Sekiranya anda membalas e-mel, jelaskan apa yang anda jawab. Itulah sebabnya teks mesej asal biasanya dipetik dalam jawapan. Begitu banyak yang jelas, tetapi cara terbaik untuk mengutip teks dalam e-mel tidak.
Terdapat piawaian yang sangat wajar untuk melakukan perkara yang betul. Ia menjadikan anda memetik hanya sebanyak yang diperlukan dengan cara yang membolehkan penerima jawapan anda melihat apa yang anda bertindak balas. Jika semua pelanggan e-mel (atau pengguna e-mel) mematuhi, mesej sentiasa kelihatan bersih dan kemas dan mudah dibaca.
Mengutip dengan cara yang disyorkan adalah perkara yang perlu dilakukan, tetapi juga beberapa kerja untuk memotong teks yang dipetik dan menjadikannya kelihatan bagus. Adakah itu benar-benar diperlukan untuk menjawab cepat dan ringkas? Dan jika anda cuba mengutip menggunakan indentasi yang betul dalam program e-mel seperti Outlook, anda akan duduk sejam selama respon atau gagal secara teruk (atau, kemungkinan besar, keduanya).
Jalan yang Malas: Mudah, Betul dan Baik
Nasib baik, selalu ada satu cara untuk melakukan sesuatu. Biasanya, pilihan ini tidak sempurna, tetapi boleh dengan mudah menjadi lebih daripada satu pendekatan yang tepat. Sekarang, inilah yang lebih santai tetapi masih boleh dibaca dan boleh diterima dan sesuai - dan cara yang betul untuk membalas e-mel.
Untuk memformat balasan e-mel dengan betul semasa menjadi malas:
- Mulakan mesej anda di bahagian atas jawapan.
- Sertakan mesej asal yang anda jawab ke bawah.
- Pastikan tanda tangan anda melebihi teks yang dipetik.
- Jangan buat apa-apa perubahan kepada bahan yang disebutkan.
- Anda boleh, tentu saja, memotong panjang yang berlebihan dan (sepatutnya keluarkan) lampiran inline. Gantikan mereka dengan "[...]".
- Ulangi, dalam beberapa perkataan yang mungkin, soalan yang anda jawab.
- Bukan semata-mata "Ya", cuba "Anda bertanya sama ada kami mahu epal, ya, kami lakukan." atau "Kami mahu epal, ya.".
- Pastikan teks yang disebutkan tidak diindentikasi, tidak menggunakan '>' aksara atau bar petikan.
- Sekiranya anda membalas jawapan balasan, anda boleh mengalih keluar mesej lama, sekarang yang tidak perlu dari bahagian bawah.
Dalam klien e-mel dan perkhidmatan seperti Gmail yang secara automatik membuat arkib dan perbincangan thread secara bijak, gaya balasan ini berfungsi dengan baik. Memandangkan semua teks yang disebutkan di satu tempat, ia boleh disembunyikan dengan mudah dan tanpa mengganggu keterkaitan mesej semasa konteks antara mesej ditubuhkan melalui e-mel asal.
Sediakan Program E-mel Anda untuk Balas Lazim, Betul
Untuk menjadi malas kemudian, anda mungkin perlu melakukan beberapa kerja persediaan. Kebanyakan program dan perkhidmatan e-mel boleh dikonfigurasikan untuk malas tetapi menjawab dengan betul dengan mudah, walaupun:
- Eudora
- Hotmail
- Mac OS X Mail
- Outlook Express
- Mail Windows