Menggunakan Teknik Kewangan untuk Mengesahkan Pembiayaan Aset IT
Membenarkan pelaburan IT adalah kemahiran kritikal bagi sesiapa yang bekerja dalam teknologi. Walaupun banyak keputusan pelaburan IT akan dibuat oleh kepimpinan dalam organisasi IT, seringkali cadangan untuk peralatan atau perkhidmatan baru akan datang dari kakitangan IT. Adalah penting untuk memahami terminologi dan teknik asas untuk membuat kes untuk melabur dalam peralatan baru. Ini satu perkara yang perlu saya ambil untuk menggantikan perisian meja bantuan anda. Anda mungkin akan mendengar, "kita akan melihat bahawa - blah blah blah". Sebagai alternatif, katakan sesuatu seperti "menggantikan perisian meja bantuan kami akan menjimatkan IT $ 35,000 setahun dan akan membayar sendiri dalam 3 tahun", anda akan mendapat respon yang lebih positif daripada pengurusan IT anda. Saya boleh memberi jaminan kepada anda mengenainya.
Artikel ini akan memberi anda kemahiran asas yang diperlukan untuk menganalisis dan membuat penilaian untuk pelaburan IT yang dicadangkan. Anda perlu memahami asas-asas sebelum mengambil menyelam dalam teknik kewangan ini. Tonton artikel masa depan di mana saya akan menyediakan teknik analitikal yang lebih maju untuk mewajarkan pelaburan IT dalam peralatan atau perkhidmatan.
Terminologi Analisis Pelaburan IT Asas
Perbelanjaan Modal (CAPEX): Modal adalah istilah yang digunakan untuk membezakan pembelian yang mempunyai hayat berguna lebih daripada satu tahun. Contohnya, apabila syarikat membeli komputer riba untuk pekerja, diharapkan komputer riba ini akan bertahan selama 3 atau 4 tahun. Akauntan memerlukan pelaburan IT seperti ini yang akan dibelanjakan untuk tempoh tersebut dan bukannya dibelanjakan pada tahun yang dibeli. Syarikat biasanya mempunyai dasar mengenai hayat berguna peralatan serta jumlah minimum dolar untuk perbelanjaan modal. Contohnya, papan kekunci yang berharga $ 50 tidak akan dianggap modal.
Susutnilai: Susutnilai adalah kaedah yang digunakan untuk menyebarkan perbelanjaan pelaburan IT modal ke atas hayat berguna pembelian. Contohnya, anggap bahawa dasar perakaunan untuk modal menggunakan susut nilai garis lurus. Ini bermakna bahawa susut nilai akan sama dalam setiap tahun. Katakan anda membeli pelayan baru untuk $ 3,000 dengan jangkaan hayat 3 tahun. Susutnilai pelaburan IT akan menjadi $ 1,000 setiap tahun selama 3 tahun. Itu susut nilai.
Aliran Tunai: Aliran tunai adalah pergerakan wang tunai masuk dan keluar dari perniagaan. Anda perlu memahami perbezaan antara wang tunai dan barang bukan tunai. Biasanya, wang tunai digunakan apabila mengira nilai pelaburan IT. Susut nilai adalah perbelanjaan bukan tunai yang bermaksud bahawa aset dasar telah dibayar tetapi anda menyebarkan perbelanjaan sepanjang hayat aset. Pembelian asal pelaburan IT akan dianggap aliran keluar tunai apabila melakukan analisis kewangan.
Kadar Diskaun: Ini adalah kadar yang digunakan dalam analisis untuk menjelaskan hakikat bahawa dolar hari ini bernilai lebih daripada satu dolar dalam 5 atau 10 tahun. Menggunakan kadar diskaun dalam analisis pelaburan TI adalah satu kaedah untuk menyatakan dolar masa depan dari segi dolar hari ini. Kadar diskaun itu sendiri adalah subjek dari banyak buku teks. Jika anda memerlukan kadar diskaun yang sangat tepat untuk syarikat anda, hubungi jabatan perakaunan anda. Jika tidak, kami akan menggunakan sesuatu seperti 10% yang mewakili inflasi dan kadar syarikat mungkin dapat memperoleh wang yang tidak dilaburkan dalam peralatan IT anda. Ia semacam kos peluang.
Teknik Analisis Pelaburan IT
Terdapat banyak kaedah untuk membantu dalam menilai pelaburan IT (modal). Ia benar-benar bergantung pada jenis pelaburan yang anda buat dan kematangan organisasi IT dalam menilai pembelian modal. Saiz organisasi juga boleh memainkan peranan. Tetapi perlu diingat bahawa ini adalah sesuatu yang tidak mengambil banyak masa dan walaupun anda bekerja untuk organisasi kecil dan sederhana, usaha ini akan dihargai.
