Menjejaki tugas peribadi dan projek profesional dengan alat mudah ini
Trello adalah alat pengurusan projek gaya Kanban yang merupakan cara visual untuk melihat semua tugas yang perlu anda capai atau pasukan anda, yang menjadikannya lebih mudah untuk melihat apa yang semua orang dalam pasukan lakukan pada masa yang diberikan. Ia juga percuma, yang bermaksud bahawa ia boleh diakses oleh kumpulan kecil dan besar serta kepada individu yang menjalankan perniagaan atau yang ingin menjejaki tugas peribadi. Di antara alat pengurusan projek, Trello adalah salah satu yang paling mudah digunakan dan dilaksanakan, tetapi antara muka kosongnya boleh sedikit menakutkan. Nasib baik, kami mempunyai beberapa tip untuk membantu anda dan pasukan anda memanfaatkan sepenuhnya Trello, tidak kira apa yang anda gunakan untuk mengesannya.
Apa itu Kanban?
Gaya pengurusan pengurusan Kanban diilhamkan oleh proses pembuatan Jepun yang dilaksanakan oleh Toyota pada akhir 1940-an. Matlamatnya adalah untuk meningkatkan kecekapan di kilang-kilangnya dengan menjejaki inventori dalam masa nyata, menggunakan kad yang diluluskan antara pekerja di lantai. Apabila bahan tertentu habis, pekerja akan membuat nota tentang kad itu, yang akan membawa kepada pembekal yang kemudian akan menghantar bahan yang diminta ke gudang itu. Kad ini sering dipanggil Kanban, yang bermaksud tanda atau papan iklan dalam bahasa Jepun.
Jadi bagaimanakah ia diterjemahkan ke pengurusan projek? Perisian seperti Trello mengambil konsep ini melewati kad dan meletakkannya menjadi antara muka visual, di mana tugas-tugas dibentangkan di papan dan dipadankan dengan kapasiti kerja pasukan. Pada asasnya, lembaga akan mempunyai tiga bahagian, seperti ditunjukkan dalam gambar di atas: melakukan, melakukan (atau dalam proses), dan dilakukan. Walau bagaimanapun, pasukan boleh menggunakan alat ini dalam apa cara yang berfungsi untuk mereka. Sesetengah pasukan mungkin lebih suka papan sebenar, sementara yang lain mahukan kemudahan penyelesaian maya, seperti Trello.
Bagaimana Menggunakan Trello
Trello menggunakan papan , yang mengandungi senarai, yang terdiri daripada kad. Papan boleh mewakili projek (reka bentuk semula laman web, renovasi bilik mandi), senarai boleh digunakan untuk tugas (grafik, jubin), dan kad boleh mengandungi sub-tugas atau pilihan (sewa pereka, saiz dan warna jubin).
Sebaik sahaja anda memutuskan cara menyusun senarai anda, anda boleh mula menambah kad, yang seterusnya boleh mempunyai senarai semak dan label. Senarai semak adalah satu cara untuk memecah tugas menjadi sub-tugas. Sebagai contoh, jika anda menggunakan Trello untuk merancang percutian, anda mungkin mempunyai kad untuk restoran yang ingin anda cuba, dengan senarai semak yang termasuk membuat tempahan, menyelidik hidangan terbaik untuk mendapatkan, dan semak apakah ia mesra kanak-kanak . Label boleh digunakan untuk mewakili status kad (diluluskan, dihantar, dan lain-lain) atau kategori (sains, teknologi, seni, dll) atau sebarang tag yang anda mahukan. Kemudian anda boleh melakukan carian yang akan membawa semua kad berkaitan sains atau semua kad yang diluluskan, contohnya. Anda tidak perlu menambah tajuk pada label, walaupun; anda juga boleh menggunakannya untuk pengkodan warna (sehingga 10 warna tersedia; pilihan buta warna tersedia).
Semasa anda mula bekerja dan menyelesaikan tugas, anda boleh seret dan lepaskan kad dari satu senarai yang lain dengan mudah, dan akhirnya arkibkan kad dan senarai sebaik sahaja antara muka menjadi sukar dikawal.
Anda boleh menetapkan kad kepada ahli pasukan dan juga menambah komen, lampiran fail, label berkod warna, dan tarikh yang sepatutnya. Ahli pasukan boleh @ menyebut orang lain dalam komen untuk memulakan perbualan. Anda boleh memuat naik fail dari komputer anda serta dari perkhidmatan storan awan termasuk Google Drive, Dropbox, Box, dan OneDrive.
