Bagaimana Menggunakan Kategori Kenalan sebagai Senarai Pengedaran dalam Outlook

Alternatif kepada Senarai Kumpulan dan Pengedaran

Senarai pengedaran prospek berguna untuk menghantar kepada sekumpulan orang cepat. Mereka juga mustahil untuk mencari, sukar untuk mentadbir dan agak halus untuk boot. Kenalan yang dikategorikan membuat senarai edaran e-mel yang fleksibel menggunakan gabungan mel Outlook.

Outlook membolehkan anda memberikan bilangan kategori kepada kenalan anda. Anda kemudian boleh menyusun buku alamat anda mengikut kategori-dan, sebelum ini, senarai taburan baru yang elegan, serba boleh dan stabil.

Gunakan Kategori Hubungi sebagai Senarai Pengedaran dalam Outlook

Anda boleh membuat pengedaran atau senarai mel dengan kategori dalam Outlook dengan langkah-langkah berikut.

1. Buka Kenalan dalam Outlook.
   • Tekan Ctrl-3 , sebagai contoh.
2. Pastikan semua kenalan yang anda mahu tambah ke senarai edaran baharu anda diserlahkan.
   • Untuk menambah orang belum dalam kenalan Outlook anda, buatnya terlebih dahulu, sudah tentu, menggunakan Ctrl-N .
   • Anda boleh menyerlahkan pelbagai entri dengan menekan Shift-Ctrl semasa anda memilihnya menggunakan tetikus, dan pelbagai dengan menahan Shift sahaja.
3. Pastikan reben Rumah dipilih dan diperluaskan.
4. Klik Categorize dalam bahagian Tag .
5. Pilih Semua Kategori ... dari menu lungsur.
6. Klik Baru ... dalam tetingkap Kategori Warna .
7. Masukkan nama yang dikehendaki senarai edaran (cth. "Kawan dan Keluarga (Senarai)") di bawah Nama :.
8. Pilih Tiada di bawah Warna: atau, tentu saja, warna yang anda kehendaki.
9. Klik OK .
10. Sekarang klik OK sekali lagi selepas anda telah mengesahkan kategori baru disemak dalam tetingkap Kategori Warna .

Untuk menambah ahli baru ke senarai pengedaran pada bila-bila masa:

1. Pergi ke Kenalan dalam Outlook.
2. Serlahkan semua kenalan yang anda mahu tambah ke senarai.
3. Pastikan reben Rumah diperluaskan.
4. Klik Categorize dalam bahagian Tag reben.
5. Pastikan kategori senarai dipilih.
   • Sekiranya kategori tidak muncul dalam menu:
     1. Pilih Semua Kategori ... dari menu.
     2. Pastikan kategori senarai disemak dalam lajur Nama .
     3. Klik OK .

Hantar Mesej ke Senarai Pengedaran Kategori Anda

Untuk menyusun mesej baru atau permintaan mesyuarat kepada semua ahli senarai pengedaran kategori:

1. Pergi ke Kenalan dalam Outlook.
2. Klik Cari Kenalan .
   • Anda juga boleh menekan Ctrl-E .
3. Pastikan pita Carian dikembangkan.
4. Klik dikategorikan dalam bahagian Refine pita Carian .
5. Pilih kategori yang dikehendaki dari menu yang telah muncul.
6. Buka reben Rumah .
7. Klik Mail Merge dalam bahagian Tindakan .
8. Pastikan Semua kenalan dalam paparan semasa dipilih di bawah Kenalan .
9. Biasanya, pastikan
   • Borang Surat dipilih mengikut jenis Dokumen: dan
   • E-mel di bawah Gabung ke: dalam bahagian Pilihan Gabungan .
10. Masukkan subjek untuk e-mel di bawah baris Subjek mesej :.
11. Klik OK .
12. Tulis teks e-mel di Word.
    • Anda boleh menggunakan alat-alat di bahagian Write & Insert Field of the Mailings ribbon untuk menyesuaikan salam untuk setiap penerima, contohnya, dan masukkan atau gunakan bidang buku alamat lain.
    • Hasil Pratonton membolehkan anda menguji bidang dan peraturan anda yang akan dihasilkan dalam setiap teks e-mel penerima.
13. Klik Selesai & Bergabung dalam bahagian Selesai pita Mailings .
14. Pilih Hantar Mesej E-mel ... dari menu yang telah muncul.
15. Pastikan medan buku alamat e-mel yang sesuai (biasanya Emel ) dipilih di bawah Kepada: untuk pilihan Mesej .

