Perkenalkan diri anda, tetapkan konteksnya, dan simpan ringkasnya
Pemesejan segera mungkin merupakan kaedah komunikasi standard untuk anda, tetapi sesetengah orang masih merasa menakutkan. Sekiranya anda terbiasa dengan menghantar mesej atau kawan-kawan dan rakan sekutu segera, anda mungkin tidak menyedari bagaimana teks sepertinya akan keluar dari medan kiri ke kenalan baru. Jenis kejutan itu terutama menjadi kebimbangan dalam konteks perniagaan. Apabila anda menggunakan teks dalam perniagaan, teruskan etika pemikiran yang munasabah dalam minda dan ikuti beberapa peraturan kelakuan yang mudah.
Tanya Kebenaran untuk Menghantar Mesej Teks
Adakah orang yang anda mahu teks bersetuju untuk dihubungi dengan cara itu? Jangan menganggap bahawa semua orang membawa telefon bimbit pada setiap masa untuk menerima mesej teks atau sedang dalam talian untuk mengakses mesej segera menerusi rangkaian, Facebook , atau program pesanan segera lain. Tanya sendiri atau dalam perbualan telefon bagaimana individu lebih suka dihubungi. Anda mungkin mendapati mereka mempunyai pelan teks terhad atau penggunaan IM tidak digalakkan di stesen kerja mereka.
Perkenalkan Diri Anda Apabila Mengirim Mesej Permulaan
Perkenalkan diri anda dalam mesej anda dan buatnya ringkas. Walaupun nama, nama panggilan, atau nombor telefon anda mungkin dipaparkan, bergantung pada kaedah mesej yang anda gunakan, penerima anda melihat teks daripada konteksnya. Mulakan mesej dengan pengenalan dan kerangka rujukan, seperti:
- "Saya Joan Smith dari Perunding XYZ. Adakah anda mempunyai masa untuk membincangkan soalan yang anda bertanya pada telefon minggu lepas?"
- "Ia adalah Brad Jones dari perakaunan, saya mempunyai soalan tentang permintaan pembayaran balik anda. Adakah anda mempunyai masa untuk menjawabnya sekarang, atau saya perlu memanggil anda kemudian?"
Dengan melakukan ini, anda mengelakkan mesej anda muncul sebagai soalan rawak dan mungkin salah arah dari seseorang yang mungkin diingat oleh penerima hanya samar-samar atau tidak sama sekali.
Walaupun banyak program pesanan segera mempunyai arkib yang membolehkan orang mengetahui siapa anda dan apa yang anda telah bicarakan pada masa lalu, biasanya adalah idea yang baik untuk memperkenalkan diri anda lebih ringkas dalam perbualan berikutnya, terutama jika anda telah mengubah nama samaran atau nombor telefon.
Pastikan Mesej Pertama Singkat String
Mulakan dengan pengenalan dan konteks hanya sehingga orang itu bertindak balas. Jika tidak, anda boleh menulis dan menghantar mesej terperinci yang tidak pernah dilihat. Ini adalah amalan yang baik untuk semua tali mesej.
Ikut Up Politely Jika Anda Tidak Ada Response
Menghantar mesej teks atau IM dan tidak menerima respons boleh bermakna beberapa perkara. Orang itu mungkin mengabaikan anda, tetapi orang yang lebih mungkin tidak memantau telefon atau komputer untuk melihat mesej anda. Selepas masa yang sesuai, ikuti dengan mesej tambahan tetapi juga cuba menghubungi orang melalui e-mel atau telefon. Apabila sesuai, anda juga boleh berhenti di meja orang tersebut.
Protokol ini kembali kepada cara orang lebih suka dihubungi. Walaupun pemesejan mungkin satu-satunya cara yang anda ingin berkomunikasi, ia bukan pilihan pertama orang. Jika anda ingin mempunyai hubungan kerja yang produktif, faham dan menghormati orang yang mempunyai keutamaan yang berbeza.