Microsoft Access mempunyai tiga komponen utama: jadual, pertanyaan dan borang
Mana-mana syarikat yang dibanjiri oleh banyak data yang perlu dikesan atau oleh sistem yang menggunakan kertas kerja, dokumen teks atau spreadsheet untuk menjejaki maklumat kritikal boleh mendapat manfaat daripada membuat suis ke sistem pengurusan data. Sistem pangkalan data seperti Microsoft Access 2010 mungkin hanya keperluan syarikat.
Apakah Pangkalan Data?
Di peringkat yang paling asas, pangkalan data ialah koleksi data teratur. Sistem pengurusan pangkalan data (DBMS) seperti Microsoft Access menyediakan anda dengan alat perisian yang anda perlukan untuk mengatur data tersebut secara fleksibel. Ia termasuk kemudahan untuk menambah, mengubah suai dan memadam data dari pangkalan data, bertanya soalan tentang data yang disimpan dalam pangkalan data dan menghasilkan laporan yang meringkaskan kandungan terpilih.
Komponen Akses Microsoft 2010
Microsoft Access 2010 menyediakan pengguna dengan penyelesaian DBMS yang mudah dan fleksibel. Pengguna tetap produk Microsoft menghargai pandangan dan perasaan Windows akrab dan integrasi yang ketat dengan produk keluarga Microsoft Office yang lain.
Tiga daripada komponen utama akses yang dihadapi oleh pengguna pangkalan data ialah jadual, pertanyaan, dan borang. Sekiranya anda baru bermula dengan Akses dan tidak mempunyai pangkalan data Akses, sila baca mengenai Membuat Pangkalan Data Akses 2010 dari Scratch.
Jadual Adakah Blok Bangunan
Jadual adalah blok bangunan asas bagi mana-mana pangkalan data. Jika anda biasa dengan spreadsheet, anda akan mendapati jadual pangkalan data adalah sama. Jadual pangkalan data tipikal mungkin mengandungi maklumat pekerja, termasuk ciri seperti nama, tarikh lahir dan tajuk. Ia mungkin berstruktur seperti berikut:
- ID pekerja
- Nama terakhir
- Nama pertama
- Tajuk
- Salam
- Tarikh lahir
Perhatikan pembinaan jadual dan anda akan mendapati bahawa setiap lajur jadual sepadan dengan ciri-ciri pekerja tertentu atau atribut dalam istilah pangkalan data. Setiap baris sepadan dengan satu pekerja tertentu dan mengandungi maklumatnya. Itu sahaja yang ada padanya. Jika ia membantu, fikirkan setiap jadual sebagai penyenaraian gaya spreadsheet.
Pertanyaan Dapatkan Maklumat
Pangkalan data yang hanya menyimpan maklumat akan menjadi sia-sia; anda memerlukan kaedah untuk mendapatkan maklumat juga. Jika anda hanya ingin mengingati maklumat yang disimpan dalam jadual, Akses Microsoft membolehkan anda membuka jadual dan menatal melalui rekod yang terkandung di dalamnya. Bagaimanapun, kuasa sebenar pangkalan data terletak pada keupayaannya untuk menjawab pertanyaan yang kompleks. Pertanyaan akses menyediakan keupayaan untuk menggabungkan data dari beberapa jadual dan meletakkan syarat khusus pada data yang diambil.
Bayangkan bahawa organisasi anda memerlukan kaedah yang mudah untuk membuat senarai produk yang sedang dijual di atas harga purata mereka. Jika anda hanya mengambil jadual maklumat produk, memenuhi tugas ini memerlukan sejumlah besar penyortiran melalui pengiraan data dan melakukan dengan tangan. Walau bagaimanapun, kuasa pertanyaan membolehkan anda memohon bahawa Akses hanya memulangkan rekod-rekod yang memenuhi syarat harga purata di atas. Di samping itu, anda boleh mengarahkan pangkalan data untuk menyenaraikan hanya nama dan harga unit item tersebut.
Untuk maklumat lanjut tentang kuasa pertanyaan pangkalan data di Access, baca Membuat Query Mudah di Microsoft Access 2010.
Borang Masukkan Maklumat
Setakat ini, anda telah membaca tentang konsep di belakang menganjurkan maklumat dalam pangkalan data dan mendapatkan maklumat dari pangkalan data. Anda masih memerlukan mekanisme untuk meletakkan maklumat ke dalam jadual di tempat pertama. Microsoft Access menyediakan dua mekanisme utama untuk mencapai matlamat ini. Kaedah pertama adalah untuk membuka meja dalam tetingkap dengan mengklik dua kali padanya. Kemudian, tambahkan maklumat ke bahagian bawah jadual, sama seperti anda akan menambah maklumat pada hamparan.
Akses juga menyediakan antara muka bentuk mesra pengguna. Antara muka membolehkan pengguna memasukkan maklumat dalam bentuk grafik dan mempunyai maklumat yang telus itu dihantar ke pangkalan data. Kaedah ini kurang mengintimidasi pengendali kemasukan data tetapi memerlukan lebih banyak kerja di bahagian pentadbir pangkalan data. Untuk maklumat lanjut, baca Membuat Borang dalam Akses 2010
Laporan Akses Microsoft
Laporan memberikan keupayaan untuk menghasilkan ringkasan yang menarik diformat data yang terdapat dalam satu atau lebih jadual dan pertanyaan. Melalui penggunaan trik pintas dan templat, pengguna pangkalan data yang berpengetahuan boleh membuat laporan dalam masa beberapa minit.
Katakan anda ingin menghasilkan katalog untuk berkongsi maklumat produk dengan pelanggan semasa dan prospektif. Maklumat semacam ini boleh diambil dari pangkalan data melalui penggunaan pertanyaan yang bijaksana. Bagaimanapun, maklumat itu dibentangkan dalam bentuk jadual-bukan bahan pemasaran yang paling menarik. Laporan membenarkan kemasukan grafik, pemformatan yang menarik, dan penomboran. Untuk maklumat lanjut, lihat Membuat Laporan di Akses 2010.