Netiquette Anda Harus Tahu
Walaupun semua orang menggunakan e - mel untuk sekurang-kurangnya beberapa komunikasi perniagaan setiap bulan, sesetengah daripada kita akan menggunakan e-mel sebagai alat harian untuk melakukan kerja profesional kami. Kami akan menggunakan e-mel untuk berkomunikasi dengan pelanggan, rakan sepasukan, atasan, dan pekerja baru yang mungkin atau mungkin majikan baru. Dan ya, orang-orang ini akan menghakimi kita dengan kemampuan kita untuk membuat mesej bertulis yang jelas dan profesional.
Etika e-mel, atau 'netiquette', telah wujud selama 27 tahun di World Wide Web. Netiquette adalah satu set garis panduan yang diterima secara meluas untuk menunjukkan rasa hormat dan kecekapan dalam e-mel anda. Malangnya, ada orang yang tidak pernah meluangkan masa untuk mempelajari netiquette e-mel untuk tetapan perniagaan. Lebih teruk lagi: ada orang yang mengelirukan e-mel dengan gaya pengunduran teks yang longgar dan tidak formal.
Jangan biarkan e-mel yang dibuat dengan baik membunuh kredibiliti anda dengan pelanggan atau atasan atau majikan yang berpotensi. Berikut adalah peraturan netiquette e-mel yang akan membantu anda dengan baik, dan menjimatkan malu di tempat kerja.
01 dari 10
Masukkan alamat e-mel sebagai perkara terakhir yang anda lakukan sebelum menghantar.
Ini seolah-olah bersifat intuitif, tetapi ini adalah bentuk yang sangat baik. Anda tunggu sehingga hujung tulisan dan proofreading anda sebelum anda menambah alamat e - mel (es) ke pengepala e-mel. Teknik ini akan menjimatkan malu secara tidak sengaja menghantar mesej itu terlalu lama sebelum anda selesai menamatkan kandungan dan proofreading anda.
Ini amat kritikal untuk e-mel yang lebih lama yang mempunyai kandungan sensitif, seperti mengemukakan aplikasi pekerjaan, menanggapi pertanyaan pelanggan, atau menyampaikan berita buruk kepada pasukan anda. Dalam kes ini, menangguhkan alamat e - mel menambah keselamatan apabila anda perlu melangkah dari e-mel anda untuk seketika untuk mengumpul fikiran anda dan berlatih kata-kata anda dalam fikiran anda.
Jika anda membalas e-mel, dan anda menganggap kandungan itu mempunyai sensitiviti, maka hanya padamkan alamat e-mel penerima buat sementara waktu sehingga anda sudah bersedia untuk menghantar, dan kemudian tambah alamat kembali. Anda boleh memotong-dan-paste alamat e-mel penerima ke dalam fail Notepad atau halaman OneNote, tulis e-mel, dan kemudian memotong-dan-paste alamat e-mel itu.
Percayalah kami tentang ini: garis alamat e-mel kosong semasa pengarahan akan menyelamatkan kesedihan yang besar pada suatu hari!
02 dari 10
Periksa tiga kali bahawa anda menghantar e-mel kepada orang yang betul.
Ini amat penting jika anda bekerja di syarikat besar atau jabatan kerajaan. Apabila anda menghantar e-mel yang sensitif kepada 'Mike' atau 'Heather' atau 'Mohammed', perisian e-mel anda akan mahu menaip alamat penuh untuk ramalan untuk anda. Nama-nama popular seperti ini akan mempunyai banyak hasil dalam buku alamat syarikat anda, dan anda secara tidak sengaja dapat menghantar berita buruk kepada wakil presiden anda, atau balasan rahsia kepada orang ramai dalam perakaunan.
Terima kasih kepada peraturan # 1 netiquette di atas, anda telah meninggalkan alamat sehingga akhir, jadi triple-checking alamat e - mel penerima harus berjalan lancar sebagai langkah terakhir anda sebelum mengirim!
03 dari 10
Elakkan 'Balas kepada Semua', terutamanya dalam sebuah syarikat besar.
Apabila anda menerima siaran yang dihantar kepada berpuluh-puluh orang, adalah bijak untuk hanya membalas kepada penghantar. Ini benar terutamanya jika ia menyiarkan syarikat dengan senarai edaran yang besar.
