Memecah Perbezaan Antara Spreadsheet dan Database
Salah satu sebab syarikat-syarikat teragak-agak untuk menggunakan Microsoft Access adalah kurangnya pemahaman mengenai perbezaan antara spreadsheet dan pangkalan data. Ini membawa ramai orang untuk percaya bahawa maklumat pelanggan penjejakan, pesanan pembelian, dan butiran projek dalam hamparan adalah memadai untuk keperluan mereka. Hasil akhirnya ialah sukar untuk mengekalkan kawalan konfigurasi, fail yang hilang kepada rasuah, dan pekerja secara tidak sengaja menimpa maklumat penting. Dengan sedikit pengetahuan mengenai kuasa dan banyak kegunaan pangkalan data, lebih mudah bagi perniagaan kecil melihat apabila hamparan cukup untuk pekerjaan dan apabila pangkalan data perlu diwujudkan.
Adalah penting untuk mempunyai pemahaman asas mengenai pangkalan data . Kebanyakan orang telah mengakses pangkalan data sebelum ini, seperti yang ada di perpustakaan awam, tetapi hanya menggunakannya tidak menjelaskan bagaimana spreadsheet dan pangkalan data berbeza. Membelanjakan beberapa minit pembelajaran tentang pangkalan data akan membantu membuat perbandingan lebih jelas.
Organisasi Data
Mungkin perbezaan paling jelas antara spreadsheet dan pangkalan data adalah cara cara diurus. Jika data agak rata, maka hamparan adalah sempurna. Cara untuk menentukan sama ada jadual rata adalah yang terbaik, tanyakan sama ada atau tidak semua titik data mudah diplotkan pada carta atau jadual? Sebagai contoh, jika syarikat ingin menjejaki pendapatan bulanan selama setahun, spreadsheet adalah sempurna. Spreadsheets bertujuan untuk mengendalikan banyak jenis data yang sama, memetakan kemajuan beberapa perkara utama.
Sebagai perbandingan, pangkalan data mempunyai struktur data hubungan. Sekiranya pengguna hendak menarik data, terdapat banyak perkara yang perlu dipertimbangkan. Sebagai contoh, jika syarikat ingin menjejaki pendapatan bulanannya dan membandingkannya dengan pesaing dalam tempoh lima tahun yang lalu, terdapat hubungan di antara titik data ini, tetapi bukan satu fokus tunggal. Membuat satu jadual untuk melaporkan hasil akan sukar, jika tidak mustahil. Pangkalan data direka untuk memudahkan pengguna menghasilkan laporan dan pertanyaan yang dijalankan.
Kerumitan Data
Cara paling mudah untuk membandingkan sama ada data harus dikekalkan dalam spreadsheet atau pangkalan data adalah untuk melihat bagaimana kompleksnya data tersebut. Ini membantu memperjelas bagaimana data perlu diatur jika pengguna masih tidak pasti.
Data hamparan mudah. Ia boleh dengan mudah ditambah kepada satu jadual atau carta dan ditambah kepada persembahan tanpa perlu mengecualikan maklumat. Ia mudah untuk mengekalkan kerana ia hanya mengikuti beberapa nilai angka utama. Sekiranya hanya beberapa baris dan lajur yang diperlukan, data yang terbaik disimpan dalam hamparan.
Pangkalan data rumah banyak jenis data yang berbeza yang semuanya mempunyai hubungan dengan data lain dalam pangkalan data. Sebagai contoh, syarikat menyimpan sejumlah besar data pada pelanggan mereka, dari nama dan alamat untuk pesanan dan penjualan. Jika pengguna cuba untuk menjejalkan beribu-ribu baris ke dalam spreadsheet, kemungkinannya adalah baik untuk dipindahkan ke pangkalan data.
Pengulangan Data
Hanya kerana data perlu dikemas kini tidak semestinya bermakna pangkalan data diperlukan. Adakah data yang sama akan berterusan? Dan adakah perniagaan berminat mengikuti acara atau tindakan?
Jika titik data berubah tetapi jenis data adalah sama dan menjejaki satu peristiwa, maklumat itu mungkin rata. Contohnya ialah jumlah jualan selama setahun. Tempoh masa akan berubah dan nombor akan turun naik, dan tidak akan ada data berulang.
Jika beberapa bahagian data tetap sama, seperti maklumat pelanggan, sementara yang lain berubah, seperti jumlah pesanan dan ketepatan masa bayaran, kemungkinan tindakan sedang dijejaki. Ini adalah apabila pangkalan data harus digunakan. Tindakan mempunyai banyak komponen yang berbeza kepada mereka, dan cuba untuk mengesan mereka semua memerlukan pangkalan data.
Tujuan Utama Data
Spreadsheets sangat bagus untuk acara sekali sahaja yang tidak memerlukan pengesanan banyak aspek yang berbeza. Untuk projek yang memerlukan satu atau dua carta atau jadual untuk pembentangan sebelum diarkibkan, spreadsheet adalah cara terbaik untuk pergi. Jika pasukan atau syarikat perlu dapat mengira hasil dan menentukan peratusan, di mana spreadsheet adalah yang paling berguna.
Pangkalan data adalah untuk projek yang lebih panjang di mana data mungkin digunakan sekali lagi dan lagi. Sekiranya nota dan komen diperlukan, data perlu dipindahkan ke pangkalan data. Spreadsheets tidak direka untuk menjejaki butiran, hanya beberapa titik angka utama.
Bilangan Pengguna
Bilangan pengguna boleh menjadi faktor penentu sama ada menggunakan spreadsheet atau pangkalan data. Sekiranya projek memerlukan sejumlah besar pengguna dapat mengemas kini data dan membuat perubahan, ini tidak boleh dilakukan dalam spreadsheet. Lebih sukar untuk mengekalkan kawalan konfigurasi yang betul dengan spreadsheet. Sekiranya terdapat hanya beberapa pengguna untuk mengemas kini data, secara amnya antara tiga dan enam, spreadsheet sepatutnya memadai (walaupun pastikan untuk menetapkan peraturan sebelum bergerak ke hadapan dengannya).
Sekiranya semua peserta dalam sesuatu projek atau seluruh jabatan perlu membuat perubahan, pangkalan data adalah pilihan yang lebih baik. Walaupun sebuah syarikat kecil dan hanya mempunyai satu atau dua orang di jabatan sekarang, pertimbangkan berapa ramai orang yang mungkin berada di jabatan itu dalam tempoh lima tahun dan bertanya sama ada mereka semua perlu membuat perubahan. Semakin banyak pengguna yang memerlukan akses, semakin besar kemungkinan database adalah pilihan yang lebih baik.
Anda juga mesti mengambil jaminan data. Jika terdapat banyak maklumat sensitif yang perlu diamankan, pangkalan data menawarkan keselamatan yang lebih baik. Sebelum membuat langkah itu, pastikan anda membaca mengenai isu keselamatan yang perlu dipertimbangkan sebelum membuat pangkalan data.
Sekiranya anda bersedia untuk membuat terjun, baca artikel kami Mengubah Spreadsheets ke Pangkalan Data untuk memulakan perjalanan anda.