Kebanyakan syarikat terbiasa dengan apa yang boleh dilakukan dalam Microsoft Word dan Excel, tetapi memahami apa yang boleh dilakukan oleh Microsoft Access agak sukar untuk dipahami. Idea untuk mewujudkan pangkalan data dan cuba mengekalkannya kelihatan seperti penggunaan sumber yang tidak perlu. Walau bagaimanapun, untuk perniagaan kecil, program ini dapat memberikan beberapa kelebihan yang jelas, terutamanya ketika mengurus pertumbuhan dan organisasi.
Akses Microsoft menyediakan cara yang lebih mantap untuk syarikat kecil untuk menjejaki data dan projek daripada Excel atau Word. Akses mungkin mengambil lebih banyak masa untuk belajar daripada aplikasi Microsoft yang lebih biasa digunakan, tetapi ia juga mempunyai nilai yang paling banyak untuk projek, belanjawan, dan pertumbuhan. Semua data yang diperlukan untuk menjalankan perniagaan kecil untuk perbandingan dan analisis dikekalkan dalam satu program, menjadikannya lebih mudah untuk menjalankan laporan dan carta daripada program lain. Microsoft menawarkan beberapa templat untuk memudahkan proses pembelajaran dan pengguna boleh menyesuaikan templat semasa mereka pergi. Memahami asas-asas Akses Microsoft boleh membantu perniagaan kecil melihat nilai penuh dalam operasi harian mereka.
Jika anda sudah menggunakan hamparan, mudah untuk menukar hamparan Excel anda ke pangkalan data Akses.
Mengekalkan Maklumat Pelanggan
Pangkalan data membolehkan perniagaan untuk mengesan semua maklumat yang diperlukan untuk setiap pelanggan atau pelanggan, termasuk alamat, maklumat pesanan, invois, dan pembayaran. Selagi pangkalan data disimpan di rangkaian di mana semua pekerja boleh mengaksesnya, pengguna boleh memastikan maklumat tetap semasa. Oleh kerana maklumat klien adalah penting untuk setiap perniagaan kecil, pangkalan data dapat diamankan. Menambah borang ke pangkalan data membantu perniagaan kecil yang data secara konsisten dimasukkan oleh semua pekerja.
Sebagai pengguna menjadi biasa dengan program ini, komponen yang lebih rumit boleh ditambah, seperti pemetaan kepada alamat klien. Ini membolehkan pekerja mengesahkan alamat untuk pelanggan baru atau merancang laluan untuk penghantaran. Ia juga membolehkan perniagaan untuk membuat invois dan dapat menghantar e-mel atau mel biasa dan dapat mengesan kapan dan cara pembayaran invois dibayar. Mengemas kini dan menyimpan data pelanggan dalam Access lebih dipercayai daripada spreadsheet atau dokumen Word, dan memperkemas pengurusan maklumat tersebut.
Penjejakan Data Kewangan
Banyak perniagaan membeli perisian khusus untuk menjejaki kewangan, tetapi untuk perniagaan kecil yang tidak hanya tidak perlu, ia cenderung untuk membuat kerja tambahan. Di samping dapat mencipta dan menjejak invois, semua perbelanjaan dan transaksi perniagaan boleh direkodkan melalui program yang sama. Bagi syarikat yang mempunyai Microsoft Office Suite penuh, termasuk Outlook dan Access, peringatan pembayaran di Outlook boleh dihubungkan ke pangkalan data. Apabila peringatan timbul, pengguna boleh membuat bayaran yang diperlukan, masukkan data dalam Akses, kemudian tutup peringatan.
Mungkin diperlukan untuk membeli perisian yang lebih canggih apabila perniagaan tumbuh, dan perniagaan tersebut mempunyai kelebihan jika semua data kewangan mereka disimpan di Akses. Banyak program lain boleh mengakomodasi data yang dieksport dari Akses, menjadikannya lebih mudah untuk memindahkan maklumat apabila tiba masanya.