Sebagai contoh: pengurus umum menghantar e-mel ke seluruh syarikat mengenai tempat letak kereta di kawasan selatan, dan dia meminta orang ramai menghormati gerai-gerai yang diberi nombor yang ditetapkan dan dibayar oleh pekerja. Jika anda mengklik 'balas kepada semua' dan mula mengadu bahawa pekerja lain mencerobohi kenderaan peribadi anda dan menggaruk cat anda, anda boleh menyakiti kemajuan kerjaya anda dengan menjadi syarikat shmuck.
Tiada siapa yang mahu menerima mesej yang tidak terpakai kepada mereka . Lebih-lebih lagi, tiada siapa yang menghargai mengadu kepada kumpulan atau mendengar tentang keluhan peribadi anda yang disiarkan dalam format siaran.
Elakkan kecerobohan ini dan gunakan balasan individu kepada penghantar sebagai tindakan lalai anda. Pasti lihat Peraturan # 9 di bawah juga.
04 dari 10
Gunakan ucapan terima profesional bukan ungkapan bahasa biasa.
Cara terbaik untuk memulakan e-mel profesional adalah beberapa versi berikut:
1. Selamat siang, Cik Chandra.
2. Halo, pasukan projek dan sukarelawan.
3. Hai, Jennifer.
4. Selamat pagi, Patrick.
JANGAN, dalam apa jua keadaan, gunakan perkara berikut untuk memulakan e-mel profesional:
1. Hei,
2. Sup, pasukan!
3. Hi, Jen.
4. Mornin, Pat.
Ungkapan-ungkapan yang biasa seperti 'hey', 'yo', 'sup' mungkin kelihatan mesra dan hangat kepada anda, tetapi mereka sebenarnya menghilangkan kredibiliti anda dalam suasana perniagaan. Walaupun anda boleh menggunakan kolokialisme ini dalam perbualan sebaik sahaja anda mempunyai hubungan yang dipercayai dengan orang lain, adalah idea yang tidak baik untuk menggunakan kata-kata ini dalam e-mel perniagaan.
Di samping itu, ia adalah bentuk yang tidak baik untuk mengambil jalan pintas ejaan, seperti 'mornin'. Ia adalah bentuk yang sangat buruk untuk memendekkan nama seseorang (Jennifer -> Jen) kecuali orang itu telah meminta anda untuk berbuat demikian.
Seperti mana-mana komunikasi perniagaan pintar, ia bijak untuk menyimpang pada sisi terlalu formal dan menunjukkan bahawa anda percaya dengan etika dan penghormatan.
05 dari 10
Mengesahkan setiap mesej, seolah-olah reputasi profesional anda bergantung padanya.
Dan sememangnya, reputasi anda mudah dibongkar oleh tata bahasa yang tidak baik, ejaan buruk, dan kata-kata yang tidak sesuai.
Bayangkan bagaimana profesionalisme anda akan terkena jika anda secara tidak sengaja menghantar ' Anda perlu menyemak math anda , Ala ' apabila anda benar-benar bermaksud untuk mengatakan ' anda perlu menyemak matematik anda, Alma' . Atau jika anda berkata ' Saya dapat melakukan campur tangan pada hari esok ' apabila anda bermaksud ' Saya boleh melakukan wawancara esok '.
Mengesahkan setiap e-mel yang anda hantar; lakukannya seolah-olah reputasi profesional anda bergantung padanya.
06 dari 10
Garis subjek ringkas dan jelas akan mencapai keajaiban (dan membantu anda membaca).
Baris subjek adalah tajuk untuk komunikasi dan cara untuk meringkaskan dan menandakan e-mel anda agar dapat dijumpai dengan mudah kemudian. Ia harus jelas meringkaskan kandungan dan apa-apa tindakan yang dikehendaki.
Sebagai contoh, baris subjek: 'kopi' tidak begitu jelas.
Sebaliknya, cuba 'Pilihan kopi kakitangan: respons anda diperlukan'
Sebagai contoh kedua, baris subjek ' permintaan anda ' terlalu kabur.
Sebaliknya, cuba garis subjek yang lebih jelas seperti: ' Permintaan untuk parkir anda: butiran lebih lanjut diperlukan' .
07 daripada 10
Gunakan hanya dua fon klasik: varian Arial dan Times Roman, dengan dakwat hitam.
