Pengenalan kepada Ciri-ciri dan Asas-asasnya
Adakah anda diliputi oleh banyak data yang perlu dijejaki dalam organisasi anda? Mungkin anda sedang menggunakan sistem pemfailan kertas, dokumen teks atau hamparan untuk menjejaki maklumat kritikal anda. Jika anda mencari sistem pengurusan data yang lebih fleksibel, pangkalan data mungkin hanya keselamatan yang anda cari dan Microsoft Access 2013 menyediakan pilihan yang sangat baik.
Apakah Pangkalan Data?
Pada tahap yang paling asas, pangkalan data hanyalah kumpulan data teratur. Sistem pengurusan pangkalan data (DBMS) seperti Microsoft Access, Oracle atau SQL Server menyediakan anda dengan alat perisian yang anda perlukan untuk mengatur data tersebut secara fleksibel. Ia termasuk kemudahan untuk menambah, mengubah suai atau memadam data dari pangkalan data, bertanya soalan (atau pertanyaan) mengenai data yang disimpan dalam pangkalan data dan menghasilkan laporan meringkaskan kandungan terpilih.
Akses Microsoft 2013
Microsoft Access 2013 menyediakan pengguna dengan salah satu penyelesaian DBMS yang paling mudah dan paling fleksibel di pasaran hari ini. Pengguna tetap produk Microsoft akan menikmati kelihatan dan terasa Windows biasa serta integrasi yang ketat dengan produk keluarga Microsoft Office yang lain. Untuk maklumat lanjut mengenai antara muka Access 2010, bacalah Akses Antara Muka Pengguna Akses 2013 kami.
Mari kita mulakan terlebih dahulu tiga komponen utama Akses yang akan dihadapi oleh kebanyakan pengguna pangkalan data - jadual, pertanyaan, dan borang. Sekiranya anda tidak mempunyai pangkalan data Akses, anda mungkin mahu membaca mengenai Membuat Pangkalan Data Akses 2013 dari Scratch atau Membuat Pangkalan Data 2013 Akses dari Templat.
Jadual Akses Microsoft
Jadual terdiri daripada blok bangunan asas bagi setiap pangkalan data. Sekiranya anda biasa dengan spreadsheet, anda akan mendapati jadual pangkalan data amat serupa.
Jadual pangkalan data biasa mungkin mengandungi maklumat pekerja, termasuk ciri seperti nama, tarikh lahir dan tajuk. Ia mungkin berstruktur seperti berikut:
- ID pekerja
- Nama terakhir
- Nama pertama
- Tajuk
- Salam
- Tarikh lahir
Perhatikan pembinaan jadual dan anda akan mendapati bahawa setiap lajur jadual sepadan dengan ciri pekerja tertentu (atau atribut dalam istilah pangkalan data). Setiap baris sepadan dengan satu pekerja tertentu dan mengandungi maklumatnya. Itu sahaja yang ada padanya! Jika ia membantu, fikirkan setiap satu daripada jadual ini sebagai penyenaraian gaya spreadsheet. Untuk maklumat lanjut, baca Menambah Jadual ke Pangkalan Data Akses 2013
Mendapatkan Maklumat dari Pangkalan Data Akses
Jelasnya, pangkalan data yang hanya menyimpan maklumat akan menjadi sia-sia - kita memerlukan kaedah untuk mendapatkan maklumat juga. Jika anda hanya ingin mengingati maklumat yang disimpan dalam jadual, Akses Microsoft membolehkan anda membuka jadual dan menatal melalui rekod yang terkandung di dalamnya. Walau bagaimanapun, kuasa sebenar pangkalan data terletak pada keupayaannya untuk menjawab permintaan yang lebih kompleks, atau pertanyaan. Pertanyaan akses menyediakan keupayaan untuk menggabungkan data dari beberapa jadual dan meletakkan syarat khusus pada data yang diambil.
Bayangkan bahawa organisasi anda memerlukan kaedah yang mudah untuk membuat senarai produk yang sedang dijual di atas harga purata mereka. Jika anda hanya memperoleh jadual maklumat produk, memenuhi tugas ini akan memerlukan sejumlah besar penyortiran melalui pengiraan data dan melakukan dengan tangan. Walau bagaimanapun, kuasa pertanyaan membolehkan anda hanya meminta bahawa Akses hanya mengembalikan rekod yang memenuhi syarat harga purata di atas. Di samping itu, anda boleh mengarahkan pangkalan data untuk hanya menyenaraikan nama dan harga unit item tersebut.
Untuk maklumat lanjut mengenai kuasa pertanyaan pangkalan data di Akses, baca Membuat Pertanyaan Mudah di Microsoft Access 2013.
Memasukkan Maklumat ke dalam Pangkalan Data Akses
Setakat ini, anda telah mempelajari konsep-konsep di belakang menganjurkan maklumat dalam pangkalan data dan mendapatkan maklumat dari pangkalan data. Kami masih memerlukan mekanisme untuk meletakkan maklumat ke dalam jadual di tempat pertama! Microsoft Access menyediakan dua mekanisme utama untuk mencapai matlamat ini. Kaedah pertama adalah dengan hanya membawa jadual dalam tetingkap dengan mengklik dua kali dan menambah maklumat ke bahagian bawahnya, sama seperti seseorang akan menambah maklumat pada hamparan.
Akses juga menyediakan antara muka bentuk yang mesra pengguna yang membolehkan pengguna memasukkan maklumat dalam bentuk grafik dan mempunyai maklumat yang telus itu dihantar ke pangkalan data. Kaedah ini kurang mengintimidasi pengendali kemasukan data tetapi memerlukan lebih banyak kerja di bahagian pentadbir pangkalan data. Untuk maklumat lanjut, baca Membuat Borang dalam Akses 2013
Laporan Akses Microsoft
Laporan memberikan keupayaan untuk menghasilkan ringkasan ringkas diformat data yang terkandung dalam satu atau lebih jadual dan / atau pertanyaan. Melalui penggunaan helah pintas dan templat, pengguna pangkalan data boleh membuat laporan secara literal dalam beberapa minit.
Katakan bahawa anda ingin menghasilkan katalog untuk berkongsi maklumat produk dengan pelanggan semasa dan prospektif. Dalam bahagian sebelumnya, kami mengetahui bahawa maklumat seperti ini boleh diperolehi dari pangkalan data kami melalui penggunaan pertanyaan yang bijaksana. Walau bagaimanapun, ingatlah bahawa maklumat ini dibentangkan dalam bentuk jadual - bukanlah bahan pemasaran yang paling menarik! Laporan membenarkan kemasukan grafik, pemformatan yang menarik dan penomboran. Untuk maklumat lanjut, lihat Membuat Laporan di Akses 2013.