1. Pilih Teks biasa atau HTML (termasuk pemformatan) di bawah Format mel:.
   • Biasanya lebih baik untuk mengelakkan Lampiran untuk pemilihan ini; ia akan menyampaikan teks mesej sebagai lampiran Word, yang penerima biasanya tidak dapat membaca secara langsung tetapi harus terbuka secara berasingan.
2. Pastikan Semua dipilih di bawah Hantar rekod .
3. Klik OK .
4. Jika digesa:
   1. Klik Benarkan di bawah Program sedang cuba mengakses maklumat alamat e-mel yang disimpan di Outlook.

Anda boleh menutup dan membuang atau menyimpan dokumen dalam Word yang anda suka.

Gunakan Kategori Kenalan sebagai Pengedaran dalam Outlook 2007

Untuk membuat pengedaran atau senarai mel dengan kategori dalam Outlook 2007:

• Pergi ke Kenalan dalam Outlook.
• Serlahkan semua kenalan yang anda mahu tambah ke senarai edaran baharu anda.
  • Untuk menambah orang yang belum berada dalam kenalan Outlook anda, buatnya terlebih dahulu menggunakan Ctrl-N .
• Klik butang bar alatan Categorize .
  • Anda juga boleh memilih Tindakan> Categorize dari menu.
• Pilih Semua Kategori ... dari menu lungsur.
• Klik Baru ...
• Taipkan nama yang diingini senarai nama (contohnya "Kawan dan Keluarga (Senarai)").
• Pilih None dari menu drop-down Warna:
• Klik OK .
• Klik OK sekali lagi selepas anda telah mengesahkan kategori baru diperiksa.

Untuk menambah ahli baru kemudian, tentukan kepada mereka kategori yang sesuai secara individu.

Hantar Mesej ke Senarai Pengedaran Kategori Anda di Outlook 2007

Untuk menyusun mesej baru atau permintaan mesyuarat kepada semua ahli senarai pengedaran kategori:

• Pergi ke Kenalan dalam Outlook.
• Pilih Lihat> Paparan Semasa> Mengikut Kategori dari menu.
• Klik tajuk kategori senarai yang dikehendaki.
• Pilih Tindakan> Buat> Mesej Baru untuk Kenalan atau Tindakan> Buat> Permintaan Rapat Baru untuk Menghubungi dari menu.
• Klik OK jika Outlook memberitahu anda bahawa tindakan anda akan digunakan untuk semua item dalam kumpulan.
• Klik dalam medan Ke ....
  • Outlook telah meletakkan semua alamat dalam medan Kepada:. Untuk mesej senarai, biasanya lebih baik untuk mempunyai semua alamat dalam bidang Bcc : untuk mengelakkan alamat yang mendedahkan. Jika sesuai, anda boleh meninggalkan alamat dalam medan Kepada: tentu saja, atau pindahkannya ke medan Cc:.
  • Untuk kenalan dengan berbilang alamat e-mel, Outlook telah dimasukkan setiap. Lebih baik memadamkan alamat yang tidak diperlukan.
• Tekan Ctrl-A .
• Tekan Ctrl-X .
• Pastikan bidang Bcc ... kelihatan.
• Klik dalam medan Bcc ....
• Tekan Ctrl-V .
• Taip alamat e-mel anda dalam medan Ke ....
• Teruskan mengarang mesej atau permintaan mesyuarat.

(Diuji dengan Outlook 2007 dan Outlook 2016)