Tips Mudah untuk Mengadakan Seminar Berasaskan Web
Dalam usia ketika anggaran acara sedang dipotong dan akses Internet jalur lebar semakin meningkat, webinar menjadi semakin popular. Webinar adalah seminar berasaskan web, yang biasanya merangkumi lebih dari 30 peserta dan digunakan untuk melakukan persembahan, bengkel, ceramah dan mesyuarat besar-besaran. Oleh kerana webinar diadakan secara dalam talian, mereka membenarkan syarikat-syarikat untuk menjimatkan wang perjalanan, katering, dan tempat-tempat, yang semuanya adalah kos yang sering dikaitkan dengan seminar bersemuka. Walau bagaimanapun, disebabkan kehadiran mereka yang besar, webinar memerlukan perancangan yang teliti untuk berjaya. Inilah sebabnya mengapa mereka yang merancang untuk menganjurkan webinar perlu meluangkan masa mereka untuk memastikan mereka dengan betul meneruskan semua langkah yang diperlukan yang akan memastikan kejayaan webinar.
Untuk membantu anda mengatur webinar anda, saya telah menyerlahkan langkah terpenting yang anda perlukan untuk mengambil di bawah.
Pilih tarikh jauh lebih awal
Perkara pertama yang perlu anda lakukan apabila merancang webinar, atau siri webinar, adalah merujuk kepada kalendar dan acara kalendar jauh lebih awal. Perlu diingat bahawa anda akan menjemput beberapa orang dengan jadual yang sibuk, jadi beri mereka cukup notis untuk meluangkan masa untuk webinar anda. Sebagai contoh, minggu sebelum rehat Krismas boleh menjadi sangat sibuk, kerana orang cuba mengikat banyak habis-habisan sebelum bercuti. Dengan berhati-hati mempertimbangkan tarikh pilihan anda, anda boleh memastikan kehadiran maksimum.
Pastikan anda mendapat masa yang betul
Pertimbangkan perbezaan zon masa; jika anda berada di pantai barat, tetapi juga mengundang peserta dari pantai timur (dan sebaliknya), jangan menjadualkan webinar apabila peserta anda akan keluar dari pejabat. Juga, jangan jadwal webinar anda terlalu hampir pada penghujung hari - ini adalah ketika peserta anda ingin turun dan melihat apa yang masih perlu dilakukan untuk menjadikannya tepat pada masanya. Jika anda menjemput orang dari negara lain, sama ada memilih waktu yang biasanya boleh digunakan untuk semua peserta (yang jarang berlaku), atau merancang untuk memegang webinar anda beberapa kali untuk menyumbang zon waktu yang berbeza.
Pilih Alat Webinar anda
Kebanyakan alat pertemuan dalam talian mempunyai pilihan webinar, anda hanya perlu memilih pelan yang sepadan dengan bilangan peserta yang anda harapkan untuk dijemput. Uji pelbagai alat yang ada, dan pilih salah satu ciri dan fungsi yang sesuai dengan anda. Bergantung pada semacam webinar yang anda akan tampil, anda mungkin perlu menukar antara penceramah dengan mudah, atau merakam webinar untuk membuat posting dalam talian. Menyelidik semua ciri dari beberapa alat yang berbeza, dan anda pasti dapat mencari perisian yang sempurna untuk kesempatan anda. Pastikan bahawa sebaik sahaja anda telah memilih alat itu, pembekal anda sanggup melatih anda supaya anda dapat memanfaatkan sepenuhnya webinar anda.
Amalkan menjalankan webinar
Sebagai tuan rumah, anda dijangka memastikan bahawa webinar berjalan dengan lancar. Tidak ada alasan untuk tidak mengetahui cara menukar antara pembesar suara, mengambil tinjauan pendapat atau merekodkan webinar, sebagai contoh. Jemput beberapa rakan sekerja untuk membantu anda menguji alat tersebut beberapa kali selepas latihan anda dengan pembekal. Juga pastikan bahawa semua penyampai anda sudah biasa dengan alat webinar.
Membangun agenda dan jemputan
Sebelum menjemput penonton anda, sediakan webinar anda dengan berhati-hati. Fikirkan berapa lama webinar anda akan berlangsung, dan perkara utama yang ingin anda bincangkan dalam susunan yang ingin anda bincangkan. Juga merancang sesi Q & A, kerana peserta anda mungkin mempunyai beberapa soalan pada akhir pembentangan anda. Kemudian, gariskan agenda dalam jemputan. Ini adalah cara yang paling mudah untuk peserta anda mengetahui jika webinar anda relevan untuk mereka. Jemputan itu juga harus mengandungi pautan yang membolehkan peserta anda menyambung ke webinar, serta nombor panggilan masuk, sekiranya mereka lebih suka mendengar melalui telefon.
Jemput penonton anda
Berfikir dengan teliti tentang apa yang anda ingin hadir, dan pilih penonton anda dengan sewajarnya. Pastikan anda menjejaki respons anda, jadi anda tahu siapa yang akan menghadiri webinar anda. Dengan memantau dengan teliti senarai peserta anda, anda akan dapat merancang tindak lanjut anda ke hadapan.
Merancang persembahan anda
Perlu diingat bahawa persembahan pertemuan dalam talian yang terbaik adalah sangat visual dan menarik. Jika anda menggunakan PowerPoint, sebagai contoh, jangan slaid hanya dengan kata-kata. Sertakan gambar yang berkaitan dengan apa yang anda persembahkan. Anda juga boleh menggunakan video dan juga permainan dalam talian, jika sesuai, untuk membawa persembahan anda kepada kehidupan. Sesetengah perancang webinar juga menghantar bahan ke pejabat peserta sebelum mesyuarat. Belajar berfikir secara kreatif, dan webinar anda akan hidup.
Catat webinar anda
Dengan membuat rakaman webinar anda tersedia, mereka yang ingin mengkaji semula beberapa perbincangan atau mereka yang tidak dapat membuatnya, dapat mendengar apa yang dikatakan dalam masa mereka sendiri. Jika anda menghubungkan webinar anda ke kempen pemasaran dalam talian, anda boleh menggunakan rakaman dalam mana-mana e-mel yang anda hantar, menguatkan mesej anda.
Susulan
Seperti mesyuarat dalam talian, sesetengah webinar adalah sangat penting. Ingatkan peserta anda tentang apa yang telah dibincangkan, dan buat tinjauan untuk mengumpulkan pemikiran mereka tentang cara webinar berjalan. Jika anda merancang webinar lain yang boleh menarik perhatian penonton anda, pastikan anda memberitahu mereka apabila mereka boleh menjangkakan jemputan.
Semak maklum balas anda
Sentiasa pastikan untuk menyemak maklum balas yang telah anda terima pada webinar anda. Inilah cara anda boleh memperbaiki yang seterusnya. Berikan perhatian khusus kepada maklum balas yang berkaitan dengan persembahan, kerana itu menjadikan teras webinar.