E-mel lama boleh kelihatan menakutkan, dan urutan lama perenggan panjang, mungkin termasuk kalimat jangka panjang yang sepatutnya tidak berhenti tetapi seolah-olah tidak pergi ke mana-mana sama ada kalimat yang penuh dengan kata-kata luaran yang menambah sedikit makna tetapi berkhidmat kepada mengelirukan dengan tafsiran yang pelbagai dan kadang-kadang bercanggah-, boleh menjadikan penerima membaca kurang daripada jika mesej itu hanya, uh, kira-kira 3 ayat-tiga kalimat cerdas, ringkas dan tepat-panjang.
Sekiranya anda tidak membaca perenggan di atas, anda mendapat mata.
Simpan E-mel pendek
Itulah sebabnya ia biasanya merupakan idea yang baik
- menyimpan e-mel seketika mungkin.
Sudah tentu, ini tidak bermakna bahawa anda harus memotong mesej anda pada harga apa pun.
Tulis seberapa banyak yang perlu
Tuliskan seberapa lama dan seberapa diperlukan dan sesuai. Lebih penting untuk e-mel perniagaan menjadi ringkas.
E-mel peribadi boleh berbunga dan berdering panjang. Untuk kejelasan, kata-kata yang lebih sedikit dan sederhana masih lebih baik.
Gunakan Mata Peluru
Jika anda mempunyai banyak menulis:
- Cabut mesej anda ke dalam mata peluru.
- Mulailah setiap titik dengan ringkas ringkasan tindakan yang anda mahu diambil.
- Pastikan maklumat penting tidak tersembunyi di dalam mesej anda atau sebarang titik peluru .
Satu Tindakan setiap Mesej
Jangan bungkus bersama-sama dengan apa sahaja yang anda perlukan atau ingin memberitahu penerima dalam satu mesej. Khususnya:
- Mulakan mesej baharu untuk setiap tindakan utama yang anda minta daripada penerima.
Ini menjadikannya mudah bagi penerima untuk mendapatkan e-mel mereka dan tindakan yang perlu dilakukan. Dengan menetapkan duluan, kemungkinan mereka akan mengamalkan kaedah yang sama untuk mesej kepada anda - dan anda juga akan mempunyai masa yang lebih mudah mengenainya.