Juga termasuk adalah integrasi e-mel yang baik. Setiap lembaga mempunyai alamat e-mel yang unik yang boleh anda gunakan untuk membuat kad (tugas). Anda boleh menghantar lampiran ke alamat e-mel itu juga. Dan yang terbaik, apabila anda mendapat pemberitahuan e-mel, anda boleh membalasnya secara langsung daripada melancarkan Trello.
Pemberitahuan, termasuk menyebut dan komen, boleh didapati dari aplikasi mudah alih, penyemak imbas desktop, dan melalui e-mel. Trello mempunyai aplikasi untuk iPhone, iPad, telefon Android, tablet, dan jam tangan, dan tablet Kindle Fire.
Trello menawarkan lebih daripada 30 ciri tambahan dan pengintegrasian, yang mana ia memanggil kuasa-up. Contoh power-up termasuk pandangan kalendar, pengulang kad untuk tugas berulang, serta integrasi dengan Evernote, Google Hangouts, Salesforce dan banyak lagi. Akaun percuma termasuk satu kuasa setiap papan.
Kesemua ciri teras Trello adalah percuma, walaupun terdapat versi berbayar yang disebut Trello Gold ($ 5 setiap bulan atau $ 45 setahun) yang menambah beberapa faedah, termasuk tiga kuasa setiap papan (bukannya satu). Ia juga termasuk latar belakang papan dan pelekat yang menarik, emoji tersuai dan muat naik lampiran yang lebih besar (250 MB berbanding 10 MB). Trello menawarkan satu bulan keahlian Emas percuma untuk setiap orang yang anda dapat menyertai Trello, sehingga 12 bulan.
Seperti yang kita katakan, pada pandangan pertama, menubuhkan Trello agak menakutkan kerana tidak banyak sekatan tentang bagaimana anda boleh menggunakannya. Di satu pihak, anda boleh membuat papan yang hanya menunjukkan apa yang anda telah selesai, apa yang sedang anda kerjakan, dan apa yang seterusnya. Sebaliknya, anda boleh pergi lebih mendalam, membuat senarai tugasan yang dibahagikan kepada kategori atau jabatan.
Anda boleh menggunakan Trello untuk mengesan apa-apa daripada tugas peribadi ke projek profesional untuk perancangan acara, tetapi di sini adalah beberapa contoh dunia nyata untuk memulakan anda.
Menggunakan Trello untuk Menguruskan Pengubahsuaian Rumah
Katakan anda merancang untuk mengubahsuai satu atau lebih bilik di rumah anda. Jika anda pernah terselamat daripada kerja-kerja pengubahsuaian, anda tahu ada banyak bahagian yang bergerak, dan banyak kejutan, tidak kira betapa berhati-hati anda menyediakan. Mengadakan semua keputusan yang perlu anda buat di Trello, boleh membantu mengekalkan projek di landasan. Katakan anda sedang merancang pengubahsuaian dapur. Dalam kes ini, anda boleh membuat papan yang dikenali sebagai Pengubahsuaian Dapur, dan kemudian menambah senarai yang dikhususkan untuk setiap elemen yang anda ganti.
Lembaga Pengubahsuaian Dapur boleh memasukkan senarai untuk:
- Kontraktor yang berpotensi
- Setiap perkakas yang anda pengganti
- Kabinet
- Countertop dan backsplash
- Lantai
- Paip
- Elektrik
Kad untuk setiap senarai akan termasuk dimensi, anggaran, dan mesti mempunyai ciri-ciri, serta mana-mana model yang anda sedang mempertimbangkan. Kad untuk paip boleh termasuk penggantian paip, saluran air baru, serta harga anggaran, dan kebimbangan yang berkaitan, seperti penutupan air. Anda boleh dengan mudah melampirkan imej bahan dan perkakas yang anda sedang mempertimbangkan, dan pautan ke penyenaraian produk supaya anda boleh membeli harga. Sebaik sahaja anda membuat keputusan, anda boleh menggunakan label untuk memberi nama atau kod warna produk atau bahan.
Akhir sekali, untuk setiap kad, anda boleh membuat senarai semak. Sebagai contoh, kad peti sejuk boleh mempunyai senarai semak yang merangkumi pelupusan peti sejuk lama dan memasang garisan air untuk pembuat ais.
Sekiranya anda mengubahsuai beberapa bilik, buat papan untuk setiap satunya, dan senaraikan semua yang anda perlu pertimbangkan; terus menambah senarai dan kad dan memindahkan elemen sekeliling yang diperlukan.
