Adakah anda benar-benar perlu membalas semua orang dalam mesej kumpulan?
Jika ia baik untuk dijawab, lebih baik untuk membalas semua. Betul kan?
Tidak selalu. Jika jawapannya benar-benar penting kepada semua penerima, maka "balas semua" harus digunakan.
Sesetengah menjawab semua senario adalah disebabkan oleh kecelakaan di mana seorang penerima tidak menyedari bahawa mereka mengklik atau mengetuk pilihan itu. Kebanyakan, bagaimanapun, mungkin disebabkan oleh fakta bahawa orang itu tidak menyangka bila menghantar balasan semua mesej.
Sama ada cara, ia secara umum menjengkelkan kepada orang lain yang terlibat dalam mesej kumpulan. Inilah sebabnya mengapa sebaiknya gunakan Balas kepada Semua berhati-hati.
Bila Balas Semua
Gunakan ciri Balas e-mel kepada Semua anda hanya apabila:
- Jawapan anda akan diperlukan untuk mengetahui pengirim asal dan semua orang dalam medan Kepada: dan Cc: emel asal.
Jangan balas semua apabila:
- Hanya pengirim asal yang perlu tahu balasan anda,
- Komen anda akan menjadi penting untuk mengetahui pengirim asal dan beberapa penerima lain,
- Lakukan balasan biasa dalam kes ini, dan kemudian tambah penerima lain yang dipilih secara manual. Anda boleh menyalin alamatnya dari e-mel asal jika ini membantu.
- Mesej anda adalah seperti "Terima kasih!" atau "Saya juga:"
- Terima kasih notis mungkin baik untuk menghantar, tetapi jangan hantar mereka ke setiap penerima lain. Hanya penghantar yang benar-benar perlu menyedari bagaimana perasaan anda tentang mesej itu, bukan setiap orang lain dalam kumpulan itu.
Balas semua dikhaskan untuk kes-kes khas sahaja. Ia hanya perlu digunakan jika anda perlu menghantar mesej yang sama kepada setiap penerima tunggal dalam kumpulan. Jika tidak, jika anda tidak perlu berbuat demikian, anda harus membalas hanya individu yang berkaitan, walaupun itu mungkin bermakna anda hanya membalas kepada penghantarnya.
Sebagai contoh, pertimbangkan untuk mendapatkan e-mel yang bertanya jika anda ingin datang ke pesta persaraan hujung minggu ini. Berpura-pura ia telah dihantar kepada 30 orang lain dan anda diminta bukan sahaja jika anda pergi tetapi jika anda boleh membawa makanan atau membantu dengan cara lain.
Ia tidak selalunya tepat dalam keadaan ini untuk menghantar jawapan kepada orang lain dan menjelaskan bahawa anda tidak boleh pergi kerana anda perlu bekerja pada hujung minggu ini dan bahawa anak anda masih sakit, jadi ia bukan hujung minggu yang baik untuk anda. Butiran tersebut berkaitan dengan penghantar tetapi mungkin tidak kepada orang lain yang telah dijemput.
Walau bagaimanapun, ada masa apabila anda harus membalas semua dan apabila anda dijangka membalas semua. Mungkin ia melibatkan perbincangan kumpulan tentang projek kerja atau sesuatu yang secara langsung melibatkan penerima lain.
Tidak kira perkara ini, anda harus selalu memikirkannya sebelum menghantar e-mel massa ke orang lain. Lebih buruk lagi apabila beberapa orang menghantar balasan semua mesej satu demi satu, dan anda mendapat sedozen e-mel dalam rentang satu atau dua minit. Mereka bukan sahaja sukar untuk dijejaki tetapi juga menjengkelkan jika anda tidak perlu membacanya.