E-mel yang diproses sering diisi dengan aksara dan alamat yang tidak perlu
Apabila e-mel telah dikemukakan beberapa kali, ia sering mengumpulkan kata-kata, aksara, dan alamat e-mel yang tidak diperlukan dan perlu dibersihkan sebelum menghantarnya sekali lagi.
Sebelum menghantar mesej itu ke kenalan anda sendiri, pertimbangkan untuk mengikuti etika e-mel yang mudah ini demi penerima anda.
Cara Membersihkan E-mel Diperakui
Ikut petua ini dengan cepat membuat e-mel yang dihantar lebih rapi:
Keluarkan Alamat E-mel yang Tidak Perlu
Apabila e-mel dikemukakan sebagai-tanpa pengeditan terlebih dahulu, penerima dapat melihat alamat e-mel yang dihantar oleh mesej asal.
Ini mungkin berguna dalam sesetengah kes di mana anda mahu penerima baru melihat siapa yang telah melihat e-mel atau ketika asal dihantar, tetapi biasanya bukan idea yang baik untuk menyimpan semua itu. Ini adalah benar terutamanya apabila hanya segelintir penerima yang benar-benar menambah maklumat kepada e-mel tersebut.
Sikat melalui mesej dan padamkan sebarang tajuk yang menyertakan alamat e-mel yang lain yang dihantar oleh mesej tersebut.
Padamkan Penanda Berkaitan Hadapan
Selepas e-mel telah dikemukakan beberapa kali, medan Subjek dan badan mungkin mengumpul satu atau lebih aksara ">", atau bahkan perkataan keseluruhan seperti "meneruskan ini," "FWD," atau "FWDed." Adalah idea yang baik untuk menghapuskan ini untuk mengecilkan mesej keseluruhannya.
Sebenarnya, menjaga watak-watak ini boleh membuat penerima berfikir bahawa mesej itu spam atau bahawa anda tidak peduli dengan cukup tentang e-mel untuk menghapus aksara-aksara yang tersisa ini.
Pertimbangkan Warna Teks dan Saiz
Ia sangat biasa bagi e-mel yang diteruskan untuk membawa gaya yang sama, yang biasanya teks bervariasi dan lebih daripada satu warna. Ini sering sukar dibaca dan dengan cepat dapat memaksa penerima untuk menolak keseluruhan mesej sebagai spam.
Cuba melaraskan e-mel untuk memudahkan bacaan.
Tulis berhampiran dengan bahagian atas mesej
Sebarang komen yang anda ingin tambah ke e-mel yang diteruskan hendaklah diletakkan di bahagian paling atas e-mel supaya penerima dapat melihat dengan jelas kata-kata anda terlebih dahulu.
Anda mungkin menulis tentang apa yang e-mel tentang atau mengapa anda memajukannya, tetapi tidak kira apa pun alasan anda, ia sepatutnya dilihat dengan jelas di bahagian atas, maka penerima tidak akan melihatnya sehingga mereka telah membaca menerusi mesej keseluruhan.
Perkara terakhir yang anda mahukan ialah komen anda untuk dicampur dan disalahtafsirkan untuk teks dalam mesej asal.
Alternatif untuk Pengiriman Biasa
Satu alternatif untuk menghantar mesej adalah untuk menyimpan e-mel ke fail dan kemudian lampirkan mesej itu sebagai lampiran e-mel. Sesetengah pelanggan e-mel mempunyai butang untuk ini, seperti Microsoft Outlook . Untuk yang lain, cuba muat turun e-mel sebagai fail, seperti fail EML atau MSG , dan kemudian hantarnya sebagai lampiran fail biasa.
Pilihan lain adalah dengan hanya menyalin teks asal dan kemudian masukkannya sebagai teks biasa untuk mengelakkan menyalin gaya pemformatan ganjil atau warna luar tempat. Juga pastikan anda meletakkan teks yang diteruskan dalam sebut harga supaya penerima baru dapat melihat dengan jelas mana bagian e-mel itu bukan dari anda.