukkan nota-nota anda di bawah "menandatangani" teks utama mesej anda dengan nama anda, tetapi di atas tandatangan e-mel.