Dalam artikel ini, kita akan melihat 2 teknik pelaburan TI yang mudah. Saya akan menggalakkan anda untuk menggunakan kedua-dua sebagai bersama-sama mereka memberitahu gambaran yang lebih lengkap mengenai nilai pelaburan IT yang dicadangkan.
- Nilai Had Semasa Bersih
- Tempoh bayaran balik
Nilai Had Semasa Bersih (NPV)
Nilai Kini Bersih adalah teknik kewangan yang menyusun beberapa aliran tunai dari masa ke masa dan setiap potongan kepada tempoh semasa. Nilai Had Semasa Bersih mengambil kira nilai masa wang. Ia tipikal untuk melihat aliran masuk tunai dan aliran keluar tunai dalam jangka masa 3 hingga 5 tahun dan diskaun aliran masuk bersih kurang aliran keluar bersih ke dalam nilai tunggal. Sekiranya bilangan itu positif, maka projek itu akan menambah nilai kepada organisasi dan jika NPV negatif, ia akan menurunkan nilai organisasi. Kuasa sebenar analisis NPV adalah apabila membandingkan pelaburan IT alternatif. NPV memberikan nilai relatif senario pelaburan TI dan yang mempunyai NPV tertinggi biasanya diambil alih oleh alternatif lain.
Bahagian sukar dari pengiraan Nilai Had semasa ialah bilangan sebenar yang digunakan dalam analisis. Pada sisi aliran persamaan ini, anda boleh menggunakan jumlah kos pelaburan bersama dengan perbelanjaan penyelenggaraan dan kos pelaksanaan. Bahagian aliran masuk boleh menjadi lebih sukar untuk dicapai. Sekiranya pelaburan IT menjana pendapatan tambahan, ini cukup lurus ke hadapan dan anda boleh menggunakan nombor ini dalam analisis anda. Apabila aliran masuk (atau faedah) berada di sisi lembut bermakna mereka lebih subjektif seperti simpanan dalam masa, ia lebih sukar untuk dianggarkan.
Yang terbaik yang boleh anda lakukan adalah untuk mendokumentasikan andaian dan pergi dengan usus anda. Mari kita ambil contoh di mana anda membuat pelaburan IT dalam pakej perisian meja bantuan. Manfaat pelaburan sedemikian adalah masa yang disimpan oleh kakitangan IT dan mungkin meningkatkan kepuasan dari komuniti pengguna. Sekiranya anda menggantikan pakej perisian meja bantuan sedia ada, anda juga boleh menyimpan wang dalam penyelenggaraan dari sistem itu. Anda perlu memecahkan aliran masuk dan aliran keluar untuk menjalankan analisis Nilai Bersih Bersih (NPV) untuk cadangan pelaburan IT anda.
Inflows: Aliran atau faedah yang terhasil dari pelaburan IT boleh subjektif dan kurang tepat. Sering kali, manfaat pelaburan IT adalah simpanan pada masa, kepuasan pelanggan atau nombor "lembut" yang lain. Berikut adalah beberapa contoh aliran masuk.
- Kos penyelenggaraan yang disimpan dari perisian bersara
- Masa disimpan oleh kakitangan IT kerana peningkatan kecekapan
- Peningkatan hasil
Aliran keluar: Aliran keluar biasanya lebih mudah untuk dianggarkan tetapi sesetengahnya boleh subjektif juga. Berikut adalah beberapa contoh aliran keluar.
- Kos perisian (yuran lesen, dan lain-lain)
- Penyelenggaraan
- Kos pelaksanaan luaran
Imej yang lebih besar ini menunjukkan analisis pelaburan TI yang mudah menggunakan analisis Nilai Bersih Bersih (NPV). Excel membuat analisis jenis ini sangat mudah. Ia juga mempunyai fungsi untuk mengira NPV. Seperti yang anda dapat lihat dari imej, saya telah memasukkan aliran masuk dan aliran keluar pada tahun dan kemudian mengira NPV berdasarkan kadar diskaun sebanyak 10%.
