Jika anda seorang pemilik kedai atau pengurus, anda sudah tahu betapa pentingnya untuk memiliki pangkalan data yang betul. Dari inventori dan penghantaran kepada pekerja dan pelanggan, anda tahu bahawa walaupun hari yang perlahan melibatkan banyak penyelenggaraan data. Soalan sebenar adalah jenis pangkalan data yang anda perlukan? Mudah-mudahan, anda tidak cuba mengekalkan maklumat ini dalam Microsoft Excel. Jika anda ada, anda mungkin ingin mempertimbangkan bermula dengan pangkalan data asas, seperti Microsoft Access, supaya anda boleh dengan mudah memindahkan data ke pangkalan data.
Jenis dan saiz kedai yang anda jalankan membuat perbezaan yang besar dalam jenis pangkalan data yang paling masuk akal. Jika kedai anda ditubuhkan secara berkala di pasaran petani, maka anda mempunyai keperluan yang sangat berbeza daripada kedai bata dan mortar. Jika anda menjual makanan, anda perlu menjejaki tarikh luput sebagai sebahagian daripada inventori. Jika kedai runcit anda dalam talian, maka anda perlu mengesan yuran, perkapalan, dan mengkaji semula maklumat. Walau bagaimanapun, terdapat beberapa perkara yang semua kedai mempunyai persamaan, seperti inventori dan aliran tunai. Untuk membantu anda menentukan pangkalan data terbaik untuk keperluan khusus anda, berikut adalah beberapa perkara yang perlu anda pertimbangkan.
Maklumat untuk Melacak dalam Pangkalan Data
Menjalankan kedai runcit memerlukan menjejaki banyak aspek yang berbeza. Bukan sahaja anda perlu memerhatikan inventori, anda perlu pastikan anda mempunyai cara yang mencukupi untuk memaparkan barangan (seperti tong, gantungan, berdiri, dan kes), bekalan untuk menunjukkan harga barangan, bil, maklumat jualan, dan maklumat pelanggan. Terdapat banyak yang perlu dikesan, dan pangkalan data membuat pengurusan kedai anda lebih mudah.
Kedai-kedai dalam talian boleh menjadi sukar untuk diurus kerana terdapat banyak lagi yang perlu anda lacak, seperti penghantaran. Pangkalan data menjadikannya lebih mudah untuk mengendalikan semua aspek yang berbeza ini tanpa harus sentiasa merujuk kepada pelanggan atau sejarah jualan anda. Anda juga boleh mengeksport maklumat, seperti laporan, dan memuat naiknya ke pangkalan data anda supaya anda tidak perlu menghadapi masalah kemasukan manual.
Memutuskan Sama ada untuk Beli atau Membina
Sama ada anda perlu membeli atau membina pangkalan data adalah soalan besar, dan ia bergantung sepenuhnya kepada saiz perniagaan anda dan di mana anda mahu mengambilnya. Jika anda baru bermula dan anda mempunyai masa di tangan anda (tetapi jumlah tunai yang sangat terhad), membina pangkalan data anda sendiri adalah cara terbaik untuk menjadikannya khusus untuk keperluan unik anda. Ini adalah benar jika anda baru memulakan kedai dalam talian. Sekiranya anda memulakan pangkalan data sebelum membuka kedai runcit dalam talian anda, anda akan mendapat genggaman yang lebih baik pada inventori anda dan titik permulaan anda. Ini adalah data hebat yang boleh diakses dengan mudah datang musim cukai dan ia membantu anda tinggal di atas inventori anda, serta data klien.
Sekiranya anda mempunyai perniagaan yang lebih besar, terutamanya sesuatu seperti francais, membeli pangkalan data akan berfungsi dengan lebih baik untuk anda. Ia akan membantu anda melalui semua perkara yang anda mungkin lupa. Kemungkinan, anda tidak akan mempunyai masa untuk membuat dan mengurus pangkalan data, jadi sebaiknya semua pangkalannya dilindungi. Anda sentiasa boleh membuat modifikasi anda sendiri semasa anda pergi.
Mencari Program Pangkalan Data Hak
Jika anda memutuskan untuk membeli program pangkalan data , anda perlu menghabiskan banyak masa meneliti pilihan yang berbeza. Terdapat pelbagai jenis kedai runcit, dan penjual pasaran pangkalan data kepada keperluan unik jenis yang berbeza. Jika anda bekerja dengan produk dan makanan, anda dengan jelas memerlukan sesuatu yang membantu anda menjejaki barang-barang yang mudah rosak. Jika anda mempunyai sebuah kedai barang kemas, anda perlu dapat mengesan insurans pada bahagian yang berharga. Untuk kedai yang mempunyai kehadiran dalam talian dan kemudahan bata dan mortar, anda pasti memerlukan sesuatu yang meliputi banyak sudut yang berbeza untuk inventori, yuran, cukai, dan aspek pentadbiran perniagaan anda. Jika anda menjual barang tertentu, anda perlu tahu awal supaya anda boleh menandakannya terjual habis untuk bahagian kedai dalam talian.
Sebelum anda memulakan, fikirkan semua yang anda perlukan untuk mengesan, kemudian pastikan pangkalan data yang anda anggap mempunyai item tersebut sekurang-kurangnya. Terdapat banyak pangkalan data di pasaran, jadi anda perlu mendapatkan semua yang anda perlukan untuk kadar yang sangat berpatutan.
Mewujudkan Pangkalan Data Sendiri
Jika anda bercadang untuk membuat pangkalan data anda sendiri, anda perlu menentukan program yang anda mahu gunakan. Akses Microsoft cenderung untuk pergi ke program kerana ia berkuasa dan relatif murah. Anda boleh mengimport dan mengeksport data dari perisian Microsoft anda yang lain (yang amat berguna jika anda telah menjejaki maklumat dalam Excel). Anda juga boleh memuatkan e-mel, surat jualan, dan dokumentasi lain (kedua-duanya dari Word dan Outlook) ke dalam pangkalan data dan menjadikannya templat. Akses mempunyai kelebihan tambahan untuk mempunyai banyak templat dan fail percuma sehingga anda tidak perlu memulakan sepenuhnya dari awal. Anda boleh memilih templat percuma, kemudian buat pengubahsuaian yang diperlukan supaya pangkalan data anda termasuk semua yang anda perlukan.
Kepentingan Penyelenggaraan
Tidak kira bagaimana anda memperoleh pangkalan data anda, anda perlu mengekalkannya untuk pangkalan data untuk terus menjadi berguna kepada anda. Jika anda tidak bersaing dengan perkara seperti inventori, alamat, perubahan dalam pengebilan, atau jumlah jualan, pangkalan data berakhir sebagai perlawanan lain tanpa tujuan. Fikirkan data anda dengan cara yang sama seperti yang anda fikirkan tentang pembukuan anda. Jika anda tidak bersaing dengan semua transaksi dan perubahan, ia akan membawa anda ke dalam masalah. Anda tidak perlu mempunyai orang IT untuk menguruskannya pada mulanya, walaupun ia boleh menjadi sangat membantu. Walau bagaimanapun, semakin besar kedai anda mendapat, semakin banyak masa yang anda perlu dedikasikan untuk mengekalkan dan menguruskan data anda.