Untuk menyimpan fail Folder Pribadi yang anda butuhkan, tipis dan, bentuk yang kecil dan sempurna untuk akses harian yang cepat, Outlook mempunyai ciri AutoArchive yang berguna yang secara automatik mengalihkan item lama ke fail arkib .
Tetapi bagaimana jika anda hanya perlu mengarkibkan sekali setahun dan ke medium yang boleh ditanggalkan? Katakan setiap tahun antara Malam Krismas dan Tahun Baru, anda ingin memindahkan surat lama dari Outlook kepada DVD-ROM setahun. Dengan beberapa fail PST juggling, anda boleh.
Arahkan Outlook Mail ke Medium Alih
Untuk mengarkibkan mel Outlook lama ke medium boleh tanggal:
- Pilih Fail | Pengurusan Fail Data ... dari menu dalam Outlook.
- Klik Tambah ....
- Tinggalkan Fail Outlook Folder Peribadi (.pst) dipilih.
- Sekiranya anda perlu mengakses mesej arkib anda dari versi Outlook sebelum Outlook 2003, pilih Fail Folder Peribadi Office 97-2002 (.pst) .
- Klik OK .
- Di bawah Simpan di :, pergi ke media mudah alih, pemacu rangkaian atau tempat lain di mana anda ingin menyimpan arkib anda.
- Taip nama yang diingini arkib anda di bawah Nama fail:.
- Klik OK .
- Berikan arkib anda sebagai nama deskriptif (tahun surat arkib, sebagai contoh) di bawah Nama:.
- Opsyenal, enkripsi dan kata laluan melindungi mesej arkib anda.
- Klik OK .
- Klik Tutup .
- Pindahkan folder yang ingin anda arsip ke lokasi arkib baru dalam anak tetingkap navigasi Outlook.
- Jika anda mahu mengarkibkan mesej individu sahaja, bukan keseluruhan folder, klik kanan pada lokasi arkib baru dan pilih Folder Baru ... untuk membuat folder Mail dan Pos Item yang baru di dalamnya. Kemudian pindahkan mesej yang dikehendaki ke folder baru.
- Klik pada lokasi arkib dengan butang tetikus kanan.
- Pilih Tutup "..." dari menu.
Mesej anda sekarang diarkibkan dan di luar jalan. Sudah tentu, anda boleh memasukkannya kembali ke Outlook pada bila-bila masa dengan mudah untuk membaca atau memulihkannya.