- Analisis NPV: Skrin pelaburan TI (imej besar)
Tempoh bayaran balik
Hasil analisis Masa Payback menunjukkan berapa lama pelaburan TI mengambil untuk mendapatkan semula kos pelaburan. Ia biasanya dinyatakan dalam beberapa tahun tetapi ini bergantung pada masa analisis masa. Masa Payback boleh menjadi pengiraan mudah tetapi hanya dengan set anggapan yang sangat mudah. Inilah formula untuk mengira Tempoh Payback pada pelaburan IT. Secara umum, tempoh Payback yang lebih pendek adalah kurang berisiko untuk pelaburan IT.
[Kos Pelaburan IT] / [Tunai Tahunan Diciptakan dari Pelaburan IT]
Mari lihat senario di mana anda membeli perisian e-dagang untuk $ 100,000. Anggapkan bahawa perisian ini meningkatkan pendapatan sebanyak $ 35,000 setiap tahun. Pengiraan Tempoh Bayaran Balik ialah $ 100,000 / $ 35,000 = 2.86 tahun. Oleh itu, pelaburan ini akan membayar sendiri dalam 2 tahun dan 10 bulan.
Terdapat kelemahan yang ketara untuk mengira Tempoh Payback dengan menggunakan satu set anggaran yang mudah. Ia sangat tidak mungkin bahawa hasil yang dihasilkan daripada pelaburan IT sebenarnya akan datang secara merata dalam tempoh masa yang panjang. Ia lebih realistik untuk aliran pendapatan tidak seimbang. Dalam kes ini, anda perlu melihat kenaikan pendapatan tahunan terkumpul sehingga pelaburan IT asal "dibayar".
Pertimbangkan contoh yang sama dari atas. Mari kita anggap bahawa pada tahun 1, peningkatan bersih dalam pendapatan daripada pelaburan IT ialah $ 17,000. Pada tahun 2, 3, 4 dan 5, masing-masing $ 29,000, $ 45,000, $ 51,000 dan $ 33,000. Walaupun ini adalah kenaikan tahunan purata hasil sebanyak $ 35,000, Tempoh Payback adalah berbeza kerana pendapatan yang tidak merata yang dijana daripada pelaburan ini. Tempoh Payback dalam contoh sebenarnya lebih 3 tahun lagi yang lebih lama daripada pengiraan asal menggunakan purata. Melihat kenaikan pendapatan dalam kumulatif, anda boleh melihat apabila pelaburan asal dilindungi. Dalam contoh ini, cari sahaja di mana kos pelaburan IT ($ 100,000) dilindungi. Anda dapat melihatnya berlaku antara tahun 3 dan tahun 4.
Peningkatan Pendapatan Secara Kumulatif:
- Tahun 1 - $ 17,000
- Tahun 2 - $ 46,000
- Tahun 3 - $ 91,000
- Tahun 4 - $ 142,000
- Tahun 5 - $ 175,000
Lihat contoh spreadsheet pelaburan IT sampel Excel untuk formula terperinci untuk mengira Tempoh Payback.
Cadangan Pelaburan IT
Walaupun pengiraan adalah penting dalam analisis pelaburan IT, itu bukan semuanya. Saya amat mengesyorkan agar anda menyusun cadangan bukan hanya mencetak hamparan anda atau menghantar e-mel kepada hasil. Fikirkan CFO anda sebagai penonton apabila menyusun cadangan itu. Akhirnya, jika mungkin berakhir di atas meja dia juga.
Saya akan mengesyorkan agar anda memulakan cadangan dengan ringkasan ringkas mengenai pelaburan IT (modal) yang anda cadangkan diikuti dengan ringkasan ringkas dalam kata-kata hasil analisis anda (bersama dengan pengiraan ringkasan). Akhirnya, lampirkan analisis hamparan terperinci dan anda mempunyai cadangan profesional yang bos anda akan menghargai.
Pakej cadangan pelaburan IT anda mungkin termasuk:
- Ringkasan: perenggan atau dua meringkaskan pelaburan IT yang anda cadangkan.
- Justifikasi: satu perenggan atau dua meringkaskan hasil analisis anda bersama dengan teknik yang anda gunakan (termasuk jadual ringkasan)
- Printout: cetakan bersih spreadsheet Excel yang menunjukkan analisis terperinci
Contoh Spreadsheet Excel
Spreadsheet Excel sampel mempunyai 3 helaian termasuk:
- Ringkasan
- Pengiraan Nilai Semasa Semasa (NPV)
- Pengiraan Bayaran Balik
- Analisis Pelaburan IT - Excel 97-2003 Versi
Jika anda mempunyai sebarang pertanyaan mengenai justifikasi pelaburan TI, hubungi saya e-mel atau pos di Forum Tech Baru.