Jemput ahli keluarga lain ke papan anda, dan berikan mereka kad untuk mengedarkan kerja yang diperlukan, seperti penyelidikan produk dan harga, penjadualan, dan logistik lain. Trello mempunyai papan pengubahsuaian rumah awam yang boleh anda salin ke akaun anda sendiri.
Merancang Percutian dengan Trello
Bepergian dengan beberapa ahli keluarga atau rakan dapat dengan cepat menjadi rumit. Gunakan Trello untuk memilih destinasi, merancang aktiviti, dan menjadualkan pengangkutan. Dalam kes ini, anda boleh mempunyai satu lembaga yang mengandungi tempat yang boleh dilawati, dan satu lagi untuk perjalanan sebaik sahaja anda telah memutuskan ke mana hendak pergi.
Papan Perjalanan boleh termasuk senarai untuk:
- Pilihan penerbangan
- Pengangkutan darat
- Hotel, penyenaraian Airbnb, penyewaan kabin, dan tapak perkhemahan
- Tarikan pelancong
- Restoran dan kedai makanan
Di bawah papan destinasi yang berpotensi, anda akan membuat senarai untuk setiap tempat, dengan kad untuk masa perjalanan, belanjawan, kebaikan / keburukan, dan sebarang pertimbangan lain. Senarai di papan lawatan akan termasuk kad untuk syarikat penerbangan, kereta sewa, masakan terkenal di kawasan itu, dan tarikan seperti muzium, membeli-belah, dan kawasan kejiranan untuk diterokai. Jika anda membuat keputusan untuk pergi ke pelayaran, anda boleh membuat senarai untuk perkara yang dilakukan di atas kapal dan untuk perhentian yang dirancang, serta pengangkutan yang diperlukan untuk sampai ke kapal. Gunakan label untuk menunjukkan item yang dipilih, atau untuk menyerlahkan pesaing selepas anda menyempitkan pilihan anda. Tambah senarai semak ke kad untuk tempahan dan penjadualan lawatan atau acara pelayaran. Trello juga mempunyai papan bercuti awam yang boleh anda gunakan sebagai titik permulaan.
Menjejaki Matlamat dan Projek Peribadi
Sama ada anda ingin membersihkan kekacauan di rumah atau garaj anda, mengambil hobi, atau bersenam lebih banyak, anda boleh mengesannya dengan mudah di Trello. Buat papan untuk resolusi Tahun Baru, atau untuk projek pelbagai langkah, seperti cucian loteng atau organisasi pejabat rumah.
Untuk papan resolusi, buat senarai untuk setiap resolusi, dan kemudian kad untuk bagaimana anda boleh melaksanakannya, seperti menyertai gim, berjalan kaki setiap hari, atau membeli peralatan latihan di rumah. Gunakan senarai pada projek peribadi untuk memecah tugas besar, dengan kad untuk tugas kecil. Sebagai contoh, papan pembersihan musim bunga boleh memasukkan senarai untuk bilik dan kawasan lain di rumah. Senarai akan mempunyai kad untuk tugas-tugas yang berkaitan, seperti bekalan pembersihan yang diperlukan, inventori barang yang anda ingin jual, derma, atau membuang, dan tugas yang anda ingin outsourcing seperti pembersihan tingkap atau penyingkiran pokok.
Mengurus Perniagaan Bebas atau Perundingan
Akhirnya, jika anda menjalankan perniagaan anda sendiri, Trello boleh menjadi pembantu terulung anda. Lembaga boleh mewakili projek, dengan senarai untuk setiap peringkat atau tonggak, dan kad untuk tugas yang berkaitan. Penulis bebas boleh menggunakan Trello untuk menguruskan padang cerita dan karya yang diterbitkan.
Katakan anda mempunyai papan projek untuk reka bentuk laman web. Senarai anda boleh memasukkan tugas penting, seperti menyewa pereka dan peranan penting lain serta tonggak, seperti memilih skema warna, menguruskan susun atur, dan mendapatkan kelulusan di sepanjang jalan. Kad akan termasuk skim dan susunan warna yang dicadangkan, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk persediaan untuk mesyuarat. Seorang penulis bebas boleh mempunyai papan untuk idea cerita, penerbitan, dan pemasaran. Senarai boleh mewakili peringkat, seperti dalam proses, dihantar, dan diterbitkan, atau anda boleh menggunakan label untuk melakukannya.
Trello adalah alat yang mudah tetapi kuat, dan ia bernilai menghabiskan masa untuk bermain dengannya. Jika anda tidak pasti di mana untuk bermula, semak komuniti pengguna Trello, yang termasuk papan umum yang anda boleh salin ke akaun anda.