Terdapat banyak alasan yang baik mengapa dokumen kertas digital boleh menjadi satu bantuan yang besar ketika datang ke pejabat rumah anda (atau, untuk perkara itu, rumah anda). Pertama sekali, anda boleh menyingkirkan banyak kertas tambahan yang penuh dengan laci dan fail, atau mengambil ruang meja yang berharga.
Fail digital (walaupun PDF) boleh ditukar kepada fail yang boleh dicari dengan menggunakan perisian pengecaman aksara optik (OCR) yang biasanya datang dengan pencetak (HP mempunyai video yang sangat sejuk yang menjelaskan bagaimana kerja OCR dan bagaimana ia boleh membantu memudahkan tugas memudahkan hidup anda).
Itu bermakna bukan sahaja maklumat anda tidak mengambil apa-apa ruang, ia juga lebih mudah untuk dijumpai daripada itu di atas kertas. Dan anda boleh menyimpan fail digital anda walaupun anda suka - pada CD atau DVD, pada pemacu kilat, dalam kemudahan penyimpanan dalam talian, atau semua perkara di atas. Jadi, anda boleh memastikan bahawa apabila anda memerlukan sesuatu, anda boleh mendapatkan tangan anda di atasnya.
Apabila anda mula mendigitalkan fail rumah anda, ia adalah masa yang tepat untuk membuat satu set fail yang teratur yang akan memudahkan hidup anda. Fikirkan tentang kategori kertas kerja yang anda perlukan, dan sediakan folder untuk setiap. Resit kad kredit dalam satu folder; kertas kerja insurans kereta di tempat lain; bil telefon, resit runcit, bil pembaikan rumah, dan sebagainya, semua boleh diberikan folder berasingan. Dan dalam setiap folder, buat subfolder untuk setiap tahun (atau bulan). Lebih mudah untuk memulakan dengan sistem yang teratur dan kemudian hanya menambah dokumen baru ke fail yang betul semasa anda pergi bersama-sama daripada itu untuk terus menyusun semula sistem setiap kali resit baru mendapat diimbas.
Pastikan pengimbas atau pencetak anda datang dengan perisian OCR (perisian ABBYY FineReader sepertinya datang dalam pakej dengan banyak pencetak dan pengimbas yang saya uji). Jika anda tidak menemui apa-apa, jangan panik. Ada peluang yang baik bahawa anda sudah mempunyai beberapa perisian OCR yang sudah dipasang di komputer anda, selagi anda menggunakan Windows. Perisian OCR Percuma Anda Sudah Memiliki akan membimbing anda melalui proses mencari dan menggunakan perisian itu bersama-sama dengan pengimbas anda untuk membuat dokumen yang boleh diedit.
Sudah tentu, ia membawa satu lagi perkara penting: Anda perlu mempunyai sekurang-kurangnya dokumen pengimbas jika anda akan membuat kerja ini. Ia tidak perlu mahal, atau mewah. Jika anda tidak mempunyai satu, kini adalah masa yang baik untuk mencari satu; mulakan dengan Ulasan Pengimbas Foto dan Pengimbas Dokumen ini untuk beberapa pembelian terbaik. Jika anda tidak mahu pengimbas berasingan, pencetak all-in-one yang murah akan melakukan kerja dengan sempurna.
Jadi inilah bahagian yang sukar. Mendapatkan sistem yang ditetapkan tidak terlalu rumit; walaupun mengimbas kertas kerja anda tidak akan terlalu sukar. Apa yang sukar adalah memastikan anda secara automatik melakukannya setiap kali anda menerima resit atau kertas kerja baru. Jika tidak, kertas akan mula bertumpuk lagi, dan anda akan merasa seolah-olah anda telah membuang masa anda. Jadi tetap dengannya!