Apabila anda mengedarkan dokumen secara elektronik, anda tidak boleh bergantung kepada penerima yang mempunyai Word dipasang pada komputer mereka.
Juga, ramai orang tidak suka menerima dokumen Word , walaupun mereka memasang Word pada mesin mereka. Itu kerana dokumen Word boleh mengandungi makro yang berniat jahat.
Oleh itu, cara terbaik untuk mengedarkan dokumen adalah dalam format PDF. Adobe Acrobat adalah standard emas dalam pembuatan PDF. Tetapi ia membawa tag harga yang tinggi. Sekiranya anda hanya membuat PDF sekali-sekala, anda mungkin tidak mahu membeli Acrobat.
Dalam hal ini, anda boleh memuat turun Save as PDF percuma Microsoft untuk Office 2007. Ia membolehkan anda membuat dokumen PDF dalam Word dan enam aplikasi Office lain. Ia juga membolehkan anda membuat dokumen XPS. XPS adalah format fail rata Microsoft. Memandangkan ia tidak mempunyai penerimaan PDF secara meluas, saya tidak mengesyorkan pengedaran dokumen dalam format XPS.
Selepas anda memuat turun dan memasang add-in, ikuti langkah-langkah ini untuk membuat PDF dalam Word:
- Klik butang Office
- Klik Cetak
- Dalam kotak dialog Cetak, pilih PDF dalam senarai pilihan pencetak
- Klik Cetak
Tambahan ini berfungsi dengan Office XP.