Ia boleh menggoda untuk menambah wajah font dan warna bergaya ke e-mel anda untuk menjadikannya cerah, tetapi anda lebih baik menggunakan hitam 12-pt atau 10-Arial atau Times New Roman. Varian serupa seperti Tahoma atau Calibri juga baik. Dan jika anda menarik perhatian kepada frasa tertentu atau peluru, maka dakwat merah atau font tebal boleh sangat membantu dalam kesederhanaan.
Masalahnya ialah apabila e-mel anda mula menjadi tidak konsisten dan tidak fokus atau mula menyampaikan sikap maverick atau mengganggu di pihak anda. Di dunia perniagaan, orang mahu komunikasi menjadi boleh dipercayai dan jelas dan ringkas, tidak hiasan dan mengganggu.
08 dari 10
Elakkan sindiran dan nada negatif / susah payah, di semua kos.
E-mel sentiasa gagal untuk menyampaikan peredaran suara dan bahasa tubuh. Apa yang anda fikir adalah langsung dan mudah mungkin benar-benar dapat dilihat sebagai keras dan bermakna apabila ia dimasukkan ke dalam e-mel anda. Tidak menggunakan perkataan 'please' dan 'thank you' akan menyebabkan undercurrents negatif. Dan apa yang anda anggap sebagai humor dan cahaya mungkin sebenarnya menyebarkan sebagai merendahkan dan kasar.
Memberi nada yang menghormati dan sikap keperibadian dalam e-mel mengambil amalan dan banyak pengalaman. Ia membantu apabila anda membaca e-mel dengan kuat kepada diri sendiri, atau orang lain sebelum anda menghantarnya. Jika apa-apa mengenai e-mel seolah-olah bermakna atau kasar, maka tulis semula.
Sekiranya anda masih terperangkap dengan cara menyampaikan nada sesuatu dalam e-mel, maka dengan serius mempertimbangkan mengambil telefon dan menghantar mesej sebagai perbualan.
Ingat: e-mel adalah selama-lamanya, dan sebaik sahaja anda menghantar mesej itu, anda tidak boleh tarik kembali.
09 dari 10
Anggapkan bahawa dunia akan membaca e-mel anda, jadi pelajari dengan sewajarnya.
Sebenarnya, e-mel adalah selama-lamanya. Ia boleh diteruskan kepada beratus-ratus orang dalam beberapa saat. Ia boleh dipanggil oleh penguatkuasa undang-undang dan juruaudit cukai sekiranya ada penyiasatan. Ia bahkan boleh membuatnya menjadi berita atau media sosial.
Ini adalah tanggungjawab yang luas dan menakutkan, tetapi ia adalah satu perkara yang kita semua bahas: apa yang anda tulis dalam e-mel dengan mudah boleh menjadi pengetahuan awam. Pilih kata-kata anda dengan teliti, dan jika anda fikir ada kemungkinan bahawa ia dapat menggigit anda kembali, maka dengan serius mempertimbangkan tidak menghantar mesej sama sekali.
10 daripada 10
Selalu berakhir dengan 'terima kasih' berkelas pendek dan blok tandatangan.
Kuasa niceties seperti 'terima kasih' dan 'tolong' tidak dapat diukur. Selain itu, beberapa saat tambahan untuk memasukkan blok tandatangan profesional anda membentangkan jumlah mengenai perhatian anda terhadap perincian, dan anda mengambil pemilikan komunikasi anda dengan menyembunyikan nama dan maklumat hubungan anda.
Hello, Shailesh.
Terima kasih atas pertanyaan anda mengenai perkhidmatan sulaman kami di TGI Sportswear. Saya sangat gembira untuk bercakap dengan anda di telefon untuk memberitahu anda lebih lanjut mengenai pilihan jaket sukan kami untuk pasukan anda. Kami juga boleh melawat bilik pameran kami lewat minggu ini, dan saya dapat menunjukkan sampel kami secara peribadi.
Bilangan nombor yang boleh saya panggil anda di? Saya boleh bercakap selepas 1:00 petang hari ini.
Terima kasih,Paul Giles
Pengarah Perkhidmatan Pelanggan
TGI, Diperbadankan
587 337 2088 | pgiles@tgionline.com
"Penjenamaan anda adalah fokus kami"