Menguruskan Pemasaran dan Jualan
Salah satu cara yang paling sedikit digunakan tetapi berkuasa menggunakan Akses adalah memantau maklumat pemasaran dan penjualan. Dengan maklumat klien sedia ada yang telah disimpan dalam pangkalan data, mudah untuk menghantar e-mel, risalah, kupon, dan pos tetap kepada mereka yang mungkin berminat dengan jualan atau tawaran istimewa. Perniagaan kecil kemudian dapat menjejaki berapa banyak pelanggan sedia ada yang bertindak balas selepas kempen pemasaran.
Untuk pelanggan baru, keseluruhan kempen boleh dibuat dan dipantau dari satu lokasi. Ini memudahkan para pekerja melihat apa yang telah siap dan apa yang masih perlu dilakukan atau apa yang perlu dilakukan.
Penjejakan Pengeluaran dan Inventori
Sama seperti pengesanan pelanggan, dapat menjejaki data mengenai inventori, sumber daya, dan stok yang penting untuk setiap perniagaan. Akses menjadikannya mudah untuk memasukkan data tentang penghantaran ke gudang dan untuk mengetahui kapan tiba masanya untuk memesan lebih banyak produk tertentu. Ini amat penting bagi pengeluar yang memerlukan sejumlah sumber yang berbeza untuk melengkapkan produk, seperti bahagian pesawat atau bahan farmaseutikal aktif.
Malah industri perkhidmatan perlu menyimpan inventori, dan mempunyai semua maklumat itu di satu tempat menjadikannya lebih mudah untuk melihat mana komputer ditugaskan kepada pekerja mana atau menentukan bila peralatan pejabat perlu ditingkatkan. Sama ada kenderaan pengesanan, peranti mudah alih, nombor siri, maklumat pendaftaran, log pengguna, atau hayat perkakasan, perniagaan kecil akan dapat mengesan perkakasan mereka dengan lebih mudah.
Selain perkakasan, perniagaan perlu dapat mengesan perisian. Dari pendaftaran dan bilangan komputer yang dibenarkan menggunakan perisian untuk maklumat dan pengguna versi, penting bagi perniagaan untuk dapat dengan cepat dan tepat menarik maklumat mengenai konfigurasi semasa mereka. Penghujung sokongan untuk Windows XP baru-baru ini berfungsi sebagai peringatan kenapa mengapa penting untuk mengetahui apa perisian dan sistem pengendalian pada komputer dan peranti perniagaan.
Laporan Berjalan dan Analisa
Mungkin aspek Access yang paling berkuasa adalah keupayaan pengguna untuk menghasilkan laporan dan carta dari semua data. Mampu menyusun semua yang tersimpan dalam pangkalan data yang berlainan adalah yang menjadikan Microsoft Access sebagai rumah besar untuk perniagaan kecil. Seorang pengguna dengan cepat dapat menghasilkan laporan yang membandingkan kos sumber daya terhadap harga semasa, mencipta carta yang menggambarkan berapa banyak yang ada dalam stok untuk kempen pemasaran yang akan datang, atau menjalankan analisis yang mengenal pasti klien mana yang berada di belakang pembayaran. Dengan sedikit pengetahuan tambahan mengenai pertanyaan, perniagaan kecil dapat mengawal bagaimana mereka melihat data.
Lebih penting lagi, Akses Microsoft boleh terikat kepada produk Microsoft yang lain. Perniagaan kecil boleh menyemak laporan, melihat data klien, dan menghasilkan invois dalam Word. Gabungan mel boleh membuat surat pos secara tetap manakala pengguna secara serentak menjana e-mel dalam Outlook. Data boleh dieksport ke Excel untuk melihat butiran lebih mendalam, dan dari sana akan dihantar ke PowerPoint untuk persembahan. Integrasi dengan semua produk Microsoft yang lain mungkin merupakan alasan terbaik untuk menggunakan Akses untuk memusatkan semua maklumat perniagaan.